Contabilidad en Washington

Mantener registros que respalden los libros.

Todas las empresas del estado de Washington deben mantener registros completos y precisos que permitan al Departamento de Ingresos determinar los impuestos que puedan corresponderles. Los registros deben demostrar el monto de los ingresos brutos y las ventas de todas las fuentes, incluidas las transacciones de trueque o intercambio, así como el monto de todas las deducciones, exenciones o créditos reclamados, con la documentación de respaldo. Los registros incluyen libros mayores, diarios de ventas, facturas, recibos, cintas de caja registradora y otros documentos originales, además de las declaraciones de impuestos federales y estatales y los documentos de trabajo utilizados para su preparación. Fuente: Departamento de Ingresos de Washington, Requisitos de mantenimiento de registros. https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements y la misma orientación en https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Washington no tiene impuesto sobre la renta corporativa ni personal. El Departamento de Ingresos lo afirma directamente y enumera los impuestos que generalmente pagan las empresas de Washington, a saber: impuesto sobre actividades comerciales y ocupacionales, impuesto sobre las ventas minoristas y el uso, e impuesto sobre la propiedad personal. Fuente: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/mortgage-brokers/business-tax-structure-washington-state

El impuesto estatal sobre actividades comerciales y ocupacionales, denominado impuesto B&O, es un impuesto sobre los ingresos brutos calculado sobre el valor de los productos, las ganancias brutas por ventas o los ingresos brutos de la empresa. Las instrucciones del Departamento sobre el impuesto combinado al consumo establecen que Washington no tiene impuesto sobre la renta, que el impuesto B&O se calcula sobre los ingresos brutos y que no existen deducciones del impuesto B&O por mano de obra, materiales, impuestos u otros costos de la actividad comercial. Fuente: https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/file-or-amend-my-return/instructions-completing-combined-excise-tax-return/combined-excise-tax-return-state-business-and-occupation-tax

Las tasas del impuesto B y O varían según la clasificación. La página del Departamento de Impuestos sobre Bienes Inmuebles (B y O) indica que la venta minorista se grava al 0,471 % de los ingresos brutos y la venta mayorista al 0,484 %, mientras que los servicios, otras actividades y otras clasificaciones se gravan con sus propias tasas. El impuesto sobre las ventas minoristas también debe cobrarse sobre las ventas sujetas al impuesto B y O minorista, a menos que se aplique una deducción o exención. Fuente de los ejemplos de clasificación: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/private-mailing-business-tax-guide/business-and-occupation-bo-tax

Registros de nómina e informes del empleador

El estado de Washington no tiene retención de impuestos sobre la renta salarial, ya que no tiene impuesto sobre la renta personal, como se indica en la sección de impuestos estatales. Los empleadores de Washington sí cuentan con programas estatales basados en la nómina, que incluyen el seguro de desempleo a través del Departamento de Seguridad Laboral, la compensación laboral a través del Departamento de Trabajo e Industrias, y las primas del Permiso Familiar y Médico Remunerado administradas por el Departamento de Seguridad Laboral, cada uno con informes salariales que utilizan los registros de nómina.

Los empleadores deben reportar a todos los empleados nuevos y recontratados dentro de los 20 días posteriores a la contratación. La ley de Washington citada por el Departamento de Seguridad Laboral es el Código Revisado de Washington 26.23.040. Un empleado recontratado incluye a una persona que no ha trabajado para ese empleador en los últimos 60 días, según lo describe el Departamento. La información del reporte incluye el nombre, la dirección, el número de Seguro Social, la fecha de nacimiento y la fecha de contratación del empleado, así como el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal federal del empleador. Los reportes se envían al Departamento de Servicios Sociales y de Salud, División de Manutención Infantil. Fuentes: https://esd.wa.gov/employer-requirements/reporting-new-and-rehired-employees y https://www.dshs.wa.gov/family-food-and-housing-services/child-support/employer-resources/new-hire-reporting

Ingresos, compras y documentación

La documentación del estado de Washington se rige por la norma de la sección de mantenimiento de registros. Los registros deben mostrar los ingresos brutos y las ventas de todas las fuentes, incluido el trueque, y deben justificar cada deducción, exención y crédito reclamado. La lista del Departamento incluye libros de compras y desembolsos de efectivo, facturas de compra de activos y partidas de gastos, facturas de venta, estados financieros y permisos de reventa para ventas al por mayor. Fuente: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/convenience-stores/record-keeping-requirements

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Los registros comerciales, según el Código Administrativo de Washington 458.20.254, deben conservarse durante cinco años. El Departamento formula la obligación como mantener registros completos y adecuados durante al menos cinco años, y reitera la regla de los cinco años para los permisos de reventa y para los registros posteriores al cierre de un negocio. Fuentes: https://dor.wa.gov/education/industry-guides/bail-bond-agencies/record-keeping-requirements y https://dor.wa.gov/file-pay-taxes/filing-frequencies-due-dates/annual-business-filers

Cuando una industria necesita registros adicionales

Construcción. Los contratistas están sujetos a las clasificaciones de impuestos B y O para actividades de construcción, al impuesto sobre las ventas minoristas o al impuesto sobre el uso de materiales en determinados casos, y a la presentación de informes sobre salarios vigentes y compensación laboral cuando corresponda. Los registros de obra deben separar la mano de obra, los materiales, los costos de los subcontratistas y la ubicación, ya que la determinación del origen del impuesto municipal B y O y del impuesto sobre las ventas minoristas puede depender de la ubicación de la obra.

Cannabis. Las empresas de cannabis con licencia están sujetas al impuesto B&O, al impuesto sobre las ventas minoristas y a las obligaciones de registro y trazabilidad de la Junta de Licores y Cannabis del Estado de Washington, además de los registros fiscales del Departamento de Ingresos. El alcance se limita a las empresas de cannabis con licencia.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una empresa de servicios de Seattle sin empleados lleva un registro de ingresos brutos por clasificación B y O, presenta su declaración combinada del impuesto especial en My DOR y conserva libros de contabilidad, facturas y declaraciones durante cinco años, aunque no tenga que presentar ninguna declaración del impuesto sobre la renta del estado de Washington.

Un minorista vende productos al por mayor a un revendedor y al por menor a los consumidores. Mantiene el permiso de revendedor durante cinco años para las ventas al por mayor, recauda el impuesto sobre las ventas minoristas y declara las dos categorías bajo diferentes clasificaciones B y O, como se indica en las Partes 2 y 4.

Impuesto sobre actividades económicas y profesionales sobre los ingresos brutos

Las empresas de Washington ilustran la diferencia entre ganancias e ingresos brutos imponibles. Los costos de los proveedores pueden considerarse gastos en el estado de resultados sin reducir la base bruta para el impuesto sobre bienes y servicios. La contabilidad debe dejar clara esta diferencia, en lugar de forzar ambos cálculos a una sola cifra.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Washington estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Washington.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.