Contabilidad en Oregón
En Oregón no existe un impuesto general sobre las ventas, pero el impuesto sobre la actividad empresarial y la declaración consolidada de nóminas afectan a los registros comerciales. Una contabilidad precisa vincula las transacciones con las facturas, los recibos, la actividad bancaria, los registros de nóminas y las declaraciones de impuestos que dependen de ellos. A continuación, se detallan los registros relevantes en Oregón.
Mantener registros que respalden los libros.
Cada unidad empleadora debe mantener un registro de nómina para las personas que prestan servicios para ella. La norma de desempleo de Oregón, la Regla Administrativa de Oregón 471 031 0005, exige que el registro muestre la nómina total por trimestre calendario y, para cada persona, el nombre, el número de cuenta del Seguro Social, la remuneración total para cada período de pago y para todos los períodos de pago en cada trimestre calendario, mostrada por separado para los salarios no excluidos por la ley laboral, los salarios excluidos por dicha ley y el valor en efectivo de la remuneración no monetaria, además de la fecha de cada período de pago, las fechas de contratación y recontratación, la fecha de terminación y las horas trabajadas en cada trimestre calendario. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005
Las empresas de Oregón mantienen un archivo de actividad comercial que acumula los ingresos procedentes de la actividad realizada en Oregón durante el año, porque el impuesto sobre la actividad empresarial se calcula en función de la actividad comercial en Oregón y no de la recaudación del impuesto sobre las ventas.
Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor
Oregón no tiene impuesto estatal sobre las ventas ni impuesto estatal sobre el uso en compras ordinarias. La página del Departamento de Ingresos sobre el impuesto a la actividad corporativa describe este impuesto como un impuesto que no es un impuesto transaccional, como el impuesto sobre las ventas minoristas, ni un impuesto sobre la renta, lo que confirma que las empresas de Oregón no recaudan un impuesto estatal sobre las ventas minoristas. Fuente: https://www.oregon.gov/dor/programs/businesses/Pages/Corporate-Activity-Tax.aspx
Oregón tiene un impuesto sobre la actividad corporativa, llamado CAT. Es un impuesto anual, aplicable a los años fiscales que comiencen a partir del 1 de enero de 2020, que se impone por el privilegio de hacer negocios en Oregón y se calcula sobre la actividad comercial de la empresa, es decir, el monto total que una empresa obtiene de las transacciones y actividades en el curso normal de sus negocios en Oregón. El CAT se aplica a la actividad comercial gravable de Oregón que supere 1 millón de dólares. El impuesto se calcula como 250 dólares más el 0.57 por ciento de la actividad comercial de Oregón que supere el umbral de 1 millón de dólares, según los Estatutos Revisados de Oregón 317A.125. Solo los contribuyentes con más de 1 millón de dólares de actividad comercial gravable de Oregón tienen la obligación de pago, y la declaración vence el día 15 del cuarto mes posterior al final del año fiscal. Fuente: https://www.oregon.gov/dor/programs/businesses/Pages/Corporate-Activity-Tax.aspx
Oregón también tiene un impuesto sobre la renta personal, un impuesto sobre la renta corporativa o impuesto especial, y retenciones patronales, además de una retención estatal para el transporte público y, en algunas zonas, impuestos locales sobre la nómina, incluidos los impuestos sobre el transporte y las artes del área de Portland, donde corresponda. La contabilidad debe mantener separados los recibos, ingresos y nóminas de Oregón de los importes procedentes de otros estados.
Registros de nómina e informes del empleador
Las unidades empleadoras deben conservar los registros de nómina descritos en la sección de mantenimiento de registros de esta sección estatal durante un período de 3 años calendario y proporcionar la información al Departamento de Empleo cuando se le solicite. La unidad empleadora también debe mantener, para cada trimestre calendario, la fecha de finalización de cada período de pago, el total de salarios por períodos de pago que finalizan en el trimestre y el número total de empleados en cada período de pago. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005
Los empleadores de Oregón declaran los impuestos sobre la nómina en un informe trimestral combinado que abarca las retenciones, el seguro de desempleo y otros programas de nómina, y presentan informes a través del sistema del Departamento de Empleo llamado Frances Online para asuntos de desempleo y licencia remunerada, mientras que los pagos de impuestos y muchas declaraciones de impuestos se gestionan a través del sistema Revenue Online del Departamento de Ingresos.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?
Los registros de nómina según la Regla Administrativa de Oregon 471 031 0005 deben conservarse durante un período de 3 años calendario. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/oregon/Or-Admin-Code-SS-471-031-0005
Los registros de transporte de mercancías por carretera para el impuesto sobre el peso y la distancia recorrida en Oregón deben almacenarse en la oficina principal o lugar de negocios del transportista, estar disponibles para su inspección previa solicitud y conservarse durante un período de 3 años, a menos que el Departamento autorice lo contrario. Los registros de distancia deben mostrar el origen y el destino, los puntos de entrada y salida de Oregón, las millas recorridas en Oregón, las rutas, las fechas y las lecturas diarias iniciales y finales del odómetro para cada vehículo. Fuente: https://www.oregon.gov/odot/mct/pages/recordkeeping.aspx
Cuando una industria necesita registros adicionales
Los transportistas sujetos al impuesto sobre el peso y la milla de Oregón tienen las obligaciones detalladas de registro de distancia y vehículo descritas en la sección de retención de esta sección estatal. Esto se aplica a los transportistas que operan vehículos cubiertos en las carreteras públicas de Oregón, no a las empresas en general. Fuente: https://www.oregon.gov/odot/mct/pages/recordkeeping.aspx
Las empresas de cannabis con licencia de la Comisión de Licores y Cannabis de Oregón deben registrar su inventario y ventas en el sistema estatal de seguimiento de cannabis y mantener registros de su actividad autorizada, además de los registros de impuestos sobre la renta y del impuesto sobre el cannabis. Esto se aplica únicamente a las empresas de cannabis con licencia. Oregón también cuenta con un impuesto sobre el cannabis administrado por el Departamento de Ingresos para los minoristas con licencia.
Contabilidad en la práctica
Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.
Un mayorista de Portland no tiene que recaudar impuestos sobre las ventas en Oregón, pero sus ingresos en Oregón superan el millón de dólares durante el año. El contable lleva un registro mensual de los ingresos en Oregón a partir del libro mayor de ventas, presenta la declaración CAT antes de la fecha límite en el cuarto mes posterior al cierre del ejercicio y guarda la hoja de cálculo de ingresos junto con la declaración.
Un empleador de Salem prepara su informe trimestral de nómina combinado. El archivo de nómina del trimestre muestra el nombre de cada empleado, su número de Seguro Social, los salarios por período de pago, las horas trabajadas, las retenciones, los salarios por desempleo y las contribuciones por licencia remunerada, y el archivo se conserva durante al menos 3 años calendario.
Impuesto sobre la actividad comercial y declaración de nómina combinada
Una empresa de Oregón puede no estar sujeta al impuesto estatal sobre las ventas minoristas, pero aun así necesitar información detallada sobre sus ingresos estatales para el Impuesto sobre la Actividad Corporativa. Su archivo de nómina también podría necesitar explicar las cifras de retenciones, desempleo y licencias remuneradas correspondientes a los mismos períodos de pago.
Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Oregón estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.
Un análisis mensual práctico para las empresas de Oregón.
Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.
Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.
Qué tener disponible
Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.
Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.