Contabilidad de Mississippi

Mantener registros que respalden los libros.

La ley de Mississippi exige que cada contribuyente mantenga registros precisos, completos y legibles. Estos registros deben conservarse para determinar el monto del impuesto adeudado y declarado por cada transacción, deben estar escritos en inglés, deben incluir la fecha de la transacción en facturas, recibos, cheques, recibos de caja y cintas de caja registradora, deben estar disponibles para su revisión por el Departamento de Ingresos cuando este lo solicite, y deben conservarse en el lugar de negocios o en el lugar principal de negocios si este se encuentra fuera de Mississippi. Si no se mantienen registros adecuados, el Departamento puede determinar la responsabilidad y calcular el impuesto utilizando cualquier información disponible. Fuente: Registro y conservación de documentos, Departamento de Ingresos de Mississippi

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Los impuestos de Mississippi que comúnmente influyen en la contabilidad incluyen el impuesto sobre las ventas, el impuesto al uso, el impuesto sobre la renta y el impuesto de retención, cada uno con listas de registros adicionales en la página del Departamento citada en la sección de mantenimiento de registros. Para el impuesto sobre las ventas, se debe mantener un conjunto separado de registros de ventas para cada ubicación comercial, se debe conservar la documentación, incluida la factura de venta, para probar cualquier exención o deducción, los vendedores que venden a un titular de permiso deben mantener un registro de cada venta con una descripción del artículo, precio, fecha, nombre y dirección del comprador y número de permiso, y los registros completos deben respaldar las deducciones por deudas incobrables, mercancía devuelta y ventas canceladas. Fuente: Registro y conservación de documentos, Departamento de Ingresos de Mississippi

La guía de auditoría del Departamento establece que los contribuyentes son responsables de mantener libros y registros suficientes para calcular la obligación tributaria, y que algunas liquidaciones resultan de la falta de registros que respalden los cálculos de ingresos y las deducciones de gastos. Fuente: Procedimientos de auditoría, Departamento de Ingresos de Mississippi

Registros de nómina e informes del empleador

Para la retención de impuestos, la página de registro del Departamento requiere registros de retención que incluyan el nombre, la dirección y el número de Seguro Social de cada empleado, las fechas de empleo, las fechas y los montos de los salarios pagados, las fechas y los montos de los impuestos retenidos, los certificados de exención de retención de Mississippi y federales para cada empleado, los cheques de nómina cancelados, copias de todos los formularios W2 y 1099 emitidos, y registros de beneficios adicionales, reembolsos de gastos, pagos de jubilación, gastos de viaje, subsidio de vacaciones, pagos por despido y propinas. Fuente: Registro y conservación de documentos, Departamento de Ingresos de Mississippi

Según la sección 43-19-46 del Código de Mississippi, tal como se describe en el manual de manutención infantil del Departamento de Servicios Humanos, es obligatorio que los nuevos empleados se registren en el Directorio Estatal de Nuevas Contrataciones, administrado por el Departamento de Servicios Humanos de Mississippi, dentro de los 15 días posteriores a la contratación, recontratación o reincorporación laboral de un empleado. Fuente: Manual de manutención infantil, Departamento de Servicios Humanos de Mississippi (PDF)

Ingresos, compras y documentación

Mississippi es más específico que la mayoría de los estados en este grupo. Además de la lista general en la sección de mantenimiento de registros, las cuentas corporativas deben mantener libros de activos fijos por ubicación con costo histórico por año de adquisición, registros de inventario por ubicación, incluido el inventario en tránsito al cierre del año, papeles de trabajo que detallen los métodos de valoración de activos y tasaciones, contratos de alquiler y arrendamiento con partes no relacionadas, libros de nómina por ubicación, declaraciones federales completas, diarios de ventas y facturas que detallen las ventas de bienes muebles tangibles por punto de origen y destino del envío, diarios de ventas y facturas que detallen las ventas de servicios por destino de la transacción, registros que documenten las tarifas de alquiler de mercado justo para la propiedad propiedad de una entidad relacionada, registros de propiedad y estructura de capital, actas corporativas y documentos similares, registros que respalden un cambio en la contabilidad y registros para respaldar los créditos fiscales. Fuente: Registro y conservación de documentos, Departamento de Ingresos de Mississippi

Cuando una industria necesita registros adicionales

La página de registro del Departamento indica que los casinos, mayoristas de cerveza o tabaco, distribuidores de petróleo y otras industrias especializadas deben revisar los requisitos de registro específicos en las normas y reglamentos del Departamento. Se trata de una indicación sobre las normas específicas de cada sector, no de una obligación general para todas las empresas. Fuente: Registro y conservación de documentos, Departamento de Ingresos de Mississippi

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista con dos tiendas en Mississippi mantiene un registro de ventas separado para cada ubicación y, para cada venta a un titular de permiso, conserva la descripción del artículo, el precio, la fecha, el nombre y la dirección del comprador, y el número de permiso, tal como lo exige la sección de impuestos estatales.

Una empresa contrata a un trabajador el 1 de junio. En Mississippi, la notificación de nuevas contrataciones debe realizarse dentro de los 15 días, un plazo más corto que el de 20 días que se utiliza en la mayoría de los estados de este grupo, por lo que un calendario de nómina basado únicamente en la regla de los 20 días estaría fuera de plazo en Mississippi.

Registros de ventas y historiales de activos basados en la ubicación

Las directrices de Mississippi son inusualmente explícitas en cuanto a la necesidad de conservar los registros comerciales de respaldo. Una empresa con múltiples sucursales debe conservar los datos de ventas por establecimiento y mantener las fechas y los costos de adquisición de activos en un cronograma aparte, en lugar de basarse en una cifra resumida del balance general.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Mississippi estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Mississippi

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.