Contabilidad en Nebraska

Mantener registros que respalden los libros.

La normativa REG-1-008 de Nebraska sobre impuestos sobre ventas y uso exige que las personas obligadas a pagar dichos impuestos mantengan registros, y establece que, cuando falten registros, se presume que todos los ingresos brutos están sujetos a impuestos, o el Departamento de Ingresos puede estimar la obligación tributaria. Fuente: REG-1-008, Registros, Departamento de Ingresos de Nebraska (PDF)

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Los impuestos de Nebraska que suelen influir en la contabilidad incluyen el impuesto sobre la renta individual y las retenciones patronales, el impuesto sobre la renta corporativa y los impuestos estatales y locales sobre las ventas y el uso. La normativa sobre el registro del impuesto sobre las ventas y la normativa sobre el registro del impuesto sobre la renta se citan en la sección de contabilidad. Los impuestos locales sobre las ventas añaden registros de ventas a nivel local, ya que el Departamento recauda el impuesto local sobre las ventas para los municipios y debe mantener registros del dinero recibido y distribuido conforme a la Ley de Ingresos de Opción Local, tal como se describe en los resúmenes de estatutos consultados.

Los programas de incentivos de Nebraska crean sus propias listas de registros. Para la Ley de Crecimiento del Empleo y la Inversión, el Departamento enumera los registros que se deben conservar, incluidos los cronogramas de depreciación fiscal, las listas de bienes calificados, las facturas de compra, las facturas y estados de cuenta de contratistas, los cálculos de equivalentes a tiempo completo, los registros de nómina que documentan las horas pagadas, los registros de nómina que enumeran a los empleados asalariados, las declaraciones de impuestos sobre la nómina estatales y federales, y una cuenta por cobrar o un seguimiento del impuesto sobre las ventas y el uso reembolsable pagado sobre bienes calificados, con facturas de compra y detalles del impuesto sobre el uso. Fuente: Ley de Retención de Registros del Departamento de Ingresos de Nebraska

Registros de nómina e informes del empleador

La notificación de nuevas contrataciones es obligatoria dentro de los 20 días. El Departamento de Salud y Servicios Humanos de Nebraska establece que todos los empleadores y organizaciones laborales que operan en Nebraska deben notificar a los nuevos empleados, empleados recontratados o llamados a filas, empleados temporales o de temporada y contratistas independientes, según se define en la sección 48-2302 del Estatuto de Nebraska, y deben informar el nombre, la dirección, el número de Seguro Social y la fecha de contratación del empleado, así como el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal federal del empleador, dentro de los 20 días. Fuente: Informe de nuevas contrataciones para empleadores, Departamento de Salud y Servicios Humanos de Nebraska

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Los registros de impuestos sobre ventas y uso, según lo estipulado en el Reglamento REG-1-008, deben conservarse durante un mínimo de tres años después de presentada la declaración, o mientras esté pendiente cualquier solicitud de reembolso o petición de revisión de una determinación de deficiencia, a menos que el Departamento autorice su destrucción por escrito con anterioridad. El Departamento podrá emitir una determinación de deficiencia dentro de los seis años en las circunstancias descritas en el reglamento, incluyendo los casos en que no se haya presentado una declaración debidamente cumplimentada o la deficiencia supere el 25 por ciento del monto declarado. Fuente: REG-1-008, Departamento de Ingresos de Nebraska (PDF)

Los registros de combustibles para motores tienen una regla específica: al menos tres años después de la presentación del informe o declaración, y cinco años si no se presentan los informes o declaraciones requeridos. Se establece una regla de tres años para los minoristas de combustibles para vehículos, combustibles para aeronaves y diésel. Este alcance se aplica únicamente a los titulares de licencias de combustible. Fuente: Capítulo 73, Impuesto sobre los combustibles de Nebraska, Departamento de Ingresos de Nebraska

Cuando una industria necesita registros adicionales

Las empresas que solicitan incentivos fiscales en Nebraska, como la Ley de Crecimiento del Empleo y la Inversión, la Ley de Ventajas de Nebraska, la Ley ImagiNE Nebraska o la Ley de Reurbanización Urbana, tienen la obligación de mantener registros del programa y presentar informes anuales, incluyendo la lista detallada en la sección de impuestos estatales correspondiente a la Ley de Crecimiento del Empleo y la Inversión. Este alcance se aplica únicamente a quienes solicitan incentivos.

Los titulares de licencias de combustibles tienen las obligaciones de facturación y retención establecidas en la sección de retención, incluidas las normas de redacción de facturas en efectivo estipuladas en el capítulo de combustibles. Este ámbito de aplicación se aplica únicamente a los contribuyentes del sector de combustibles.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Nebraska presenta una declaración de impuestos sobre las ventas y conserva los registros de ingresos brutos que la respaldan. El período mínimo de retención es de tres años después de presentada la declaración, y más largo si hay una solicitud de reembolso o una redeterminación de deficiencia pendiente, por lo que una solicitud pendiente detiene la fecha de destrucción incluso después de transcurridos tres años.

Una empresa paga a un contratista independiente una cantidad que debe declararse en el Formulario 1099. Según los criterios de declaración de contratistas independientes en la sección de nómina, la empresa verifica la edad, la condición de persona física o propietario único y el importe del Formulario 1099, y si se cumplen los criterios, declara al contratista en un plazo de 20 días como si fuera un nuevo empleado.

Registros de respaldo del programa de incentivos

Los incentivos fiscales de Nebraska son un buen ejemplo de por qué la contabilidad estándar y la contabilidad de programas especiales a veces difieren. Una empresa que solicita un incentivo puede necesitar, además de sus libros contables habituales, el registro de activos a nivel de proyecto, horas de nómina, facturas de contratistas y el seguimiento de impuestos reembolsables.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Nebraska estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.

Una revisión mensual práctica para las empresas de Nebraska

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.