Contabilidad en Vermont
Las empresas de Vermont pueden declarar el impuesto sobre las ventas minoristas y el impuesto sobre comidas y alojamiento en función de diferentes categorías de ingresos. Una contabilidad precisa vincula las transacciones con las facturas, los recibos, la actividad bancaria, los registros de nómina y las declaraciones de impuestos que dependen de ellos. A continuación, se detallan los registros relevantes en Vermont.
Mantener registros que respalden los libros.
Las empresas de Vermont deben conservar registros que respalden los impuestos que declaran en Vermont, incluidos el impuesto sobre las ventas y el uso, el impuesto sobre comidas y alojamiento, el impuesto sobre la retención de impuestos del empleador y el impuesto sobre la renta empresarial y corporativa, todos los cuales figuran como tipos de impuestos que se declaran a través de myVTax por el Departamento de Impuestos. Fuente: https://tax.vermont.gov/myvtax/create-an-account
Las empresas de Vermont mantienen los informes de punto de venta separados por tipo de impuesto, porque una sola empresa puede adeudar el impuesto sobre las ventas de bienes, el impuesto sobre comidas y alojamiento, y el impuesto local sobre las ventas en un municipio que lo haya adoptado, y esas bases imponibles no siempre coinciden.
Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor
Vermont impone un impuesto sobre la renta personal, un impuesto sobre la renta corporativa, un impuesto sobre las ventas y un impuesto sobre el uso, un impuesto sobre comidas y alojamiento, y una retención de impuestos para empleadores, además de impuestos locales opcionales donde se adoptan, e impuestos relacionados con la atención médica e impuestos sobre las primas de seguros para los pagadores cubiertos que figuran en la página de la cuenta myVTax. Fuente: https://tax.vermont.gov/myvtax/create-an-account
La página myVTax enumera otros tipos de impuestos empresariales que deben presentarse en ese sistema para las empresas cubiertas, incluidos los informes de ventas e impuestos especiales relacionados con el cannabis, el impuesto sobre franquicias bancarias, el impuesto sobre primas de seguros cautivos, el impuesto sobre primas de seguros, el impuesto sobre reclamaciones de atención médica y el impuesto sobre residuos sólidos. Estos impuestos se aplican únicamente a las empresas de esas categorías.
Los operadores de comidas y habitaciones, así como los minoristas de cannabis, necesitan registros de ventas diarios separados por categoría, no solo un total mensual, porque pueden aplicarse diferentes tarifas e impuestos especiales a diferentes categorías en la misma ubicación.
Registros de nómina e informes del empleador
En Vermont, la notificación de nuevas contrataciones es obligatoria y debe presentarse dentro de los 10 días posteriores al primer día de trabajo. Este plazo es menor que el de la mayoría de los estados incluidos en este lote, que es de 20 días. La página del Departamento de Trabajo enumera los datos requeridos del empleador y del empleado, incluyendo el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal federal del empleador, así como el nombre, la dirección, el número de Seguro Social y la fecha de contratación del empleado, definida como la primera fecha en que se prestan servicios a cambio de una remuneración. La recontratación tras una separación de al menos 60 días consecutivos también está contemplada en dicha descripción. Fuente: https://labor.vermont.gov/unemployment-insurance/new-hire-reporting
La presentación de informes se realiza en línea a través de los Servicios Electrónicos para Empleadores, en la dirección que figura en la página del Departamento de Trabajo.
Ingresos, compras y documentación
Los archivos de cuentas por pagar guardan las facturas de los proveedores con una nota que indica si se aplicó el impuesto de Vermont, y los archivos de cuentas por cobrar guardan los certificados de exención vinculados a la factura a la que corresponden.
Cuando una industria necesita registros adicionales
Cannabis. Los minoristas que declaran ventas de cannabis deben presentar declaraciones de impuestos sobre ventas y uso que incluyan dichas ventas en myVTax, y cualquier declaración que declare ventas sujetas al impuesto especial sobre el cannabis debe presentarse en myVTax, según la lista del Departamento en la sección de impuestos estatales. El alcance se limita a los establecimientos y vendedores de cannabis con licencia que declaran dichas ventas. Por lo tanto, los registros de inventario y ventas por categoría de producto forman parte de la contabilidad de estos negocios.
Hostelería. Los operadores sujetos al impuesto sobre comidas y habitaciones, incluidos los operadores de alquileres a corto plazo donde se aplica el recargo por alquiler a corto plazo, deben presentar declaraciones en myVTax en los casos enumerados en la Parte 7, por lo que se necesitan registros de ocupación, comidas y exenciones por estancia o cheque.
Agencias estatales e informes
Los contribuyentes deben usar myVTax para los casos específicos enumerados por el Departamento, incluyendo el impuesto sobre las ventas y el uso para múltiples ubicaciones, el impuesto sobre las ventas y el uso que declara el cargo por servicio universal, el impuesto sobre las ventas y el uso que declara las ventas de cannabis, el impuesto sobre las ventas y el uso cuando el impuesto remitido para el año calendario anterior superó los 100 000 dólares, el impuesto sobre comidas y habitaciones en casos similares de múltiples ubicaciones y altas remesas, cualquier declaración que declare impuestos de opción local, cualquier declaración que declare el impuesto especial sobre el cannabis, la retención cuando las remesas del año anterior superaron los 100 000 dólares y varios otros tipos de impuestos enumerados. Fuente: misma página de myVTax.
Contabilidad en la práctica
Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.
Una cafetería de Vermont mantiene separadas las ventas diarias de comidas de las ventas de mercancía al por menor y presenta las declaraciones de impuestos sobre comidas y habitaciones, así como el impuesto sobre las ventas, en myVTax, porque ambos impuestos no cubren los mismos ingresos de la misma manera.
Un empleador contrata a un trabajador y presenta el informe de nueva contratación en Employer eServices dentro de los 10 días posteriores al primer día de trabajo, no dentro de los 20 días, porque Vermont utiliza el período más corto en la sección de nómina.
Comidas, habitaciones e impuestos locales opcionales
Un café de Vermont con ingresos por alojamiento no debería basarse en una sola cuenta de ventas para explicar las diferentes categorías impositivas. Los ingresos registrados deben tener una descripción lo suficientemente detallada como para distinguir entre productos, comidas preparadas y cargos por habitación, donde se aplican impuestos diferentes.
Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas de Vermont estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción en cuestión y de la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la documentación de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.
Un análisis mensual práctico para las empresas de Vermont.
Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.
Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.
Qué tener disponible
Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.
Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.