Contabilidad de Nueva Jersey

Cuando una industria necesita registros adicionales

Los restaurantes y otros vendedores que emiten recibos a los clientes están expresamente incluidos en la norma del registro individual del impuesto sobre las ventas de la Parte 4, por lo que las empresas de hostelería deben conservar los recibos de los clientes junto con los demás registros de ventas durante el período de cuatro años que allí se indica.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un restaurante de Nueva Jersey conserva copias fieles de las facturas de los clientes, los recibos de caja, los comprobantes de venta y los registros de compra durante cuatro años a partir de la fecha de presentación de la declaración trimestral del impuesto sobre las ventas correspondiente a ese período, porque la normativa del impuesto sobre las ventas en la sección de mantenimiento de registros exige ese período, y los totales resumidos por sí solos no son suficientes después del cambio de 2016 descrito en la Parte 4.

Un minorista conserva únicamente resúmenes de ventas mensuales y desecha los recibos individuales después de 90 días. Según la norma vigente descrita en la Parte 4, esta práctica ya no es válida para los períodos posteriores a la enmienda de 2016, y si los registros no reflejan claramente los ingresos, la División puede reconstruirlos a partir de otra información, de conformidad con la autoridad descrita en la sección de mantenimiento de registros.

Comprobante de transacción individual para el impuesto sobre las ventas

Un restaurante no puede asumir que un resumen mensual de ingresos proporciona la misma evidencia que los cheques o las transacciones en el punto de venta que lo respaldan. Archivar los registros de ventas sin procesar junto con los totales facilita la conciliación de la declaración de impuestos, la liquidación de efectivo y el depósito bancario.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas de Nueva Jersey estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción en cuestión y de la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Nueva Jersey.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.