Contabilidad en Luisiana

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Luisiana aplica un impuesto estatal sobre las ventas y otro sobre el uso. La tasa estatal aumentó al 5 % a partir del 1 de enero de 2025, según la legislación reciente. A esto se suman los impuestos locales sobre las ventas, tanto parroquiales como municipales, lo que resulta en tasas combinadas que varían considerablemente según la ubicación y se encuentran entre las más altas del país. La contabilidad debe registrar los impuestos por parroquia y por la ubicación específica de la venta, y presentar las declaraciones locales por separado de la declaración estatal cuando sea necesario.

Luisiana también cuenta con impuestos sobre la renta individual y corporativa, un impuesto de franquicia corporativa que se ha ido eliminando gradualmente según la legislación reciente, retenciones patronales, impuestos sobre la extracción de petróleo, gas y otros recursos naturales, e impuestos especiales sobre el alcohol, el tabaco y los combustibles. No existe un impuesto estatal único sobre los ingresos brutos para todas las empresas, aunque los impuestos sobre la extracción y los impuestos específicos de la industria funcionan como impuestos sobre los ingresos brutos para las industrias extractivas.

Registros de nómina e informes del empleador

Informe de nuevas contrataciones. Los empleadores de Luisiana, tanto públicos como privados, deben informar sobre todos los empleados recién contratados o recontratados al Directorio de Nuevas Contrataciones de Luisiana dentro de los 20 días posteriores a la contratación, según la Ley 97 de la Sesión Legislativa de Luisiana de 1997, como se indica en el formulario oficial de informe. Fuente: Formulario de Nuevas Contrataciones de Luisiana. https://la-newhire.com/files/LA_NewHire_Form.pdf

Seguro de desempleo. Los empleadores se registran en la Comisión de la Fuerza Laboral de Luisiana, presentan informes salariales trimestrales y pagan contribuciones basadas en una base salarial imponible estatal. Los registros de nómina deben respaldar los salarios por empleado por trimestre y los montos sujetos al impuesto de desempleo de Luisiana, así como los informes de retención presentados ante el Departamento de Ingresos.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?

En Luisiana, el plazo de prescripción para la evaluación de impuestos suele ser de tres años en muchos contextos tributarios, y los acuerdos de revisión de auditoría de impuestos locales sobre las ventas suelen utilizar el año actual más los tres años calendario anteriores, excepto para los impuestos recaudados y no remitidos, donde la revisión no está limitada de esa manera. Fuente del marco de auditoría local: Reglamento del Código Uniforme de Impuestos Locales sobre las Ventas de Luisiana. https://lulstb.com/download/123/local-sales-tax-regulations/23542/title-72-local-sales-tax-regulations-august-2021.pdf

En Luisiana, los organismos públicos, que constituyen una categoría distinta a la de las empresas privadas, deben conservar los registros públicos durante al menos tres años, salvo que un calendario aprobado especifique lo contrario, según lo estipulado en la sección 44:36 de los Estatutos Revisados, tal como lo resume el Auditor Legislativo. Esta norma se aplica a las agencias gubernamentales, no a la contabilidad ordinaria de las empresas privadas. Fuente: https://app.lla.state.la.us/llala.nsf/7D23410AB0C0773C86258114004AE9C9/$FILE/Records%20Retention.pdf

Cuando una industria necesita registros adicionales

Petróleo, gas y recursos naturales. Los contribuyentes del impuesto sobre la extracción deben mantener registros de producción, volumen y valor por pozo o concesión que respalden las declaraciones del impuesto sobre la extracción, limitados a productores y compradores extractivos.

Impuestos locales y de hostelería. Los hoteles y alojamientos de corta duración deben mantener registros de ocupación y tarifas para los impuestos estatales y parroquiales sobre el tránsito y la ocupación, además de los registros del impuesto sobre las ventas, siendo la parroquia donde se encuentra la propiedad la que controla la presentación de la declaración local.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista con tiendas en dos parroquias lleva un registro de ventas por tienda y parroquia, presenta su declaración estatal a través de LaTAP, presenta la declaración de cada parroquia a través de Parish E File y concilia las ventas brutas totales de todas las declaraciones con su libro mayor cada mes.

Un taller de reparación cobra por la mano de obra y las piezas sujetas a impuestos. Detalla las piezas y la mano de obra en las facturas y las conserva, junto con los certificados de reventa, ya que en una auditoría parroquial debe demostrar qué importes corresponden a servicios gravables y cuáles a ventas exentas para reventa.

Administración tributaria estatal y parroquial independiente

Una empresa de Luisiana que vende en varias parroquias tiene una buena razón para mantener las transacciones a nivel de jurisdicción. Una única cuenta de impuestos sobre las ventas a pagar puede dificultar la conciliación de las declaraciones gestionadas por diferentes recaudadores. Las subcuentas y un registro de declaraciones permiten visualizar las diferencias.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Luisiana estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Luisiana

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.