Contabilidad en Tennessee

Mantener registros que respalden los libros.

Las empresas de Tennessee deben conservar registros que respalden los impuestos estatales que declaran, principalmente el impuesto sobre las ventas y el uso, el impuesto sobre actividades económicas y el impuesto sobre franquicias y consumo para las entidades sujetas a este impuesto. La ley del impuesto sobre las ventas y el uso de Tennessee está codificada en las secciones 67.6.101 a 67.6.907 del Código Anotado de Tennessee, según el sitio web de apoyo del Departamento de Ingresos. Fuente: https://revenue.support.tn.gov/hc/en-us/articles/360058138372-SUT-1-Sales-and-Use-Tax-Tennessee-Code-Reference

Las empresas de Tennessee mantienen registros de ventas por ubicación, certificados de exención, facturas de compra para la revisión del impuesto al uso y un archivo de documentos de trabajo separado para el impuesto de franquicia y el impuesto especial, porque esos impuestos utilizan bases diferentes, a saber, las ventas brutas, y para el impuesto de franquicia, el patrimonio neto o la propiedad, y para el impuesto especial, las ganancias netas.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Una empresa con más de una ubicación en Tennessee necesita registros de ventas a nivel de ubicación, ya que los impuestos comerciales y los impuestos locales sobre las ventas dependen de la ubicación.

Registros de nómina e informes del empleador

Para el seguro de desempleo, el registro del empleador debe incluir el período de pago, el lugar de trabajo en el estado y las horas programadas. Para cada empleado, se debe proporcionar el número de Seguro Social y el nombre, las fechas de contratación, recontratación y despido, información sobre el salario semanal, las horas pagadas, el salario bruto por período de pago y por trimestre, el valor de la remuneración no monetaria y los pagos especiales como bonificaciones, obsequios y premios. El manual del empleador de Tennessee establece que estos registros deben conservarse durante los últimos siete años. Fuente: Manual del Departamento de Trabajo y Desarrollo de la Fuerza Laboral, disponible en tn.gov. https://preprod.tn.gov/content/dam/tn/workforce/documents/employers/HandbookforEmployers6-13-19.pdf

Los empleadores cubiertos presentan informes trimestrales de salarios y primas para el seguro de desempleo y están sujetos a auditoría según la sección de retención 0.7.701 del Código Anotado de Tennessee y la Regla 0800.10.03.10, como se cita en ese manual.

Ingresos, compras y documentación

Las facturas de compra se conservan y se revisan para determinar el impuesto sobre el uso, ya que el impuesto sobre el uso de Tennessee puede aplicarse a compras gravables donde no se cobró el impuesto sobre las ventas, y los registros de ventas se conservan con certificados de exención para las ventas exentas.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Para los establecimientos con licencia para la venta de bebidas alcohólicas para consumo en el local, las directrices del Departamento exigen que los registros se conserven durante cuatro años, con una excepción limitada que permite desechar los recibos de los clientes después de 60 días si se conservan tanto las cintas de la caja registradora como los recibos que muestren las mismas ventas, y las cintas se guardan durante los cuatro años completos. Fuente: Directrices del Departamento de Ingresos publicadas en tn.gov. https://preprod.tn.gov/content/dam/tn/revenue/documents/notices/lbd/recreports.pdf

Cuando una industria necesita registros adicionales

Alcohol. Los titulares de licencias para la venta de bebidas alcohólicas por copa deben conservar las facturas de compra, los albaranes de entrega, los conocimientos de embarque, las órdenes de compra, un registro de inventario permanente de alcohol y vino utilizados en la cocina y una lista de precios actualizada, según las directrices del Departamento en la sección de conservación de documentos.

Fabricación. Los fabricantes pueden solicitar una exención para maquinaria industrial y otras exenciones del impuesto sobre las ventas relacionadas. Por lo tanto, los registros de compra deben demostrar cómo se utilizan la maquinaria y el equipo en la fabricación para justificar la exención solicitada. Los temas relacionados con la exención se enumeran en los materiales de apoyo del Departamento, a los que se hace referencia en la sección de mantenimiento de registros.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Nashville con dos sucursales mantiene las ventas, los certificados de exención y los documentos de trabajo de impuestos comerciales separados por ubicación, porque un único total combinado no respaldaría sus declaraciones basadas en la ubicación en TNTAP.

Un restaurante con licencia para vender bebidas alcohólicas por copas conserva las facturas de compra de alcohol y su lista de precios durante cuatro años, y mantiene los recibos de caja durante todo el período, incluso si los tickets de los clientes se desechan antes según la excepción prevista en la sección de retención.

Impuesto empresarial e impuesto de franquicia a pesar de no existir impuesto sobre la renta salarial.

Una empresa de Tennessee puede no tener retención de impuestos estatales sobre la renta de los salarios, pero aun así necesitar registros detallados de nómina para el seguro de desempleo. La declaración de impuestos de la empresa también justifica la necesidad de diferenciar los ingresos por ubicación y actividad de las ganancias que se muestran en los estados financieros.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Tennessee estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción en cuestión y de la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Tennessee.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.