Contabilidad de Minnesota

Mantener registros que respalden los libros.

Las normas del impuesto sobre las ventas y el uso de Minnesota exigen que los contribuyentes que llevan registros electrónicos conserven registros que incluyan un libro mayor con referencias de origen que coincidan con los informes financieros de los períodos de declaración del impuesto sobre las ventas, libros auxiliares cuando se utilicen para respaldar el libro mayor, y facturas, comprobantes y otros registros que respalden los datos contables resumidos, identificados y puestos a disposición del Departamento de Ingresos cuando se soliciten. Los registros electrónicos deben conservarse mientras su contenido pueda ser relevante para la administración de la ley del impuesto sobre las ventas y el uso. Fuente: Regla de Minnesota 8130.7500, Revisor PDF

En lo que respecta al impuesto sobre las ventas y el uso en general, el Departamento de Ingresos establece que los registros deben incluir facturas, recibos, comprobantes, cintas de caja registradora y cualquier otro documento que respalde los asientos contables, además de certificados de exención, documentos de envío y hojas de cálculo utilizadas para preparar las declaraciones. Fuente: Presentación de declaraciones y mantenimiento de registros, Departamento de Ingresos de Minnesota

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Los impuestos de Minnesota que suelen influir en la contabilidad incluyen el impuesto sobre la renta individual y la retención del empleador, el impuesto de franquicia corporativa, el impuesto sobre las ventas y el uso, incluidos los impuestos locales sobre las ventas, y los impuestos relacionados con MinnesotaCare sobre los proveedores de atención médica y las personas relacionadas, cuando corresponda. La guía de registro del impuesto sobre las ventas y el uso se cita en la sección de mantenimiento de registros. La referencia al impuesto sobre la atención médica aparece en el estatuto de evaluación, que menciona una declaración para un impuesto establecido en la sección 95.52 del impuesto estatal. Fuente: Estatutos de Minnesota 289A.38, Revisor

Registros de nómina e informes del empleador

La notificación de nuevas contrataciones es obligatoria dentro de los 20 días calendario posteriores a la fecha de contratación. La sección 42A.29 de los Estatutos de Minnesota, relativa al mantenimiento de registros, exige a los empleadores que operan en Minnesota que informen sobre la contratación de un empleado que resida o trabaje en el estado y al que el empleador prevea pagarle un salario, al comisionado responsable del sistema centralizado de informes laborales. La ley establece una excepción para las personas que serán empleadas por menos de dos meses y cuyos ingresos brutos serán inferiores a 250 dólares mensuales. Fuente: Estatutos de Minnesota 142A.29, PDF del revisor

Los detalles salariales del seguro de desempleo deben reportarse por unidad informante, es decir, ubicación física, para cumplir con los requisitos estadísticos federales, y los empleadores mantienen las unidades informantes en el sistema estatal de desempleo en uimn.org como se describe en la guía del usuario del empleador. Fuente: Guía del usuario para empleadores, Seguro de desempleo de Minnesota

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Para los impuestos administrados bajo el capítulo 289A de los Estatutos de Minnesota, el período general de evaluación es de 3.5 años a partir de la fecha de presentación de la declaración. Si se presenta una declaración falsa o fraudulenta, o si no se presenta ninguna declaración, se puede evaluar el impuesto en cualquier momento. Si una omisión excede el 25 por ciento de los ingresos brutos declarados, o de los impuestos informados en una declaración de ventas, uso o retención, se puede evaluar un impuesto adicional dentro de los 6.5 años posteriores a la fecha de vencimiento o a la fecha de presentación, lo que ocurra más tarde. Fuente: Estatutos de Minnesota 289A.38, Revisor

Cuando una industria necesita registros adicionales

Las organizaciones de juego legales están sujetas a un marco de evaluación y registro separado según el capítulo 297E de los Estatutos de Minnesota, que utiliza la misma regla general de evaluación de 3,5 años y la regla de omisión importante de 6,5 años descrita para los impuestos sobre el juego. Fuente: Estatutos de Minnesota 297E.11, Revisor PDF

La administración de deudas y los registrantes regulados relacionados, según la sección 32A.12 de los Estatutos de Minnesota sobre nóminas, deben mantener libros, cuentas y registros que permitan al comisionado determinar el cumplimiento, y deben conservarlos durante al menos seis años después de realizar el último asiento en cualquier transacción registrada en ellos. Este alcance se limita a los registrantes bajo ese capítulo. Fuente: Estatutos de Minnesota 332A.12, Revisor PDF

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Minnesota conserva, para cada período de impuesto sobre las ventas, los recibos de caja, las facturas, los certificados de exención, los documentos de envío de las ventas entregadas y la hoja de cálculo utilizada para preparar la declaración, y conserva el conjunto durante al menos 3,5 años después de que se haya presentado la declaración, coincidiendo con el período de evaluación en la sección de retención.

Una empresa contrata a un trabajador temporal que se espera que trabaje durante tres meses. La excepción para trabajos de corta duración prevista en la ley no se aplica a este caso, ya que exige una duración inferior a dos meses y unos ingresos brutos inferiores a 250 dólares mensuales, por lo que el empleador debe notificar la contratación en un plazo de 20 días naturales.

Registros de ventas electrónicos detallados y programas de nómina independientes.

Las empresas de Minnesota obtienen un registro de auditoría más claro cuando los documentos de trabajo de ventas mensuales conectan el libro mayor con las facturas y los registros de exenciones. Los programas de nómina también deben conciliarse por separado, especialmente cuando los informes de licencia remunerada y desempleo utilizan cálculos distintos.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Minnesota estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Minnesota.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.