Contabilidad en Dakota del Norte

Mantener registros que respalden los libros.

Un contribuyente debe mantener todos los registros necesarios para determinar la obligación tributaria correcta según el Título 57 del Código del Siglo de Dakota del Norte. Todos los registros requeridos deben estar disponibles a solicitud del Comisionado de Impuestos o un representante autorizado. El reglamento, Código Administrativo de Dakota del Norte 81 01.1 04 03, enumera los tipos de material cubiertos en términos generales, incluyendo cronogramas contables, libros, contratos, libros mayores, diarios, libros de cuentas, resúmenes de cuentas, correspondencia e información almacenada electrónicamente. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

Si un contribuyente conserva los registros requeridos tanto en formato electrónico como en papel, debe ponerlos a disposición del Comisionado de Impuestos en formato electrónico cuando este lo solicite. Conservar también registros en papel no exime de esta obligación. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Dakota del Norte también impone impuestos sobre el petróleo y el gas, incluido un impuesto sobre la extracción de petróleo y un impuesto sobre la producción bruta de petróleo y gas, que se tratan en la Parte 6 de esta sección estatal.

Los minoristas obtienen un permiso de impuesto sobre las ventas de la Oficina del Comisionado de Impuestos del Estado antes de realizar ventas sujetas a impuestos y presentan declaraciones mensuales, trimestrales o anuales, según lo asigne el Departamento en función de la obligación tributaria prevista.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores se registran para la retención de impuestos y el seguro de desempleo, y presentan informes trimestrales de salarios por desempleo ante el Servicio de Empleo de Dakota del Norte. Los empleadores también presentan declaraciones de salarios e información a través del Punto de Acceso al Contribuyente, y el Comisionado de Impuestos publica instrucciones paso a paso para presentar los Formularios 1099 en ese sistema. Fuente: https://www.tax.nd.gov/sites/www/files/documents/forms/misc-forms/step-by-step-instructions-on-how-sign-up-for-tap.pdf?ref=deskera.com

Ingresos, compras y documentación

La normativa general sobre mantenimiento de registros, en la sección correspondiente de esta ley estatal, abarca expresamente los contratos, libros contables, diarios y correspondencia relacionados con la obligación tributaria. Por lo tanto, los contratos con proveedores, los contratos con clientes y la correspondencia sobre gastos en Dakota del Norte se consideran registros fiscales cuando respaldan un importe en una declaración de impuestos. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

La normativa general sobre mantenimiento de registros exige que se conserven y presenten, previa solicitud, los registros necesarios para determinar la correcta obligación tributaria, y no establece un número fijo de años en el texto revisado. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/north-dakota/N-D-A-C-81-1.1-04-03

La información sobre los derechos del contribuyente publicada para Dakota del Norte indica que se puede emitir una liquidación o un reembolso en cualquier momento dentro de los 3 años posteriores a la fecha límite de presentación de la declaración de impuestos, y dentro de los 6 años cuando el impuesto declarado sea inferior en más del 25 por ciento. Por lo tanto, se deben conservar los registros de la declaración al menos durante el período de liquidación correspondiente. Fuente: https://www.co.ward.nd.us/DocumentCenter/View/3982/ND-Taxpayer-Bill-of-Rights

Cuando una industria necesita registros adicionales

Los productores de petróleo y gas deben mantener registros de producción, ventas y compradores que respalden la declaración del impuesto a la extracción de petróleo y del impuesto a la producción bruta, incluyendo los volúmenes producidos y vendidos por pozo o concesión. Esto se aplica a los operadores y propietarios de participaciones en la producción, no a las empresas en general.

En Dakota del Norte, la extracción de carbón y otras actividades relacionadas con la explotación de recursos naturales tienen su propio sistema de declaración de impuestos basado en la producción, con registros de tonelaje y ventas.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un comerciante de Fargo guarda su libro de ventas, las facturas de compra y los correos electrónicos que documentan una exención impugnada en una carpeta electrónica durante todo el año. Cuando el Comisionado de Impuestos solicita los registros en formato electrónico, el comerciante puede presentar esa carpeta en lugar de solo copias en papel.

Una pequeña empresa de servicios petroleros mantiene un archivo separado para cada pozo, con los comprobantes de operación, los estados de cuenta de los compradores y los informes de producción de cada mes, de modo que los importes utilizados para la declaración de impuestos relacionados con la producción puedan rastrearse hasta los documentos de origen.

Registros de auditoría electrónica y actividad basada en la producción

Las empresas de Dakota del Norte deberían poder proporcionar registros electrónicos legibles cuando se les solicite. En las industrias de recursos naturales, las facturas por sí solas pueden no ser suficientes para explicar la actividad, ya que los volúmenes de producción, los registros de entrega y los estados de cuenta de los compradores pueden respaldar diferentes partes de la contabilidad.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas de Dakota del Norte estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Dakota del Norte

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.