Contabilidad de Nuevo México

Mantener registros que respalden los libros.

Nuevo México no impone un código contable general a todas las empresas privadas. Las obligaciones exigibles surgen de cada impuesto, principalmente a través de la Ley de Administración Tributaria y el sistema de declaración combinada para los ingresos brutos, los impuestos compensatorios y las retenciones. Un contribuyente registrado debe presentar una declaración por cada período de declaración, incluso cuando no se adeude ningún impuesto, según lo estipulado en el reglamento de ingresos brutos. Fuente: https://www.law.cornell.edu/regulations/new-mexico/3-2-2-15-NMAC

Los registros deben ser suficientes para mostrar los ingresos brutos por ubicación, las deducciones reclamadas y el impuesto a pagar, ya que la declaración informa los ingresos ubicación por ubicación. La guía del Departamento de Impuestos e Ingresos para los declarantes también explica los períodos de revisión de la evaluación, razón por la cual los registros de ingresos subyacentes son importantes en la práctica. Fuente: https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Nuevo México tiene un impuesto sobre los ingresos brutos, no un impuesto convencional sobre las ventas minoristas. Se aplica al vendedor por el privilegio de realizar negocios y se aplica de manera general a los ingresos por la venta de bienes y la prestación de servicios en el estado, sujeto a deducciones y exenciones legales. La tasa estatal se redujo al 5 por ciento a partir del 1 de julio de 2022, y las tasas locales opcionales se suman a dicha tasa según la ubicación. Fuente: https://www.tax.newmexico.gov/wp-content/uploads/2022/07/Tax-laws-take-effect.pdf

Nuevo México también aplica un impuesto compensatorio sobre el uso de bienes y ciertos servicios adquiridos fuera del estado, un impuesto sobre la renta personal, un impuesto sobre la renta corporativa y la retención de impuestos sobre la renta por parte del empleador. Por lo tanto, la contabilidad debe separar los ingresos brutos, los ingresos deducibles, los ingresos gravables, las compras sujetas al impuesto compensatorio y las retenciones sobre la nómina.

Debido a que las tarifas locales varían, los sistemas de punto de venta y facturación registran el lugar de entrega o prestación del servicio para cada transacción, no solo la dirección comercial.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores retienen el impuesto estatal sobre la renta y lo declaran ante el Departamento de Impuestos e Ingresos. El impuesto del seguro de desempleo y la declaración trimestral de salarios se envían al Departamento de Soluciones Laborales de Nuevo México, que asigna la cuenta de desempleo del empleador.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Las directrices del Departamento para los declarantes de informes combinados establecen que el período de evaluación normal es de 3 años a partir del final del año en que venció el impuesto. El período se extiende a 6 años cuando se declaró un impuesto inferior al debido en más del 25 por ciento, a 7 años para declaraciones no presentadas y a 10 años cuando hay evidencia de fraude. Las mismas directrices aconsejan a los declarantes que les conviene mantener registros de informes combinados durante 10 años. Fuente: https://realfile.tax.newmexico.gov/CRS-1%20Filers%20Kit%20For%20Reporting%20Gross%20Receipts%20Withholding%20and%20Compensating%20Taxes%20July%20through%20December%202019.pdf

Cuando una industria necesita registros adicionales

Las empresas de cannabis están autorizadas y supervisadas por la División de Control del Cannabis. La actividad autorizada conlleva obligaciones de seguimiento de inventario y ventas, además del registro de impuestos sobre los ingresos brutos. Esto se aplica únicamente a los establecimientos de cannabis autorizados.

Los contratistas de construcción tienen declaraciones de ingresos brutos vinculadas a los proyectos y ubicaciones de construcción, y la estructura de declaración basada en la ubicación significa que los registros del proyecto deben mostrar dónde se realizó el trabajo.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una empresa de servicios de Santa Fe presenta declaraciones de ingresos brutos por ubicación. Cada mes, guarda un listado de recibos por ubicación del cliente, las facturas que justifican dos deducciones importantes y la declaración presentada. Cuando el Departamento solicita información sobre una deducción tres años después, la empresa puede rastrear la línea de la declaración hasta la factura y el contrato.

Un taller contrata a un técnico el 3 de marzo. La oficina informa de la contratación al Directorio de Nuevas Contrataciones de Nuevo México en un plazo de 20 días, abre el registro de salarios por desempleo del trimestre y archiva la documentación de la contratación junto con el primer registro de nómina de ese empleado.

Informes de ingresos brutos por servicios y propiedades

Para una empresa de servicios de Nuevo México, la factura debe conservar los detalles del servicio y la ubicación que se utilizan para calcular el impuesto sobre los ingresos brutos. La contabilidad debe guardar cualquier comprobante de deducción junto con el recibo, en lugar de restar los gastos ordinarios del libro mayor de ingresos brutos.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas de Nuevo México estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Nuevo México.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.