Contabilidad en Texas

Mantener registros que respalden los libros.

El Código Tributario de Texas, en su sección 11.0041, relativa al mantenimiento de registros, exige que el contribuyente obligado a llevar registros conforme al Código Tributario mantenga dichos registros accesibles para inspección y presente registros contemporáneos y documentación de respaldo que justifiquen cualquier reclamación sobre impuestos, multas o intereses. Entre los ejemplos que se mencionan en la ley se incluyen facturas, comprobantes, cheques, registros de envío y contratos. Fuente: texto de la ley reproducido por una editorial secundaria del código. https://texas.public.law/statutes/tex._tax_code_section_111.0041 y https://law.justia.com/codes/texas/2022/tax-code/title-2/subtitle-b/chapter-111/subchapter-a/section-111-0041/

En una auditoría del Contralor, el contribuyente debe proporcionar los registros solicitados por el auditor que sean necesarios para una auditoría completa. El aviso de auditoría del Contralor enumera las facturas de venta, las facturas de compra, las facturas de activos de capital, los certificados de reventa y exención, los libros de contabilidad, los libros mayores, los diarios auxiliares, los planes de cuentas, los estados financieros, la información del impuesto federal sobre la renta, los extractos bancarios, los papeles de trabajo, los registros informáticos y la documentación de reembolsos y créditos. Fuente: Contralor de Texas. https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Texas impone un impuesto estatal sobre las ventas y un impuesto sobre el uso, además de impuestos locales sobre las ventas y el uso, y un impuesto de franquicia a las entidades sujetas a impuestos, incluidas las corporaciones, las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades en comandita y las asociaciones profesionales, independientemente de si el impuesto se debe pagar en un año determinado, con un informe anual y un informe de información pública descritos en el Capítulo 171 del Código Tributario. Fuente para las obligaciones del informe del impuesto de franquicia: https://statutes.capitol.texas.gov/Docs/TX/htm/TX.171.htm

El impuesto de franquicia no es un impuesto sobre la renta. Generalmente se basa en el margen, tal como se define en el Capítulo 171, por lo que los registros de ingresos, costo de los bienes vendidos y compensación deben mantenerse en un formato que respalde el cálculo del margen elegido, además de los registros del impuesto sobre las ventas.

Registros de nómina e informes del empleador

Texas no tiene retención de impuestos estatales sobre la renta salarial, porque no tiene impuesto sobre la renta personal, como se indica en la sección de impuestos estatales.

Un empleador sujeto a la obligación de pagar el seguro de desempleo debe registrarse ante la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas dentro de los diez días posteriores al pago de salarios y a la obtención de dicha obligación, presentar informes salariales y pagar los impuestos de desempleo electrónicamente, a menos que cuente con una exención por dificultades aprobada, e informar sobre los trabajadores nuevos y recontratados dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación al Centro de Operaciones de Informes de Nuevas Contrataciones de Empleadores administrado por la Oficina del Fiscal General. Fuentes: https://www.twc.texas.gov/programs/unemployment-tax/responsibilities-liable-employer y https://www.twc.texas.gov/employer-resources/new-hire-reporting

Ingresos, compras y documentación

Las facturas de compra se marcan para indicar si se pagó el impuesto sobre las ventas de Texas, si se entregó un certificado de reventa o de exención, o si se devengó el impuesto sobre el uso, porque esa distinción es un punto de auditoría rutinario del Contralor.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

El aviso de auditoría del Contralor establece que el plazo de prescripción para los impuestos adeudados al estado es de cuatro años y que una auditoría normalmente cubre el período de cuatro años más reciente, con excepciones cuando se presentó una declaración falsa o fraudulenta con la intención de evadir impuestos, cuando una declaración aumentaría el impuesto en un 25 por ciento o más tras la corrección descrita en el aviso, o cuando no se presentó ninguna declaración. Fuente: https://comptroller.texas.gov/taxes/publications/96-146.pdf

Cuando una industria necesita registros adicionales

Energía. Los productores de petróleo y gas y otros contribuyentes sujetos al impuesto sobre la extracción deben mantener registros de producción, ventas y precios que respalden las declaraciones del impuesto sobre la extracción, además de los registros del impuesto sobre las ventas y las franquicias. El alcance se limita a las empresas cuya producción está sujeta al impuesto sobre la extracción.

Los contratistas de construcción y remodelación de bienes raíces deben distinguir entre los servicios gravables, los materiales incorporados a la propiedad y las compras para reventa, ya que el tratamiento del impuesto sobre las ventas en Texas varía según el tipo de contrato. Sus facturas y contratos figuran entre los registros que aparecen en el aviso de auditoría del Contralor, en la sección de mantenimiento de registros.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una sociedad de responsabilidad limitada de Texas conserva sus facturas de venta, facturas de compra, certificados de reventa, libro mayor, extractos bancarios y documentos de cálculo del margen del impuesto de franquicia durante al menos cuatro años, y los conserva durante más tiempo durante el año en que esté sujeto a una audiencia del Contralor, según lo estipulado en la sección de retención.

Un empleador contrata a un trabajador el primer día del mes, registra o confirma su cuenta en la Comisión de la Fuerza Laboral, informa sobre la nueva contratación dentro de los 20 días calendario y presenta su informe trimestral de salarios electrónicamente en lugar de por correo, a menos que tenga una exención por dificultades.

Cálculos del impuesto de franquicia y documentación del vendedor

Una empresa de Texas puede tener una cuenta bancaria perfectamente conciliada y aun así carecer de los anexos necesarios para explicar los cálculos del margen del impuesto de franquicia. Los ingresos, los registros de costos elegibles, las facturas de clientes y la documentación de exención deben estar relacionados, pero no agrupados.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Texas estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para empresas de Texas

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.