Contabilidad en Nevada
Las empresas de Nevada podrían necesitar llevar un registro independiente del impuesto sobre las ventas, los impuestos relacionados con la nómina y los recibos del Impuesto Comercial. Una contabilidad precisa vincula las transacciones con las facturas, los recibos, la actividad bancaria, los registros de nómina y las declaraciones de impuestos que dependen de ellos. A continuación, se detallan los registros relevantes en Nevada.
Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor
Nevada no impone un impuesto estatal sobre la renta a las personas físicas. El Departamento de Impuestos afirma que los residentes de Nevada no pagan impuestos estatales sobre los ingresos obtenidos por sueldos, salarios o compensaciones similares, que el estado no impone un impuesto estatal sobre la renta a las personas físicas ni participa en la administración del impuesto federal sobre la renta, y que un residente de Nevada no necesita presentar una declaración de impuestos estatales sobre la renta basada en los ingresos del trabajo. El Departamento también afirma que Nevada tiene un Impuesto al Comercio para las empresas cuyos ingresos brutos superan los 4 millones de dólares en un año fiscal, y que las empresas más pequeñas por debajo de ese umbral no están sujetas a dicho impuesto. Fuente: Impuesto sobre la renta en Nevada, Departamento de Impuestos de Nevada
Otros impuestos de Nevada que influyen en la contabilidad incluyen el impuesto sobre las ventas y el uso, el Impuesto Empresarial Modificado sobre la nómina de los empleadores, el Impuesto al Comercio (como se mencionó anteriormente), el Impuesto sobre el Entretenimiento en Vivo y los impuestos especiales de la industria, incluidos los impuestos y las tasas sobre los juegos de azar. El Impuesto Empresarial Modificado se describe en los resúmenes secundarios como un impuesto sobre los salarios brutos para los empleadores sujetos a la ley de compensación por desempleo de Nevada. La página oficial del Departamento de Impuestos sobre la Renta confirma que en Nevada existen el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre la propiedad, como se indicó anteriormente.
Cuando una industria necesita registros adicionales
El sector del juego constituye el régimen industrial central de Nevada. Los procedimientos de control interno de la Junta de Control de Juegos de Nevada exigen a los licenciatarios que mantengan los registros requeridos por los capítulos 368A y 463 de los Estatutos Revisados de Nevada y sus reglamentos relacionados, incluidos los registros fiscales de espectáculos en vivo en los establecimientos con licencia. El Reglamento 6 establece los registros contables y las obligaciones de conservación para los licenciatarios, incluidos los estados financieros auditados para los licenciatarios de mayor tamaño según los Reglamentos 6.040 y 6.050, tal como se describe en la literatura contable secundaria. Fuentes: Procedimientos de control interno, entretenimiento, Junta de Control de Juegos de Nevada (PDF); Lista de verificación de cumplimiento de auditoría interna, reglamentos varios, Junta de Control de Juegos de Nevada (PDF)
Contabilidad en la práctica
Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.
Una empresa de Nevada con ingresos brutos de 3 millones de dólares en Nevada durante un año fiscal está por debajo del umbral de 4 millones de dólares del Impuesto al Comercio establecido por el Departamento en la sección de impuestos estatales, por lo que no debe ningún Impuesto al Comercio para ese año, pero aún así recauda y remite el impuesto sobre las ventas minoristas gravables y conserva los registros de entrada originales descritos en la sección de mantenimiento de registros.
La misma empresa supera los 4 millones de dólares en ingresos brutos en Nevada durante el siguiente ejercicio fiscal. Ahora necesita registros suficientes para determinar su obligación tributaria por el Impuesto al Comercio según la categoría de la industria, y debe conservarlos durante cuatro años, o más si hay un litigio pendiente en virtud del capítulo 363C.
Umbral del impuesto comercial e impuestos sobre la nómina
En Nevada, la declaración de ingresos no puede reducirse a la ausencia de un impuesto estatal sobre la renta. Las empresas cercanas al umbral aplicable del Impuesto al Comercio necesitan registros de ingresos brutos, mientras que los empleadores deben diferenciar los impuestos sobre la nómina y la declaración del desempleo de los gastos operativos ordinarios.
Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Nevada estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.
Un análisis mensual práctico para las empresas de Nevada.
Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.
Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.
Qué tener disponible
Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.
Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.