Contabilidad en Oklahoma

Mantener registros que respalden los libros.

Los minoristas mantienen un resumen diario de ventas, un registro de ventas exentas con el certificado de exención u otra prueba para cada venta exenta, y una lista del impuesto al uso para las compras traídas a Oklahoma sin impuestos.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Oklahoma cuenta con un impuesto estatal sobre las ventas, un impuesto sobre el uso, un impuesto sobre la renta personal, un impuesto sobre la renta corporativa y retenciones patronales. En muchos lugares, los impuestos municipales, del condado, tribales o de propósito especial sobre las ventas se suman a la tasa estatal, por lo que los registros deben indicar el lugar de venta o entrega para justificar la tasa combinada.

Oklahoma también impone impuestos sobre la producción bruta de petróleo y gas, así como otros impuestos basados en la producción, que se tratan en la Parte 6 de esta sección estatal, y un impuesto sobre los combustibles para motores y otros impuestos especiales para las empresas que se dedican a esos sectores.

Debido a que las tarifas combinadas varían mucho según la ubicación en Oklahoma, los sistemas de facturación almacenan un código de jurisdicción para cada venta, y el cierre mensual concilia el impuesto recaudado por jurisdicción con el informe del impuesto sobre las ventas.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores deben informar sobre las nuevas contrataciones a la Comisión de Seguridad Laboral de Oklahoma dentro de los 20 días posteriores a la contratación. Si la notificación se realiza electrónicamente o magnéticamente, se puede realizar dos veces al mes, con un intervalo de entre 12 y 16 días. El informe contiene el nombre, la dirección, el número de Seguro Social, la fecha de contratación y el estado de empleo del empleado, junto con el nombre, la dirección y el número de identificación federal del empleador. La División de Cumplimiento de Manutención Infantil es el registro oficial de nuevas contrataciones en Oklahoma y obtiene la información de la Comisión. Fuente: https://digitalprairie.ok.gov/digital/api/collection/stgovpub/id/499331/download

La Comisión de Seguridad Laboral de Oklahoma también publica directrices para empleadores que reiteran la obligación de informar sobre los empleados recién contratados dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación, así como de presentar a tiempo los informes trimestrales de impuestos y salarios y mantener actualizados los registros de impuestos sobre salarios y desempleo. Fuente: https://oklahoma.gov/content/dam/ok/en/oesc/documents/misc/UI-Integrity-for-Employers.pdf

Cuando una industria necesita registros adicionales

Los productores y compradores de petróleo y gas en Oklahoma deben mantener registros de producción, comprobantes de operación, compradores y ventas que respalden la declaración de impuestos sobre la producción bruta. Los operadores deben informar sobre la producción a la Comisión de Corporaciones de Oklahoma, así como la información fiscal a la Comisión Tributaria. Esto aplica a productores, operadores y compradores de la industria del petróleo y el gas, que es una industria importante en Oklahoma.

Las empresas de cannabis autorizadas por la Autoridad de Marihuana Medicinal de Oklahoma operan bajo un programa de cannabis medicinal y deben utilizar el sistema estatal de seguimiento desde la semilla hasta la venta, además de mantener registros de inventario y ventas de la actividad autorizada. Esto se aplica únicamente a las empresas de cannabis medicinal autorizadas.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Tulsa vende en tres ciudades con diferentes tarifas combinadas. Su sistema de registro está configurado con una jurisdicción para cada tienda, y el archivo mensual del impuesto sobre las ventas contiene la hoja de cálculo de ventas por jurisdicción, los certificados de ventas exentas recibidos ese mes y el informe presentado.

Una empresa de techado contrata a un miembro de su equipo el 2 de junio. La oficina informa de la contratación a la Comisión de Seguridad Laboral en un plazo de 20 días, añade al trabajador al informe salarial trimestral y guarda las facturas de materiales de cada trabajo en una carpeta específica para que se pueda demostrar el impuesto pagado sobre los materiales si la Comisión examina las declaraciones.

Ventas por jurisdicción y registros de producción de petróleo

Un negocio minorista puede organizar su cierre mensual en función de las ventas gravables por destino. Un productor del sector petrolero tiene un archivo de respaldo completamente diferente, que incluye comprobantes de operación y estados de cuenta de compradores, por lo que los sistemas de contabilidad de la industria no deben considerarse intercambiables.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Oklahoma estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Oklahoma.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.