Contabilidad en Virginia

Mantener registros que respalden los libros.

El Código de Virginia, en su sección 8.1.102, exige que todo contribuyente conserve los registros y documentos adecuados que corroboren toda la información contenida en cualquier declaración requerida conforme al subtítulo tributario, así como cualquier otro registro pertinente que el Comisionado de Impuestos pueda requerir mediante reglamento. La sección 8.1.103 exige que dichos registros estén disponibles para su inspección durante el horario laboral habitual. Fuente: Resolución del Departamento de Impuestos que cita dichas secciones. https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

Para el impuesto sobre las ventas minoristas y el uso, el Código de Virginia, sección de retención 8.1.633 y reglamento 23 del Código Administrativo de Virginia 10.210.470, exigen que todo comerciante registrado mantenga registros adecuados y completos necesarios para determinar y justificar la obligación tributaria, incluyendo ventas, arrendamientos y compras, libros de contabilidad y certificados de exención y reventa. Fuente: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20 y https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-132

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Virginia aplica un impuesto sobre la renta individual, un impuesto sobre la renta corporativa, un impuesto sobre las ventas minoristas y un impuesto sobre el uso, además de la retención de impuestos del empleador sobre los salarios de Virginia. Los comerciantes registrados recaudan y remiten el impuesto sobre las ventas y presentan declaraciones, incluido el Formulario ST.9 para el impuesto sobre las ventas minoristas y el impuesto sobre el uso, con anexos que asignan las ventas a las localidades y regiones donde se aplican impuestos adicionales. La fuente de la estructura de asignación del Formulario ST.9, el material del Departamento en los resultados de búsqueda de tax.virginia.gov, se resume aquí sin un enlace directo al formulario para evitar la creación de una URL.

Un comerciante con establecimientos en más de una localidad, o sin una ubicación fija, necesita registros de ventas por localidad, porque el impuesto sobre las ventas de Virginia incluye un componente estatal y un componente local y, en regiones específicas, impuestos regionales adicionales descritos en los anexos ST.9.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores retienen el impuesto sobre la renta de Virginia de los salarios, se registran en una cuenta de retención con la Administración Tributaria de Virginia y presentan declaraciones de retención y conciliaciones anuales. Los empleadores sujetos a esta normativa también se registran en la Comisión de Empleo de Virginia, presentan informes salariales trimestrales y pagan el impuesto de desempleo.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Según el Código de Virginia, los registros y documentos, en virtud de la sección 8.1.102 sobre retención, deben conservarse durante tres años a partir de la fecha requerida para la presentación de la declaración a la que se refieren. Fuente: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/22-108

Los comerciantes sujetos al impuesto sobre las ventas y el uso deben conservar y mantener registros durante tres años, incluidos los certificados de exención y reventa, según la sección de retención 8.1.633 del Código de Virginia y la normativa citada en la sección de mantenimiento de registros. Fuente: https://www.tax.virginia.gov/laws-rules-decisions/rulings-tax-commissioner/06-20

Cuando una industria necesita registros adicionales

Construcción y contratistas. El tratamiento del impuesto sobre las ventas en Virginia para los contratistas difiere del de los minoristas, ya que, en muchos casos, se considera a los contratistas como usuarios de materiales en la construcción de bienes inmuebles. Por lo tanto, los contratos, las facturas de materiales y los registros que separan materiales y mano de obra son importantes para la auditoría, según las normas de registro para distribuidores y compradores en la sección de mantenimiento de registros. El tratamiento específico depende de las características del contrato y de las directrices vigentes del Departamento.

Los contratistas gubernamentales y las organizaciones sin fines de lucro que solicitan exenciones necesitan certificados y registros contractuales que vinculen una compra exenta con la entidad exenta y el contrato, porque una venta exenta no justificada puede imputarse al vendedor, como se ilustra en el análisis de ventas exentas en la resolución de la sección de mantenimiento de registros de 2006.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un comerciante de Virginia con tiendas en dos localidades conserva los certificados de ventas y exención por ubicación durante tres años a partir de la fecha de presentación de la declaración, y presenta los anexos ST.9 que asignan las ventas a cada localidad, en lugar de presentar la declaración a partir de un único total de ventas combinado.

Un empleador de Richmond informa sobre una nueva contratación dentro de los 20 días, retiene el impuesto sobre la renta de Virginia de los salarios y presenta un informe salarial trimestral por separado ante la Comisión de Empleo de Virginia, porque el informe de la nueva contratación no cumple con la obligación de informar sobre los salarios.

Asignación de ventas locales y conservación de registros de distribuidores

Los concesionarios de Virginia que operan en varias ubicaciones deben conservar la asignación utilizada para su declaración de impuestos junto con las facturas correspondientes. Un cliente exento de impuestos también plantea un problema de documentación que no puede resolverse únicamente con un depósito bancario.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Virginia estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Virginia.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.