Contabilidad en Utah
En Utah, los registros comerciales deben vincular los recibos, las exenciones, las facturas de compra y las declaraciones de impuestos sobre las ventas y el uso que estos respaldan. Una contabilidad precisa vincula las transacciones con las facturas, los recibos, la actividad bancaria, los registros de nómina y las declaraciones de impuestos que dependen de ellos. A continuación, se detallan los registros relevantes en Utah.
Mantener registros que respalden los libros.
Todo minorista, arrendador o persona que realice negocios en Utah debe mantener registros completos utilizados para determinar la obligación tributaria sobre las ventas y el uso. La Publicación 25 de la Comisión Tributaria del Estado de Utah, citando la Regla R865.19S.22, establece que los registros deben mostrar todos los ingresos brutos provenientes de ventas o arrendamientos en Utah, las deducciones y exenciones reclamadas, y las facturas, recibos y comprobantes similares de bienes y productos comprados para su venta, consumo o arrendamiento en Utah. Fuente: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf
Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor
Utah impone un impuesto sobre la renta individual, un impuesto sobre la renta y las franquicias corporativas, un impuesto sobre las ventas y un impuesto sobre el uso. La Publicación 25 cubre el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso, incluyendo que este último se aplica cuando se utilizan bienes o servicios gravables en Utah sin haber pagado el impuesto sobre las ventas. Fuente: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf
Los empleadores retienen el impuesto sobre la renta de Utah de los salarios, como se indica en la sección de nómina, lo que difiere de los estados que no aplican este impuesto. Los minoristas necesitan registros de ingresos brutos que separen las ventas gravables, las ventas exentas y las deducciones, tal como se detalla en la sección de contabilidad.
Registros de nómina e informes del empleador
Los empleadores deben reportar a todos los empleados recién contratados o recontratados al Registro de Nuevas Contrataciones de Utah, administrado por el Departamento de Servicios Laborales, dentro de los 20 días posteriores a su primer día de trabajo. El Manual de Reporte de Nuevas Contrataciones del Departamento establece esta norma y cita la sección 5A.7.101 del Código de Utah relativa a la nómina, que regula la ley de registro. Fuente: manual oficial disponible en jobs.utah.gov. https://jobs.utah.gov/ui/employer/public/NewHire/New%20Hire%20Handbook.pdf
El manual y el formulario correspondiente para el empleador establecen que la falta de presentación oportuna de informes puede conllevar una sanción civil cuyo monto se especifica en dichos documentos, y que la información requerida debe proporcionarse dentro de los 20 días calendario posteriores al primer día de trabajo. Fuente del resumen del formulario: https://jobs.utah.gov/UI/Employer/Public/Handbook/NEW_Hire_form6.pdf
Ingresos, compras y documentación
Para el impuesto sobre las ventas y el uso, la norma de documentación es la que figura en la sección de mantenimiento de registros, es decir, los registros de ingresos brutos, la documentación justificativa de deducciones y exenciones, y las facturas y recibos de compras. Fuente: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf
¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?
Los registros de impuestos sobre ventas y uso deben conservarse durante tres años a partir de la fecha de presentación de la declaración de impuestos y deben estar disponibles para la Comisión Tributaria en su formato original, en papel o electrónico, según la Publicación 25 que cita la Regla R865.19S.22. Fuente: https://tax.utah.gov/forms/2021/pub-25.pdf
Cuando una industria necesita registros adicionales
Transporte interestatal de mercancías por carretera. Se requieren registros de kilometraje, registros de compra de combustible y registros de distancia por jurisdicción para respaldar la presentación de informes de impuestos sobre el combustible y el registro prorrateado. El alcance se limita a transportistas calificados.
Construcción. En Utah, los contratistas generalmente deben pagar el impuesto sobre las ventas de los materiales que incorporan como mejoras a bienes inmuebles en muchos casos. Por lo tanto, los registros de costos de los proyectos deben desglosar los materiales, la mano de obra y el equipo. La norma general sobre el registro del impuesto sobre las ventas, que se encuentra en la sección de contabilidad, se aplica a dichas compras, y el tratamiento fiscal específico depende de las circunstancias del contrato, las cuales deben consultarse en la guía vigente de la Comisión Tributaria antes de tomar una decisión.
Contabilidad en la práctica
Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.
Un minorista de Utah conserva los informes de ingresos brutos, los comprobantes de ventas exentas y las facturas de compra durante tres años a partir de la fecha de presentación de la declaración que respaldan, en formato original en papel o electrónico, para que los registros puedan presentarse a la Comisión Tributaria como se describe en la Publicación 25.
Un empleador de Salt Lake City informa sobre una nueva contratación al Registro de Nuevas Contrataciones de Utah dentro de los 20 días posteriores al primer día de trabajo, retiene el impuesto sobre la renta de Utah a través de su cuenta de retención de la Comisión de Impuestos y presenta su informe trimestral de salarios por desempleo ante los Servicios de la Fuerza Laboral, tratando estos dos procesos como tres declaraciones separadas.
Impuesto sobre los ingresos brutos y el uso en compras no gravadas
Un comerciante de Utah debe poder mostrar tanto el impuesto recaudado sobre las ventas como las compras revisadas para el impuesto al consumo. Estos conceptos se encuentran en lados opuestos de la contabilidad, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, y no deben confundirse simplemente porque ambos aparecen en los documentos de trabajo fiscales.
Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Utah estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.
Un análisis mensual práctico para las empresas de Utah.
Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.
Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.
Qué tener disponible
Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.
Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.