Contabilidad en Wisconsin

Mantener registros que respalden los libros.

Las empresas de Wisconsin mantienen juntas las declaraciones federales y las de Wisconsin, junto con los libros de ventas, los certificados de exención, las facturas de compra y los registros de nómina, porque el Departamento puede examinar los registros de ingresos, ventas y retenciones de la misma empresa en diferentes auditorías.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Wisconsin aplica un impuesto sobre la renta individual, un impuesto sobre la renta y franquicias corporativas, un impuesto sobre las ventas y un impuesto sobre el uso, además de una retención de impuestos a cargo del empleador sobre los salarios de Wisconsin. Los impuestos locales que afectan a los registros incluyen el impuesto sobre las ventas del condado, cuando se aplica, y, para determinadas zonas, impuestos locales sobre exposiciones y otros impuestos de distritos especiales.

El impuesto de franquicia en Wisconsin es un impuesto sobre la renta para la mayoría de las corporaciones, calculado sobre los ingresos, lo cual difiere del impuesto de franquicia de Texas sobre el margen de beneficio, aunque ambos utilicen el nombre de impuesto de franquicia. Por lo tanto, los registros deben justificar los ingresos, las deducciones, el prorrateo y los créditos, no solo los ingresos brutos.

Registros de nómina e informes del empleador

Todos los empleadores y organizaciones laborales de Wisconsin con un número de identificación fiscal federal deben informar sobre cada nuevo empleado contratado dentro de los 20 días posteriores al inicio de sus labores, y deben informar sobre los empleados recontratados, llamados de vuelta o que regresan al trabajo después de una separación o un período sin remuneración de más de 60 días. Las referencias legales que se citan para el programa son los Estatutos de Wisconsin, sección 03.05 sobre mantenimiento de registros, capítulo administrativo DWD 142 y el Título 42 del Código de los Estados Unidos, sección 653a. Fuentes: sitio web de nuevas contrataciones del Departamento de Niños y Familias de Wisconsin. https://www.wisctfemployer.com/new_hire.html y publicación del Departamento de Desarrollo de la Fuerza Laboral, https://dwd.wi.gov/dwd/publications/ui/ucb-10677-p.pdf

Los informes de nuevas contrataciones se envían al Directorio Estatal de Nuevas Contrataciones. Los datos mínimos incluyen el nombre, la dirección y el número de Seguro Social del empleado, y el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal federal del empleador, tal como se describe en el glosario del programa en el mismo sitio web oficial alojado por el contratista del Departamento de Niños y Familias: https://www.wisctfemployer.com/glossary.html

Ingresos, compras y documentación

Una empresa de Wisconsin mantiene una revisión del impuesto sobre el uso en las cuentas por pagar por los equipos y suministros gravables comprados a un vendedor que no cobró el impuesto de Wisconsin.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Fabricación. Wisconsin ofrece un crédito fiscal para la industria manufacturera y agrícola que se aplica a las exenciones del impuesto sobre la renta, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre las ventas para cierta maquinaria, equipo y consumibles de fabricación. Por lo tanto, se requieren registros de producción, activos y uso para respaldar el crédito o la exención solicitada. El alcance se limita a los fabricantes y agricultores elegibles que se acogen a estas disposiciones.

Los distribuidores de alcohol, tabaco y combustible para motores tienen permisos de impuestos especiales, facturas y registros de inventario vinculados a galones, paquetes o movimiento de productos, además de los registros ordinarios del impuesto sobre las ventas.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un empleador de Milwaukee informa sobre una nueva contratación al Directorio Estatal de Nuevas Contrataciones dentro de los 20 días posteriores a la fecha de inicio, retiene el impuesto de Wisconsin con base en el formulario WT.4 del empleado y presenta su informe trimestral de salarios por desempleo ante el Departamento de Desarrollo de la Fuerza Laboral, tratando cada presentación como separada.

Un fabricante de Wisconsin guarda las facturas de compra de maquinaria, los registros de producción y los registros de servicios públicos y consumibles junto con su archivo de impuestos de franquicia, porque esos registros pueden ser necesarios para respaldar tanto una exención del impuesto sobre las ventas de equipos como un crédito fiscal sobre la renta, y no solo para respaldar una deducción.

Exenciones de fabricación y apoyo a la producción

Las empresas manufactureras de Wisconsin a menudo necesitan demostrar para qué se utilizaron los equipos o suministros, no solo su costo. Vincular las facturas de compra con los registros de equipos y producción puede ayudar al preparador de impuestos a evaluar la elegibilidad para un tratamiento fiscal especializado.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Wisconsin estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Wisconsin.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.