Contabilidad en Maine

Mantener registros que respalden los libros.

La Regla 103 del Servicio de Ingresos de Maine, Mantenimiento y Retención de Registros, exige que todo contribuyente, incluidos todos los minoristas registrados bajo el Título 36, capítulo 211 y todos los proveedores de servicios registrados bajo la ley de impuestos a los proveedores de servicios, mantengan todos los registros necesarios para determinar la obligación tributaria correcta y los pongan a disposición del Asesor de Impuestos del Estado cuando lo solicite el Título 36, sección 12(4) sobre mantenimiento de registros. Fuente: Texto de la Regla 103. https://www.maine.gov/future/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/Rule_103_July_2021.pdf

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Maine aplica un impuesto sobre las ventas del 5,5 % a los bienes muebles tangibles y a ciertos servicios gravables, además de un impuesto complementario sobre el uso. Maine también impone un impuesto a los proveedores de servicios sobre servicios específicos, incluidos ciertos servicios de atención médica, apoyo comunitario, asistencia domiciliaria y servicios de telecomunicaciones y medios de comunicación, que debe mostrarse por separado en la factura del cliente y estar etiquetado como impuesto al proveedor de servicios, y no puede combinarse con el impuesto sobre las ventas, ni siquiera en la misma factura. Fuente: Guía comercial de los Servicios de Ingresos de Maine. https://www.maine.gov/revenue/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/BusinessGuide07152022.pdf

Se aplican tarifas más altas o específicas a ciertas categorías, en particular al alojamiento (9 %) y a la comida preparada y las bebidas alcohólicas en establecimientos de comida y alojamiento, que requieren libros de contabilidad con tarifas específicas. Maine también tiene impuestos sobre la renta de personas físicas y jurídicas, retenciones patronales e impuestos especiales sobre el combustible, el tabaco y el cannabis. Maine no tiene impuesto general sobre las ventas locales ni impuesto estatal sobre los ingresos brutos.

Registros de nómina e informes del empleador

Notificación de nuevas contrataciones. Las leyes de Maine y federales exigen que las nuevas contrataciones se notifiquen dentro de los 7 días posteriores a la fecha de contratación o recontratación, a la División de Cumplimiento y Recuperación de Manutención a través del Programa de Notificación de Nuevas Contrataciones de Maine. Este período de 7 días es más corto que el período de 20 días utilizado en la mayoría de los estados en este lote. Los empleadores que notifiquen más de 25 nuevas contrataciones deben utilizar una opción electrónica. Fuente: Departamento de Salud y Servicios Humanos de Maine, Preguntas frecuentes sobre nuevas contrataciones. http://www.maine.gov/dhhs/ofi/programs-services/child-support-services/employers/new-hire-faq

Seguro de desempleo y retención de impuestos. Los empleadores se registran en el Departamento de Trabajo de Maine para el seguro de desempleo, presentan informes salariales trimestrales a través de su sistema y se registran en el Servicio de Impuestos de Maine para la retención de impuestos. Los registros de nómina deben justificar los salarios de cada empleado por trimestre.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

El Título 36, sección 35, relativo al mantenimiento de registros, exige a las personas sujetas a impuestos conforme al Título 36 que mantengan los registros que el Asesor de Impuestos del Estado determine necesarios. Los registros de la mayoría de los impuestos conforme al Título 36 deben conservarse durante al menos 6 años. Los registros de ciertos impuestos sobre el combustible y los informes del Acuerdo Internacional sobre Impuestos al Combustible deben conservarse durante 4 años, y los registros de los impuestos conforme a los capítulos 371 y 575 y la Parte 8 deben conservarse durante el tiempo que exijan las leyes y reglamentos federales aplicables. Fuente: texto del estatuto reproducido en los materiales del Servicio de Ingresos de Maine. https://www1.maine.gov/REVENUE/othertaxes/tobacco/ExciseBull3%20CigTob%20072009.pdf

Cuando una industria necesita registros adicionales

Alojamiento, comidas y alquileres. Los operadores deben mantener registros por categoría de tarifa, ya que el alojamiento, las comidas preparadas y ciertos alquileres se gravan con tasas distintas a la tasa general del 5,5 %, y deben conservarse los registros fiscales de los proveedores de servicios que figuran en la sección de impuestos estatales. La guía comercial establece que todos los registros de declaraciones de los proveedores de servicios, incluidos los servicios brutos, exentos y gravables por categoría, deben conservarse durante seis años.

Servicios de atención médica y apoyo comunitario. Los proveedores sujetos al impuesto sobre servicios deben mantener registros de los servicios gravables y exentos, incluidos los servicios para reventa, los servicios a organizaciones exentas y los servicios vendidos a clientes de otros estados, clasificados por categoría.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una posada de Maine cobra por las habitaciones y las comidas preparadas. Lleva libros de contabilidad separados para el alojamiento (a su tarifa), las comidas (a su tarifa) y los productos de venta al por menor (al 5,5 %), y conserva todas las facturas y los recibos durante seis años, de modo que se puede rastrear cada partida de su declaración de impuestos sobre las ventas.

Un proveedor de asistencia domiciliaria sujeto al impuesto sobre proveedores de servicios enumera dicho impuesto por separado en las facturas, lo etiqueta como impuesto sobre proveedores de servicios, mantiene un registro de los servicios exentos prestados a clientes de otros estados y conserva los registros de la declaración del proveedor de servicios durante seis años.

Mayor tiempo de retención y diferentes categorías de servicios gravables.

En Maine, el proceso de archivo debería tener en cuenta la regla de los seis años mencionada en la investigación estatal citada, en lugar de eliminar automáticamente las facturas más antiguas después de tres años. Las empresas que venden comidas, alojamiento y otros artículos también deberían evitar agrupar todo tipo de recibos en una única categoría impositiva indiferenciada.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Maine estén sujetas a las mismas normas fiscales o de presentación de declaraciones. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de presentación de declaraciones controvertido es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Maine

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.