Contabilidad en Virginia Occidental

Mantener registros que respalden los libros.

Cada contribuyente sujeto al impuesto sobre las ventas y los servicios al consumidor debe mantener registros completos y precisos de las ventas y los cargos gravables, junto con un registro del impuesto recaudado, y debe conservar todas las facturas, conocimientos de embarque y demás documentos pertinentes en el formato que el Comisionado de Impuestos pueda exigir mediante reglamento. Fuente: Código de Virginia Occidental, sección 1.15.23 sobre mantenimiento de registros, sitio web oficial del código. https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-15-23/

Para los impuestos bajo la Ley de Procedimiento y Administración Tributaria, los contribuyentes deben conservar registros, recibos, facturas y otros documentos pertinentes en la forma que requiera el Comisionado de Impuestos, como en el Código de Virginia Occidental, sección 1.12B.14 sobre mantenimiento de registros para el artículo relacionado con la extracción de minerales resumido en los resultados de la búsqueda, que establece un deber general de registro para los contribuyentes sujetos a dicho artículo. Fuente: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-12B-14/

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Virginia Occidental impone un impuesto sobre la renta personal, un impuesto sobre la renta neta de las sociedades, un impuesto sobre las ventas y los servicios al consumidor y un impuesto sobre el uso correspondiente. La tasa del impuesto sobre las ventas al consumidor en la normativa se establece en un seis por ciento en el permiso de pago directo y las secciones relacionadas resumidas en los resultados de búsqueda, con la posibilidad de que existan impuestos locales y municipales en algunas jurisdicciones. No se menciona aquí ningún impuesto general sobre los ingresos brutos de las empresas ordinarias, ya que los impuestos municipales históricos sobre las empresas son de carácter local, no un impuesto estatal vigente para todas las empresas, y no deben confundirse con los impuestos estatales mencionados anteriormente.

Virginia Occidental también impone impuestos sobre la extracción de carbón, petróleo, gas, madera y otros recursos naturales, así como un impuesto de registro mercantil vinculado al certificado de registro. Estos impuestos se aplican únicamente a las empresas que realizan las actividades pertinentes o a las que están obligadas a registrarse.

Según la sección de contabilidad, los vendedores necesitan un registro de las ventas sujetas a impuestos y del impuesto recaudado como un monto separado, y los compradores necesitan usar registros de impuestos para las compras y servicios sujetos a impuestos en los que no se recaudó el impuesto sobre las ventas.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores deben informar a la Oficina de Cumplimiento de Manutención Infantil sobre la contratación, recontratación o reincorporación laboral de un empleado o contratista independiente dentro de los 14 días posteriores a la fecha de contratación, recontratación o reincorporación. Este plazo es menor que el de 20 días establecido en la mayoría de los estados incluidos en este lote. Si los informes se transmiten magnéticamente o electrónicamente en dos envíos mensuales, el intervalo entre ellos debe ser de al menos doce días y de al menos dieciséis días. El informe incluye el nombre, la dirección y el número de Seguro Social de la persona, la fecha de inicio, el nombre y la dirección del empleador, cualquier dirección diferente de la oficina de nómina y el número de identificación fiscal federal del empleador. Fuente: Sección 48.18.125 del Código de Virginia Occidental, sitio web oficial del código. https://code.wvlegislature.gov/pdf/48-18-125/

La misma sección del código establece una sanción civil de no más de 25 dólares por cada incumplimiento de la obligación de informar, con una sanción mayor descrita en el código cuando el incumplimiento resulta de una conspiración entre el empleador y el empleado o contratista para no informar o para informar falsamente, como se resume en el texto del código en los resultados de la búsqueda.

Ingresos, compras y documentación

Las facturas de compra se conservan junto con una nota de revisión del impuesto sobre el uso para los servicios y bienes tangibles que se traen a Virginia Occidental, y los registros de contratistas y de indemnización por desmonte en la Parte 6 se conservan por trabajo o por pozo, mina o propiedad, según corresponda.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Los registros y documentos del impuesto sobre las ventas y los servicios al consumidor deben conservarse durante un mínimo de tres años, a menos que el Comisionado de Impuestos autorice por escrito su destrucción dentro de ese plazo u ordene que se conserven durante más tiempo. Fuente: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-15-23/

Para el artículo cubierto por la sección 1.12B.14 sobre mantenimiento de registros, estos deben conservarse durante al menos tres años después de la presentación de la declaración anual, a menos que el Comisionado de Impuestos autorice su destrucción anticipada por escrito, y una prórroga del plazo para la evaluación extiende automáticamente el período de conservación de los registros para los años cubiertos por el acuerdo de prórroga. Fuente: https://code.wvlegislature.gov/pdf/11-12B-14/

Cuando una industria necesita registros adicionales

Energía y minería. Los contribuyentes de carbón, petróleo, gas y otros recursos naturales deben conservar registros de producción, extracción, ventas y precios que respalden sus declaraciones de impuestos sobre la extracción, además de los registros de impuestos sobre la renta y las ventas. El alcance se limita a los productores y procesadores de actividades sujetas a impuestos sobre la extracción. El ejemplo de la obligación de conservar registros en la sección 1.12B.14, dentro de la sección de retención, proviene de un artículo relacionado con los impuestos sobre la extracción.

Transportistas por carretera. Los licenciatarios del Acuerdo Internacional sobre Impuestos al Combustible mantienen registros de kilometraje y combustible por jurisdicción y presentan informes trimestrales a través del programa de la División de Impuestos. Fuente: División de Impuestos de Virginia Occidental, Acuerdo Internacional sobre Impuestos al Combustible. https://tax.wv.gov/business/motorfuel/internationalfueltaxagreement/pages/internationalfueltaxagreement.aspx

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un comerciante de Charleston mantiene un registro diario de las ventas gravables y los impuestos recaudados, además de las facturas y los conocimientos de embarque, durante al menos tres años, y no los destruye a los tres años si el Comisionado de Impuestos ha ordenado que se conserven durante más tiempo o si están bajo auditoría.

Un empleador contrata a un contratista y a un empleado en la misma semana y reporta a ambos a la Oficina de Cumplimiento de Manutención Infantil dentro de los 14 días, porque la ley de nuevas contrataciones de Virginia Occidental en la sección de nómina cubre tanto a los contratistas independientes como a los empleados, a diferencia de una regla limitada solo a los empleados.

Registros de impuestos sobre las ventas al consumidor y de la industria de recursos

Un registro de impuestos minoristas explica el dinero recaudado de los clientes, mientras que un registro de impuestos sobre la extracción de recursos naturales puede basarse en las cantidades y valores de la producción. Las empresas de Virginia Occidental que operan en ambos ámbitos necesitan documentación específica para respaldar esas cifras.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Virginia Occidental estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Virginia Occidental

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.