Contabilidad en Nueva York

Mantener registros que respalden los libros.

Los vendedores registrados sujetos al impuesto sobre las ventas deben mantener registros precisos y completos de ventas y compras. El boletín del Departamento de Impuestos sobre el mantenimiento de registros para vendedores sujetos al impuesto sobre las ventas exige registros que muestren las ventas brutas, las ventas gravables y no gravables, las compras y el impuesto recaudado, y exige que dichos registros estén disponibles para el Departamento cuando se le soliciten. Fuente: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Para el impuesto sobre la renta, el Departamento recomienda que los registros y documentos de respaldo se conserven durante al menos 3 años después de la presentación de la declaración, documentando las fuentes de ingresos, las retenciones y los pagos estimados, y los gastos deducibles. Fuente: http://www.tax.ny.gov/pit/letters/recordkeeping.htm

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Nueva York cuenta con un impuesto estatal sobre las ventas y el uso, un impuesto sobre la renta personal, un impuesto sobre las franquicias corporativas y retenciones patronales. Los impuestos locales sobre las ventas, incluidos los del condado, la ciudad y ciertos distritos, se recaudan junto con el impuesto estatal, por lo que los registros deben indicar el lugar de entrega o uso para justificar la tasa combinada aplicada.

Los minoristas conservan en sus archivos los certificados de exención y los certificados de reventa para las ventas consideradas exentas, ya que el vendedor tiene la carga de demostrar por qué no se recaudó el impuesto.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores presentan trimestralmente declaraciones combinadas de retención de impuestos, declaración de salarios y seguro de desempleo ante el Departamento de Impuestos. Las contribuciones al seguro de desempleo y la declaración de salarios son administradas por el Departamento de Trabajo.

Ingresos, compras y documentación

Los registros de los vendedores sujetos al impuesto sobre las ventas son especificados por el Departamento de Impuestos e incluyen los documentos cotidianos que respaldan las ventas y las compras. El boletín describe registros tales como comprobantes de venta, facturas, recibos, facturas de compra y documentos de exención como parte de los registros que un vendedor debe conservar y presentar. Fuente: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Los vendedores sujetos al impuesto sobre las ventas deben conservar todos los registros durante un mínimo de 3 años a partir de la fecha de vencimiento de la declaración a la que se refieren dichos registros, o de la fecha de presentación de la declaración, si esta es posterior. El Departamento puede exigir un período más prolongado cuando los registros sean objeto de una auditoría, un proceso judicial u otro procedimiento. Fuente: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Los datos de punto de venta que se eliminan de un sistema por motivos de capacidad deben transferirse y mantenerse disponibles en un formato que permita su auditoría durante el mismo período de 3 años, y deben transferirse cuando una empresa cambia de sistema de punto de venta. Fuente: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Cuando una industria necesita registros adicionales

En Nueva York, las empresas que venden combustible para vehículos, tabaco, alcohol y otros productos regulados deben registrarse, declarar y mantener registros de productos por separado para el impuesto especial. Estas obligaciones se aplican únicamente a las empresas que operan en dichos sectores.

Los proveedores de atención médica que participan en Medicaid deben conservar registros que respalden las reclamaciones y los pagos conforme a las normas del programa, además de los registros fiscales. Esto se aplica a los proveedores inscritos, no a todas las empresas del sector salud.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una tienda de ropa en Albany guarda en un archivo mensual los totales diarios de caja, el registro de auditoría del punto de venta y los certificados de reventa para clientes mayoristas. Transcurridos tres años desde la fecha de presentación de la declaración trimestral del impuesto sobre las ventas, la tienda revisa dicho archivo antes de destruirlo y lo conserva si hay una auditoría en curso.

Una empresa de servicios de Manhattan con empleados que viven en la ciudad de Nueva York mantiene separadas las retenciones municipales de las retenciones estatales en su registro de nóminas, de modo que la declaración trimestral combinada y los registros salariales relacionados con la ciudad coincidan.

Registros de auditoría de puntos de venta y obligaciones de la ciudad

Una tienda de Nueva York con frecuentes devoluciones, anulaciones y cambios debería poder explicar por qué el total de su caja registradora diaria difiere de la actividad bruta de transacciones. Los negocios en la ciudad de Nueva York también podrían tener que cumplir con categorías de informes adicionales que no deben confundirse con las obligaciones estatales.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Nueva York estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Nueva York.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.