Contabilidad en Carolina del Sur

Mantener registros que respalden los libros.

Toda persona que solicite o posea una licencia administrada por el Departamento de Ingresos de Carolina del Sur, que sea responsable de cualquier impuesto, tasa o recargo administrado por el Departamento, o que deba presentar cualquier declaración o informe ante el Departamento, deberá conservar libros, documentos, memorandos y registros suficientes para acreditar el derecho a obtener o poseer la licencia, cualquier monto que deba figurar en cualquier declaración o informe, o cualquier impuesto, tasa o recargo adeudado. Para este fin, una declaración incluye declaraciones informativas e informes. Esta es la Regulación 117 200.1 de Carolina del Sur, resumida aquí en palabras sencillas. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Esos libros y registros deben mantenerse disponibles en todo momento para su inspección por parte de los agentes o auditores del Departamento. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Carolina del Sur aplica un impuesto estatal sobre las ventas y el uso, un impuesto sobre la renta personal, un impuesto sobre la renta corporativa, una tasa de licencia corporativa y retenciones patronales. La tasa del impuesto estatal sobre las ventas es del 6%, y los condados pueden añadir impuestos locales sobre las ventas y el uso, incluidos los impuestos sobre proyectos de capital, transporte, educación y otros impuestos locales opcionales, por lo que los registros deben indicar el condado donde se realizó la venta o la entrega.

Carolina del Sur también impone un impuesto de admisión, un impuesto sobre las bebidas alcohólicas para los establecimientos que las venden, y otros impuestos por categoría que figuran en el portal tributario del Departamento, incluidos los de licencias de bebidas alcohólicas, el impuesto al bingo y los impuestos sobre los combustibles para los negocios de esas categorías. Fuente: http://dor.sc.gov/mydorway/

Las empresas con ventas en varios condados mantienen una hoja de cálculo de impuestos locales para cada período de declaración, en la que se detallan las ventas brutas y los impuestos por condado, ya que la declaración estatal exige que los importes de los impuestos locales se informen por condado.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores retienen el impuesto sobre la renta de Carolina del Sur y presentan las declaraciones de retención y los estados de cuenta salariales anuales ante el Departamento de Ingresos, y presentan informes trimestrales sobre el impuesto de desempleo y los salarios ante el Departamento de Empleo y Fuerza Laboral de Carolina del Sur.

Ingresos, compras y documentación

El Reglamento 117 200.1 enumera los tipos de material de respaldo que se incluyen cuando se reproducen los registros, incluidos los documentos de entrada original, las órdenes de compra, las facturas, los cheques, los comprobantes y los registros de nómina, lo que demuestra que los documentos de compra y pago forman parte del registro tributario de Carolina del Sur. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Los libros y registros según el Reglamento 117 200.1 deben conservarse durante al menos 4 años después de que se presentó la declaración o debía presentarse, lo que ocurra más tarde. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Las reproducciones en microfilm de los documentos justificativos, tales como documentos de entrada original, órdenes de compra, facturas, cheques, comprobantes y registros de nómina, podrán conservarse en lugar de los documentos originales únicamente con la aprobación previa por escrito del Departamento, y solo si el contribuyente conserva las copias mientras su contenido pueda resultar relevante para la aplicación de la ley por parte del Departamento, proporciona las instalaciones necesarias para su conservación y fácil consulta, incluyendo un proyector para su visualización, y está preparado para realizar transcripciones de la información cuando sea necesario. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/south-carolina/R-117-200.1

Cuando una industria necesita registros adicionales

En Carolina del Sur, los negocios de hostelería tienen obligaciones fiscales complejas. Los restaurantes y bares que venden bebidas alcohólicas por copa recaudan el impuesto sobre las bebidas alcohólicas, los alojamientos recaudan los impuestos estatales y locales sobre el alojamiento, y los lugares de entretenimiento recaudan el impuesto sobre las entradas. Cada uno de estos impuestos requiere registros de ingresos divididos por categoría. El Departamento incluye el impuesto sobre las entradas, el impuesto sobre las bebidas alcohólicas y las licencias de bebidas alcohólicas entre los tipos de impuestos en su portal. Fuente: http://dor.sc.gov/mydorway/

Las empresas manufactureras e industriales declaran sus bienes muebles empresariales y, en el caso de los fabricantes, los impuestos sobre la propiedad manufacturera, que requieren registros de activos fijos y depreciación, además de los registros del impuesto sobre la renta ordinario. El Departamento incluye el impuesto sobre bienes muebles empresariales y el impuesto sobre la propiedad manufacturera entre sus tipos de impuestos. Fuente: http://dor.sc.gov/mydorway/

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un comerciante de Charleston presenta una declaración de impuestos sobre ventas y uso para un período determinado y conserva la contabilidad, la hoja de cálculo de impuestos locales por condado, las órdenes de compra, las facturas y los cheques correspondientes a ese período. El comerciante establece la fecha de destrucción al menos cuatro años después de la fecha de presentación o vencimiento de la declaración, lo que ocurra más tarde, y conserva el archivo si el Departamento inicia una auditoría antes de esa fecha.

Un restaurante de Columbia que vende bebidas alcohólicas por copa lleva las ventas de bebidas, comida y otros productos en totales de caja separados. Al final del mes, el contable concilia el importe del impuesto sobre las bebidas alcohólicas y el impuesto sobre las ventas en dos totales diferentes en el mismo libro de ventas, y el propietario que contrata a un nuevo camarero registra dicha contratación dentro de los 20 días posteriores a su primer día de trabajo.

Impuestos sobre alojamiento, entradas y bebidas

Los negocios de hostelería de Carolina del Sur pueden tener varias categorías impositivas que no se pueden explicar con una sola cifra de ingresos brutos. Las estancias en alojamiento, los ingresos por entradas y las ventas de bebidas alcohólicas requieren una clasificación específica y documentos justificativos cuando se aplican dichos impuestos.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas de Carolina del Sur estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Carolina del Sur.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.