Contabilidad en Maryland

Mantener registros que respalden los libros.

La ley de Maryland exige que un vendedor mantenga registros completos y precisos de todas las ventas y compras, así como del impuesto sobre las ventas y el uso recaudado y pagado. Los registros deben distinguir adecuadamente las ventas y compras gravables de las no gravables. Si los registros son insuficientes, el Contralor puede calcular la obligación tributaria mediante proyección a partir de los registros disponibles, mediante un estudio de negocios similares o sobre cualquier otra base razonable, y la carga de la prueba recae sobre el vendedor para demostrar que el impuesto se recaudó y pagó correctamente. Fuente: Contralor de Maryland, Consejo Tributario para Empresas número 2. http://marylandtaxes.gov/forms/Business_Tax_Tips/bustip2.pdf

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Maryland aplica un impuesto sobre las ventas y el uso a una tasa estatal del 6%, con un tratamiento reducido o diferente para ciertos artículos y una tasa más alta para las ventas de cannabis a consumidores adultos, según el marco tributario del cannabis administrado por el Contralor. Maryland no tiene un impuesto general sobre las ventas a nivel local, aunque existen impuestos locales para fines específicos, como los impuestos sobre el alquiler de hoteles que imponen los condados y ciertos impuestos especiales.

Maryland también cuenta con impuestos sobre la renta individual y corporativa, retención de impuestos para empleadores, impuesto local sobre la renta recaudado por el estado como parte del sistema tributario estatal (que varía según el condado de residencia para las personas físicas), y un impuesto sobre los ingresos brutos por publicidad digital para las grandes empresas que cumplen con sus umbrales de ingresos. El impuesto sobre la publicidad digital es un impuesto sobre los ingresos brutos, pero se aplica únicamente a las empresas con ingresos muy elevados por publicidad digital a nivel mundial y en Maryland, no a las pequeñas empresas comunes. El impuesto sobre entradas y espectáculos se impone a nivel local y es administrado en parte por el Contralor para ciertos declarantes.

Registros de nómina e informes del empleador

Seguro de desempleo. Los empleadores se registran en el Departamento de Trabajo de Maryland, División de Seguro de Desempleo, presentan informes trimestrales de salarios y contribuciones a través del sistema BEACON y pagan las contribuciones. Los empleadores también presentan las retenciones ante la Contraloría. Los registros de nómina deben respaldar los salarios por empleado por trimestre para ambos sistemas, y dado que el impuesto sobre la renta de Maryland incluye un componente por condado para las personas físicas, los registros de retención deben mostrar la información del condado del empleado.

Registros salariales. La Ley de Pago y Cobro de Salarios de Maryland y la Ley de Salarios y Horas exigen que los empleadores mantengan registros de horas, salarios y deducciones, y que proporcionen comprobantes de pago. El resumen de retención en las compilaciones secundarias indica que los registros de pago básico de Maryland se conservan durante tres años, mientras que los registros de impuestos sobre el empleo federales se conservan durante cuatro años según la ley federal.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Cannabis. Las empresas de cannabis con licencia deben conservar los certificados de reventa para las transacciones entre empresas, incluyendo el número de licencia del comprador o la licencia de impuestos sobre las ventas en el certificado. Asimismo, deben documentar las ventas de cannabis medicinal con la identificación médica del paciente o cuidador, ya que estas ventas no están sujetas al impuesto sobre el cannabis para adultos de la misma manera, mientras que las cantidades que superen un límite certificado sí están sujetas a impuestos. Fuente: resumen secundario de la guía del Contralor, disponible en la sección de retención.

Construcción y manufactura. Las empresas que solicitan una exención para bienes muebles tangibles utilizados directa y predominantemente en actividades de producción, o para su reventa o incorporación a un producto para la venta, deben conservar la documentación que demuestre dicho uso. Por lo tanto, los contratistas y fabricantes mantienen registros de trabajo y producción que respalden las compras exentas.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Maryland envía un producto a un cliente fuera de Maryland. Conserva la factura, el conocimiento de embarque y el comprobante de envío que muestra la entrega fuera del estado junto con sus registros de ventas durante cuatro años, para poder demostrar por qué no se cobraron los impuestos de Maryland sobre esa venta en caso de auditoría.

Una tienda compra equipo en línea a un vendedor de otro estado que no cobra impuestos de Maryland. Registra la compra en su libro de cuentas por pagar, acumula el impuesto de uso de Maryland sobre el precio de compra, lo declara en su declaración de impuestos sobre ventas y uso a través de Maryland Tax Connect y conserva la factura de compra durante cuatro años.

trazabilidad de los registros de impuestos sobre las ventas y registros de bienes personales

Una venta realizada en Maryland y cuyo envío se realizó fuera del estado ilustra por qué el comprobante de envío debe adjuntarse a la factura de venta. Para las empresas que poseen equipos e instalaciones, el libro mayor de activos fijos también es una fuente práctica para la presentación de informes sobre bienes empresariales, independientemente de los totales de gastos operativos.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Maryland estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Maryland.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.