Contabilidad en Massachusetts

Mantener registros que respalden los libros.

La regulación de Massachusetts 830 CMR 62C.25.1 exige que toda persona sujeta a impuestos según los capítulos tributarios de Massachusetts enumerados, o responsable de recaudar dichos impuestos, conserve libros de contabilidad o registros permanentes que sean suficientemente precisos y completos para establecer los ingresos brutos, las deducciones, los créditos y demás asuntos que deben declararse. Los registros deben ser fácilmente localizables y estar organizados para que el Comisionado de Ingresos pueda determinar la obligación tributaria, y los registros procesables por máquina deben contener detalles a nivel de transacción y poder recuperarse en un formato estándar cuando se solicite. El incumplimiento de la obligación de mantener registros completos, precisos y accesibles puede llevar al Comisionado a determinar el impuesto a partir de otra información y puede conllevar sanciones, incluyendo la denegación de deducciones, créditos y exenciones. Fuente: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Las empresas mantienen un libro mayor vinculado a los documentos originales, los registros bancarios y las declaraciones presentadas, ya que la normativa exige que el contribuyente asuma la carga de la prueba de los asientos, deducciones y créditos reclamados. Esta práctica se deriva de la norma sobre la carga de la prueba establecida en la misma normativa citada anteriormente.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Los impuestos de Massachusetts que suelen influir en la contabilidad incluyen el impuesto sobre la renta personal y la retención de salarios, el impuesto especial corporativo, el impuesto sobre las ventas y el uso, el impuesto sobre las ventas de comidas, el impuesto especial sobre la ocupación de habitaciones y los impuestos sobre la venta minorista de marihuana. La normativa de retención de registros abarca expresamente los capítulos que incluyen el impuesto sobre la renta, los impuestos especiales corporativos y comerciales, el impuesto sobre las ventas y el uso, y las contribuciones al permiso familiar y médico remunerado según el capítulo 175M. Fuentes: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Registros de nómina e informes del empleador

La declaración de salarios del seguro de desempleo es trimestral. El Departamento de Asistencia por Desempleo indica que los informes detallados de empleo y salarios deben presentarse el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero, y que un informe debe incluir el número de cuenta del empleador, el número de Seguro Social y el nombre completo del empleado, las horas trabajadas, el salario bruto, el salario sujeto a retención, el impuesto estatal sobre la renta retenido, el lugar de trabajo y los datos de empleo del día 12 del mes. Fuente: Envíe el informe detallado de empleo y salario a través de Mass.gov.

Ingresos, compras y documentación

La normativa de retención exige registros suficientes para justificar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y su sección de intercambio electrónico de datos ofrece ejemplos del nivel de detalle que debe contener un registro aceptable, incluyendo el nombre del vendedor y del comprador, la fecha de la factura, la descripción del producto, la cantidad, el precio, el importe del impuesto, la situación fiscal y los detalles del envío. Los registros del punto de venta deben permitir la conciliación directa de recibos y facturas con los libros y devoluciones. Fuente: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Los registros requeridos por 830 CMR 62C.25.1 deben conservarse mientras su contenido sea relevante para la administración tributaria de Massachusetts. Como mínimo, a menos que el Comisionado autorice por escrito su destrucción anticipada, los registros deben conservarse hasta que expire el plazo de prescripción para las liquidaciones adicionales del período, que, según la normativa, es generalmente de tres años a partir de la fecha límite de presentación de la declaración o de la fecha en que se presentó efectivamente, lo que ocurra más tarde. Las excepciones establecidas en la normativa incluyen el fraude o la falta de presentación, en cuyo caso la liquidación puede producirse en cualquier momento; una prórroga acordada; los registros de un futuro hecho imponible, como la base de la propiedad, que deben conservarse hasta tres años después de la declaración del año de la enajenación; y los registros que respaldan una solicitud de reembolso, crédito o reducción, que deben conservarse hasta la resolución definitiva de la solicitud. Fuente: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Cuando una industria necesita registros adicionales

Los vendedores de comidas tienen las obligaciones adicionales de recibos diarios, control de barras y verificación de cintas de caja descritas en la sección de impuestos estatales. Los minoristas de marihuana tienen las obligaciones aprobadas de verificación de puntos de venta e ingresos brutos descritas en la sección de impuestos estatales, y la manipulación de datos de puntos de venta está prohibida.

Los proveedores de servicios humanos y sociales financiados por el estado están sujetos a las normas estatales de cumplimiento, presentación de informes y auditoría, incluyendo la presentación de estados financieros uniformes anuales y un informe del auditor independiente conforme a la norma 808 CMR 1.00, según se menciona en las regulaciones de tarifas de la Oficina Ejecutiva de Salud y Servicios Humanos. Este alcance se limita a los proveedores que adquieren servicios a través del estado, no a las empresas en general. Fuente de la referencia tal como apareció en una propuesta de reglamento: Reglamento propuesto, Mass.gov

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un restaurante en una ciudad que adoptó el impuesto local sobre las comidas conserva, para cada día, cintas de caja, recibos de bar, recibos de comedor y un registro diario de ingresos, separados en comidas gravables, alcohol y alimentos no gravables, y conserva las declaraciones de comidas presentadas junto con esos registros durante al menos el período de evaluación de tres años descrito en la sección de retención.

Un minorista destruye los registros de ventas dos años después de presentarlos. Dado que el período mínimo general se extiende hasta que expira el plazo de prescripción para la evaluación, generalmente tres años después de la fecha de vencimiento o de la fecha de presentación, lo que ocurra más tarde, la destrucción se considera anticipada según la normativa citada en la sección de retención, incluso si no hay ninguna auditoría pendiente.

Registros digitales y actividad del impuesto especial sobre las comidas locales

Un informe de ventas de un restaurante debe distinguir entre comidas, bebidas alcohólicas y otros ingresos cuando así lo exijan las normas aplicables. Las normas de registros electrónicos de Massachusetts también hacen importante que los datos antiguos puedan seguir leyéndose y vinculándose con los libros contables después de las migraciones de software.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Massachusetts estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Massachusetts.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.