Contabilidad en Ohio

Mantener registros que respalden los libros.

La ley de Ohio exige que los vendedores y usuarios sujetos al impuesto sobre las ventas y el uso mantengan registros, recibos, facturas, conocimientos de embarque, libros de activos, tablas de depreciación, libros de transferencias y otros registros primarios y secundarios en el formato que exige el Comisionado de Impuestos. Dichos registros deben estar disponibles para su inspección por parte del Comisionado durante el horario comercial. Fuente: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

En materia de impuesto sobre la renta, el Comisionado de Impuestos puede prescribir requisitos para el mantenimiento de registros y otros documentos pertinentes, así como para la presentación de copias de las declaraciones y resoluciones del impuesto federal sobre la renta. También puede exigir a una persona que mantenga registros que demuestren si está obligada a pagar impuestos o retenciones, y el alcance de dicha obligación. Fuente: https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Ohio cuenta con un impuesto estatal sobre las ventas y el uso, un impuesto sobre la renta personal, retenciones patronales y un impuesto sobre la actividad comercial. Los impuestos sobre las ventas del condado y de la autoridad de transporte se suman a la tasa del impuesto estatal sobre las ventas, por lo que los registros de ventas deben indicar el condado de entrega.

Dado que el CAT se basa en los ingresos brutos en lugar de las ganancias, las empresas mantienen una conciliación de ingresos que comienza con el total de ingresos en los libros, elimina los ingresos provenientes de fuera de Ohio y los ingresos excluidos, y termina con los ingresos brutos imponibles de Ohio para la declaración del CAT.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores retienen el impuesto sobre la renta de Ohio y presentan las declaraciones de retención y la conciliación anual ante el Departamento de Impuestos. Además, los empleadores informan trimestralmente los salarios para el seguro de desempleo al Departamento de Empleo y Servicios Familiares de Ohio.

Ingresos, compras y documentación

La norma sobre el registro del impuesto al uso en la sección de mantenimiento de registros de esta sección estatal nombra los documentos que deben conservarse, incluyendo facturas, conocimientos de embarque, libros de contabilidad de activos y tablas de depreciación, por lo que las facturas de compra y los registros de activos en Ohio son expresamente registros fiscales. Fuente: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Según el Código Revisado de Ohio, los registros de impuestos sobre ventas y uso, en virtud de la sección 741.15 sobre retención, deben conservarse durante un período de 4 años, a menos que el Comisionado de Impuestos autorice por escrito su destrucción dentro de ese plazo u ordene que se conserven por más tiempo. Fuente: http://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5741.15

Según el Código Revisado de Ohio, los registros de impuestos sobre la renta, en virtud de la sección 747.17 del Código de retención, también deben conservarse durante un período de 4 años, con las mismas excepciones de consentimiento por escrito y órdenes más extensas. Fuente: https://codes.ohio.gov/ohio-revised-code/section-5747.17

Cuando una industria necesita registros adicionales

El impuesto de extracción de Ohio se aplica al petróleo, gas, carbón y otros recursos naturales extraídos en el estado, y los extractores mantienen registros de producción y ventas para dicho impuesto. Esto aplica únicamente a los extractores y a los compradores relacionados.

En Ohio, las empresas de combustible para vehículos, cigarrillos y alcohol se enfrentan a licencias, declaraciones y registros de productos de impuestos especiales independientes.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un distribuidor de Columbus compra equipo a un proveedor de otro estado que no cobró impuestos. El contable registra la compra en un archivo de impuestos sobre el uso con la factura y el asiento contable del activo, acumula el impuesto sobre el uso de Ohio y conserva el archivo durante 4 años a partir de la declaración correspondiente a ese período.

Un minorista en crecimiento de Ohio entra en la fase de presentación de la declaración CAT. Al final del año, prepara una conciliación de recibos que separa los recibos de Ohio de los recibos provenientes de otros estados y conserva las facturas y los registros de ventas que respaldan la conciliación durante al menos 4 años después de la presentación de la declaración CAT.

Impuesto sobre la actividad comercial e impuestos municipales sobre la nómina.

Las empresas de Ohio deben diferenciar el impuesto sobre las ventas recaudado de sus clientes de sus propias obligaciones tributarias basadas en los ingresos brutos. Los empleadores que operan en varios municipios también se benefician de contar con datos precisos sobre la ubicación del trabajo, ya que el total de retenciones de un solo estado puede no reflejar las obligaciones locales.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Ohio estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Ohio.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.