Contabilidad de New Hampshire

Mantener registros que respalden los libros.

Las obligaciones de registro de impuestos comerciales de New Hampshire son específicas para cada impuesto. Para los operadores del Impuesto sobre Comidas y Alquileres, la regla REV 708.01 del Departamento de Administración de Ingresos y los Estatutos Revisados Anotados 78-A:19 exigen que los operadores mantengan registros, y el folleto del Departamento sobre Comidas y Alquileres establece que los operadores deben mantener registros durante tres años, y que si los registros no son suficientes para rendir cuentas al estado sobre la responsabilidad de recaudación de impuestos, el Departamento determinará la responsabilidad con base en los registros disponibles y denegará la comisión del 3 por ciento disponible según RSA 78-A:7, III. Fuente: Folleto de impuestos sobre comidas y alquileres de 2025, Departamento de Administración de Ingresos de New Hampshire (PDF)

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Los impuestos empresariales que impulsan la mayor parte de la contabilidad en New Hampshire son el Impuesto sobre Beneficios Empresariales y el Impuesto sobre Empresas. El Departamento establece que el Impuesto sobre Empresas se calcula sobre la base imponible del valor empresarial, que es la suma de todas las compensaciones pagadas o devengadas, los intereses pagados o devengados y los dividendos pagados, al 0,55 por ciento para los períodos impositivos que finalicen el 31 de diciembre de 2022 o después de esa fecha, y que para los períodos que comiencen el 1 de enero de 2025 o después de esa fecha, toda empresa con más de 298.000 dólares de ingresos brutos de todas sus actividades, o una base imponible del valor empresarial superior a 298.000 dólares, debe presentar una declaración del Impuesto sobre Empresas. El Impuesto sobre Empresas pagado puede utilizarse como crédito contra el Impuesto sobre Beneficios Empresariales, con un plazo de diez períodos impositivos para los créditos correspondientes a los períodos que finalicen el 31 de diciembre de 2014 o después de esa fecha. Fuente: Impuestos empresariales, Departamento de Administración de Ingresos de Nuevo Hampshire

La misma página del Departamento indica que la tasa del Impuesto sobre Beneficios Empresariales es del 7,5 por ciento para los períodos impositivos que finalizan el 31 de diciembre de 2023 o después, que los ingresos multiestatales se prorratean utilizando un único factor de ventas para los períodos que finalizan el 31 de diciembre de 2022 o después, que las empresas unitarias deben utilizar la declaración consolidada, y que para los períodos que comienzan el 1 de enero de 2025 o después, toda organización empresarial con ingresos brutos empresariales superiores a 109.000 dólares debe presentar una declaración del Impuesto sobre Beneficios Empresariales. Fuente, misma página del Departamento que la anterior. Dado que la base del Impuesto sobre Empresas Comerciales es la remuneración, los intereses y los dividendos, los registros de nómina e intereses son registros fiscales en Nuevo Hampshire de una manera que no lo son en un estado con un impuesto sobre beneficios puro.

Registros de nómina e informes del empleador

Nuevo Hampshire no aplica retención de impuestos estatales sobre la renta salarial, ya que no tiene un impuesto general sobre la renta personal aplicable a los salarios, tal como se describe en la sección de impuestos estatales. Por lo tanto, los empleadores no mantienen un registro de retención de impuestos estatales sobre la renta salarial comparable al de otros estados incluidos en este grupo, pero sí conservan registros de compensación del Impuesto sobre la Renta de las Empresas, dado que la compensación forma parte de dicha base imponible, según la sección de impuestos estatales.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Los restaurantes, hoteles y operadores de alquiler de vehículos motorizados son operadores del Impuesto sobre Comidas y Alquileres (Meals and Rentals Tax) con licencias, recaudación y remesa mensuales, registros y normas de comisiones descritas en las Partes 1 y 2. Los operadores deben presentar una declaración del Impuesto sobre Comidas y Alquileres y pagar el impuesto recaudado mensualmente, generalmente antes del día 15 del mes siguiente al período impositivo, como se describe en la información técnica del Departamento resumida en los resultados de la búsqueda. La declaración de la fecha de vencimiento mensual se basa en el resumen de la publicación del Departamento. Fuente: Comunicado de información técnica, Departamento de Administración de Ingresos de Nuevo Hampshire (PDF)

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un restaurante de New Hampshire no tiene que recaudar el impuesto general sobre las ventas en las ventas minoristas ordinarias, pero como operador de comidas y alquileres, recauda el impuesto sobre comidas y alquileres de los clientes, presenta la documentación mensualmente, conserva los registros del operador durante tres años y mantiene registros adecuados para justificar el impuesto o corre el riesgo de perder la comisión de recaudación del 3 por ciento descrita en la sección de mantenimiento de registros.

Una empresa con una nómina elevada pero bajos beneficios sigue analizando el Impuesto sobre la Actividad Empresarial, porque esa base imponible incluye la remuneración pagada o devengada incluso cuando los beneficios son bajos, y por ese motivo mantiene los registros de nómina, intereses y dividendos junto con su archivo del Impuesto sobre los Beneficios Empresariales.

Registros de impuestos de empresas comerciales

El impuesto sobre las empresas comerciales de New Hampshire hace que la remuneración, los intereses y los dividendos sean relevantes de una manera que los informes de ganancias ordinarios tal vez no expliquen completamente. Estas categorías deben justificarse y conciliarse por separado cuando la empresa esté sujeta a dicho impuesto.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas de New Hampshire estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Una revisión mensual práctica para las empresas de New Hampshire

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.