Contabilidad en Pensilvania

Mantener registros que respalden los libros.

El reglamento de impuestos sobre ventas y uso de Pensilvania, sección 4.2 del Código de Pensilvania (61 Pa. Code), exige que los vendedores y usuarios mantengan registros de las transacciones gravables y no gravables. Una persona que se dedica a negocios separados debe llevar libros y registros separados para cada negocio. El reglamento pone como ejemplo a una persona que es a la vez comerciante minorista y contratista de construcción y debe llevar registros y cuentas separados para el negocio minorista y el negocio de construcción. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

En caso de auditoría, o en cualquier otro momento que lo solicite el Departamento de Ingresos, el proveedor o usuario deberá presentar los registros de manera ordenada, junto con los resúmenes y cronogramas que el Departamento solicite, y deberá proporcionar las instalaciones adecuadas para la auditoría o el examen. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Filadelfia y muchos otros municipios de Pensilvania imponen impuestos locales sobre la renta del trabajo y, en Filadelfia, un impuesto sobre los ingresos y las ganancias empresariales. Los empleadores y las empresas sujetas a este impuesto local deben mantener registros de salarios y ganancias por lugar de trabajo y por municipio, suficientes para presentar las declaraciones locales. El alcance depende del municipio donde se realiza el trabajo o la actividad comercial.

Los empleadores utilizan la información sobre la residencia y el lugar de trabajo de los empleados, recopilada para la retención del impuesto local sobre la renta, para establecer la retención local correcta para cada empleado, y conservan esa documentación junto con el registro de nómina.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores presentan trimestralmente informes sobre impuestos y salarios correspondientes a las prestaciones por desempleo ante el Departamento de Trabajo e Industria, Oficina de Compensación por Desempleo.

Ingresos, compras y documentación

La regla de libros separados en la sección de mantenimiento de registros de esta sección estatal es específica de cada estado. Una empresa que tiene tanto una operación minorista sujeta a impuestos como otra línea de negocio, como la contratación de construcción, debe mantener registros y cuentas separados para cada una, por lo que las cuentas por cobrar, los costos de los proyectos y las compras de materiales no pueden combinarse en un solo libro mayor indiferenciado para fines fiscales. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Los registros requeridos por la ley de impuestos sobre ventas y uso o por la sección 4.2 de nómina del Título 61 del Código de Pensilvania deben conservarse durante un período de al menos 3 años a partir del final del año calendario al que se refieren los registros. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Los registros de impuestos sobre ventas y uso correspondientes a ventas realizadas desde ubicaciones en Pensilvania deben conservarse dentro del estado, a menos que el vendedor cuente con autorización por escrito del Director de la Oficina de Impuestos sobre Ventas y Uso para retirarlos. Dicha autorización puede revocarse con un preaviso por escrito de 30 días. Los registros de ventas realizadas desde ubicaciones fuera de Pensilvania pueden conservarse en Pensilvania, en el lugar de la venta o en la oficina central del vendedor. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Cuando una industria necesita registros adicionales

En Pensilvania, los contratistas de construcción suelen ser consumidores de los materiales y suministros que instalan y deben pagar impuestos sobre dichos materiales, además de realizar ventas minoristas gravables en algunos casos. La norma de registros separados para un minorista que también es contratista, citada en la sección de contabilidad, es la consecuencia contable. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

Los hoteles y otros proveedores de alojamiento recaudan un impuesto estatal sobre la ocupación hotelera, además del impuesto sobre las ventas donde corresponda, lo que requiere registros de ingresos por habitación y exenciones por estadía.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una empresa de Pittsburgh vende artículos de ferretería al por menor y también realiza trabajos de instalación. Mantiene dos conjuntos de registros de ventas y trabajos: uno para ventas minoristas con impuestos recaudados y otro para trabajos por contrato con facturas de compra de materiales. Conserva ambos conjuntos en Pensilvania durante al menos 3 años a partir del final del año calendario al que corresponden.

Un empleador de Filadelfia guarda, para cada empleado, la información sobre la residencia fiscal local y el lugar de trabajo, el registro de retenciones estatales para cada período de pago y la lista trimestral de salarios por desempleo en un solo archivo de nómina, de modo que se puedan conciliar las declaraciones estatales, locales y de desempleo para el mismo trimestre.

Libros separados para distintas actividades comerciales

Una empresa de Pensilvania que opera una tienda minorista y realiza trabajos de construcción por contrato no debería agrupar todos los ingresos y costos de materiales en una sola categoría. La distinción entre los bienes revendidos y los materiales consumidos en los proyectos puede ser importante para respaldar los registros fiscales.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Pensilvania estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Pensilvania

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.