Contabilidad en Rhode Island
Las normas del impuesto sobre las ventas de Rhode Island se centran específicamente en los ingresos brutos, las compras para reventa y la documentación original de las transacciones. Una contabilidad precisa vincula las transacciones con las facturas, los recibos, la actividad bancaria, los registros de nómina y las declaraciones de impuestos que se basan en ellos. A continuación, se detallan los registros relevantes en Rhode Island.
Mantener registros que respalden los libros.
Cada minorista debe mantener registros adecuados y completos de su negocio en Rhode Island. El Reglamento SU 89 91 de la División de Impuestos exige registros que muestren los ingresos brutos por ventas de bienes muebles tangibles, incluyendo artículos gravables y no gravables, así como cualquier servicio que forme parte de una venta, todas las deducciones permitidas por ley y reclamadas al presentar las declaraciones, y el precio total de compra de todos los bienes muebles tangibles adquiridos para su reventa y el precio total de compra de dichos bienes adquiridos para su uso o consumo en el estado. Fuente: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
Dichos registros deben incluir los libros de contabilidad habituales que normalmente lleva un empresario prudente promedio en la misma actividad, junto con todas las facturas, recibos, comprobantes, cintas de caja registradora y demás documentos originales que respalden los asientos contables, así como todos los anexos y papeles de trabajo utilizados para la preparación de las declaraciones de impuestos. El incumplimiento de la obligación de mantener dichos registros se considera prueba de negligencia o intención de evadir impuestos y puede acarrear sanciones. Fuente: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor
Rhode Island también impone impuestos específicos que afectan a determinados negocios, como un impuesto hotelero, un impuesto sobre comidas y bebidas para establecimientos de comida y bebida, y otros impuestos sobre la basura y otros gravámenes para comercios específicos. Estos impuestos requieren registros de ingresos desglosados por categoría para los negocios sujetos a ellos.
Los restaurantes mantienen las ventas de alimentos, bebidas y otros productos en departamentos de caja separados, porque la declaración de impuestos sobre comidas y bebidas depende de esa separación.
Registros de nómina e informes del empleador
Todos los empleadores con operaciones comerciales en Rhode Island deben reportar a los empleados recién contratados que vivan o trabajen en Rhode Island dentro de los 14 días posteriores a su primer día de trabajo. La ley estatal y federal exige reportar a las personas remuneradas, independientemente de si se las considera empleadas según las normas del código tributario federal, de acuerdo con el folleto de reporte de nuevas contrataciones de Rhode Island. Fuente: https://dc-newhire.com/files/ri_new_hire.pdf
Los empleadores retienen el impuesto sobre la renta de Rhode Island y presentan las declaraciones de retención ante la División de Impuestos, y presentan los informes de impuestos sobre el seguro de desempleo y de salarios ante el Departamento de Trabajo y Capacitación.
Ingresos, compras y documentación
La norma sobre registros en la sección de mantenimiento de registros de esta sección estatal es específica del estado en cuanto a la documentación. Requiere los registros del precio de compra de los bienes adquiridos para reventa y para los bienes adquiridos para uso o consumo en Rhode Island, junto con facturas, recibos y documentos de trabajo que respalden la contabilidad, por lo que la documentación de compra es una parte específica del registro del impuesto sobre las ventas de Rhode Island. Fuente: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?
Los registros descritos en el Reglamento SU 89 91 deben conservarse para las auditorías de la División de Impuestos del estado durante un período de al menos 3 años, a menos que el Administrador de Impuestos o un representante autorizado autorice por escrito su destrucción u otra forma de eliminación. Fuente: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
Las reproducciones de libros de contabilidad, incluidos libros de caja, diarios, registros de comprobantes, libros mayores, facturas de venta, facturas de compra y notas de crédito, en microfilm u otros soportes automatizados son aceptables en lugar de los registros originales si se cumplen las condiciones establecidas en la normativa. Fuente: https://risos-apa-production-public.s3.amazonaws.com/DOTAX/DOTAX_385_.pdf
Cuando una industria necesita registros adicionales
Los establecimientos de comida y bebida recaudan y declaran el impuesto sobre las comidas y bebidas, y deben mantener registros de ventas diferenciados entre ventas de alimentos y bebidas y otras ventas. Esto aplica a restaurantes, bares, servicios de catering y establecimientos similares.
Los hoteles y otros proveedores de alojamiento recaudan impuestos estatales y locales sobre el alojamiento y mantienen registros de ocupación e ingresos por habitaciones de cada establecimiento.
Contabilidad en la práctica
Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.
Una tienda de regalos de Providence guarda mensualmente los ingresos brutos, desglosados entre artículos gravables y exentos de impuestos, las facturas de compra del inventario adquirido para la reventa y las facturas de los suministros comprados para su uso en la tienda. La tienda conserva el archivo durante al menos 3 años para una auditoría de la División y no lo destruye sin autorización por escrito si el período aún está en curso.
Un café contrata a un cocinero un lunes. El propietario informa de la nueva contratación al directorio de Rhode Island dentro de los 14 días posteriores a su primer día de trabajo, y la caja registradora se configura de manera que las ventas de alimentos y bebidas se registren por separado de las ventas de mercancía para la declaración de impuestos sobre comidas y bebidas.
Registros de comidas y bebidas junto con las ventas generales
Una cafetería que vende café, comidas preparadas y otros productos debe saber qué departamentos de caja generan los diferentes totales de impuestos. El mejor sistema de contabilidad mantiene disponibles los cheques y facturas originales junto con el resumen financiero diario.
Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas de Rhode Island estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.
Un análisis mensual práctico para las empresas de Rhode Island.
Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.
Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.
Qué tener disponible
Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.
Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.