Contabilidad de Dakota del Sur

Mantener registros que respalden los libros.

Dakota del Sur exige a las empresas sujetas a impuestos sobre las ventas, el uso y los impuestos especiales relacionados que mantengan registros que respalden el impuesto declarado. La página de auditoría del Departamento de Ingresos describe los registros vinculados a los ingresos brutos, las deducciones y las exenciones, y cita la Regla Administrativa 64:06:01:35 para la presentación de registros en una auditoría. Fuente: Departamento de Ingresos de Dakota del Sur, Auditoría. https://dor.sd.gov/businesses/audit/

Las empresas llevan un libro mayor, un libro diario de ventas, extractos bancarios y registros de depósitos que se concilian con la declaración del impuesto sobre las ventas. La lista del Departamento en la fuente de auditoría incluye libros mayores, cintas de caja registradora, comprobantes y extractos de depósitos bancarios, libros diarios de ventas y contratos como respaldo de los ingresos brutos.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Dakota del Sur no aplica un impuesto estatal sobre la renta. El Departamento de Ingresos lo indica en su página de impuestos individuales y en otras publicaciones del Departamento, incluyendo que Dakota del Sur no aplica un impuesto sobre la renta personal ni corporativa. Fuentes: https://dor.sd.gov/individuals/taxes y https://Dor.sd.gov/media/alkhwrgn/campaign.pdf

Dakota del Sur impone un impuesto estatal sobre las ventas y un impuesto sobre el uso de productos y servicios gravables. La guía del Departamento sobre impuestos sobre las ventas y el uso indica que la tasa estatal es del 4,2 %, el impuesto municipal sobre las ventas y el uso es del 1 % al 2 % donde lo impone el municipio, el impuesto municipal sobre los ingresos brutos es del 1 % en categorías específicas que incluyen bebidas alcohólicas, establecimientos de comida, alojamiento y entradas, el impuesto especial para contratistas es del 2 % sobre los ingresos brutos de los contratistas principales para la construcción y la mejora de bienes raíces, el impuesto especial sobre vehículos motorizados es del 4 % y el impuesto turístico es del 1,5 % en categorías específicas de alojamiento y entretenimiento. Fuente: https://dor.sd.gov/media/kavh1fzg/2026-1_sales-use-tax-guide.pdf

Los vendedores y contratistas necesitan registros que separen el impuesto estatal, el impuesto municipal, el impuesto municipal sobre los ingresos brutos, el impuesto turístico y el impuesto especial para contratistas cuando se aplique más de uno a diferentes líneas de negocio, porque los impuestos se declaran sobre bases diferentes.

Registros de nómina e informes del empleador

Dakota del Sur no aplica retención de impuestos estatales sobre la renta personal para los salarios, ya que no tiene impuesto sobre la renta personal, como lo confirma la fuente del Departamento en la sección de impuestos estatales. Los empleadores aún tienen obligaciones de retención federales, las cuales no se incluyen en este resumen estatal.

Los empleadores cubiertos por el programa de asistencia para la reinserción laboral, conocido en Dakota del Sur como seguro de desempleo, deben registrarse, presentar informes salariales trimestrales y pagar las contribuciones a través del Departamento de Trabajo y Regulación. Las páginas específicas del manual del empleador no se consultaron para este lote, por lo que la información trimestral se presenta únicamente a nivel general.

Ingresos, compras y documentación

Para el impuesto sobre las ventas y el uso, la documentación que respalda las deducciones y exenciones incluye certificados de reventa, comprobantes de exención, conocimientos de embarque u otros comprobantes de entrega, notas de crédito y registros de deudas incobrables, según lo declarado en las declaraciones federales, de acuerdo con la lista de auditoría del Departamento. Fuente: https://dor.sd.gov/businesses/audit/

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Según la página de auditoría del Departamento de Ingresos, todas las empresas deben mantener registros de impuestos sobre ventas y uso de al menos el mes actual y los 36 meses anteriores. Asimismo, se indica que los registros solicitados en una auditoría deben proporcionarse dentro de los 60 días posteriores a la fecha de inicio de la misma, de conformidad con la norma administrativa citada. Fuente: https://dor.sd.gov/businesses/audit/

Cuando una industria necesita registros adicionales

Construcción. Los contratistas principales están sujetos al impuesto especial sobre la construcción del 2 % sobre los ingresos brutos, por lo que los importes de los contratos, las modificaciones a contratos y los pagos a los propietarios deben registrarse por separado de las ventas minoristas ordinarias. Fuente: Guía del Departamento en la sección de impuestos estatales.

Los alojamientos, los establecimientos de comida, las entradas y los negocios con gran afluencia de visitantes pueden estar sujetos al impuesto municipal sobre los ingresos brutos y al impuesto turístico, además del impuesto sobre las ventas, tal como se indica en la sección de impuestos estatales, por lo que las categorías de puntos de venta deben corresponder a cada impuesto.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un comerciante de Sioux Falls guarda las facturas de venta, los recibos de caja, los depósitos bancarios, los certificados de reventa y sus documentos de cálculo del impuesto sobre las ventas del mes actual y de los 36 meses anteriores, para que se pueda responder a una solicitud de un auditor del Departamento dentro del plazo de 60 días descrito en la sección de retención de documentos.

Un contratista principal que trabaja en un proyecto de mejora inmobiliaria lleva un registro separado de los ingresos por contratos y de sus ventas minoristas, porque los ingresos pueden estar sujetos al impuesto especial sobre contratistas en lugar de solo al impuesto sobre las ventas minoristas.

Impuesto especial sobre contratistas y actividad turística

Las empresas de construcción de Dakota del Sur deben conservar los recibos de contratos y las órdenes de cambio por separado de las ventas minoristas habituales. Los operadores turísticos pueden enfrentarse a otro conjunto de categorías impositivas, por lo que los códigos de departamento en el punto de venta son más importantes que un único número de depósito diario.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Dakota del Sur estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Dakota del Sur.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.