Contabilidad en Kentucky

Mantener registros que respalden los libros.

La sección 39.720 de los Estatutos Revisados de Kentucky, relativa al mantenimiento de registros, exige que todo vendedor, todo minorista y toda persona que almacene, utilice o consuma de cualquier otra forma bienes muebles tangibles, bienes digitales o servicios gravables en Kentucky, conserve dichos registros, recibos, facturas y demás documentos pertinentes en el formato que el Departamento de Ingresos pueda requerir. Fuente: Legislatura de Kentucky. https://apps.legislature.ky.gov/Law/statutes/statute.aspx?id=49181

Para una venta exenta, el minorista debe mantener un registro del certificado de exención correspondiente, otra documentación requerida o elementos de datos aplicables para poder deducir de los ingresos brutos en la declaración del impuesto sobre las ventas y el uso. La carga de la prueba recae sobre el vendedor para justificar por qué no se le cobró el impuesto al cliente. Fuente: Departamento de Ingresos de Kentucky, Datos sobre el impuesto sobre las ventas. https://revenue.ky.gov/DOR%20Training%20Materials/Sales%20Tax%20Facts%202011%20-%20Jun.pdf

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Kentucky aplica un impuesto sobre las ventas y un impuesto al consumo a una tasa estatal del 6 %. No impone impuestos generales sobre las ventas a nivel estatal, aunque sí aplica impuestos locales específicos, como impuestos sobre el alojamiento, impuestos sobre restaurantes en algunas ciudades y otros gravámenes locales autorizados para fines específicos. Por lo tanto, los establecimientos de alojamiento y restaurantes deben verificar si existe algún impuesto local en la ciudad o el condado correspondiente, además del impuesto estatal del 6 %.

Kentucky también aplica impuestos sobre la renta individual y corporativa, un impuesto a las entidades de responsabilidad limitada, retenciones patronales e impuestos especiales y a los proveedores, incluyendo un impuesto a los proveedores de atención médica para ciertos proveedores, un impuesto a la extracción de carbón e impuestos sobre los combustibles para motores. No existe un impuesto estatal sobre los ingresos brutos, aunque el impuesto a las entidades de responsabilidad limitada se calcula en función de los ingresos brutos o las ganancias brutas, lo que hace que los registros de ingresos brutos sean importantes para las entidades sujetas a dicho impuesto.

Registros de nómina e informes del empleador

Notificación de nuevas contrataciones. Los empleadores de Kentucky notifican las nuevas contrataciones y recontrataciones dentro de los 20 días posteriores a la contratación a través del Centro de Notificación de Nuevas Contrataciones de Kentucky. El plazo de 20 días se especifica en las instrucciones del centro de notificación, resumidas en la sección de notificación secundaria del formulario, y es coherente con el marco normativo federal.

Seguro de desempleo. Los empleadores se registran en la Oficina de Seguro de Desempleo de Kentucky, presentan informes trimestrales de salarios y contribuciones, y pagan las contribuciones. También se registran para la retención de impuestos ante el Departamento de Ingresos. Los registros de nómina deben incluir los salarios por empleado y por trimestre, las retenciones y los montos pagados.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Impuesto a los proveedores de atención médica. Los hospitales, residencias de ancianos y otros proveedores sujetos al impuesto a los proveedores deben mantener registros de censo, ingresos y servicios que respalden la declaración del impuesto a los proveedores, limitado a los proveedores sujetos a dicho impuesto.

Admisiones y hospitalidad. Los cargos por admisión general están sujetos a impuestos en Kentucky, y los operadores de alojamiento deben conservar los registros del impuesto sobre las habitaciones para el distrito fiscal local, así como para el impuesto estatal sobre las ventas aplicable al cargo por la habitación, cuando corresponda.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Kentucky vende equipos a un fabricante que solicita una exención. Conserva el certificado de exención y la factura durante al menos cuatro años a partir de la fecha de registro, y no deduce la venta de los ingresos brutos en su declaración sin dicho archivo.

Un restaurante de Louisville lleva un registro diario de ventas que separa las ventas de consumo en el local, cualquier impuesto local sobre restaurantes que corresponda y el impuesto estatal sobre las ventas, de modo que su declaración mensual del impuesto sobre las ventas y sus registros de ingresos brutos para el impuesto sobre la entidad coincidan.

Justificación de la exención y registros fiscales de la entidad

La exención del fabricante puede afectar si el vendedor cobra o no el impuesto sobre las ventas, pero la factura y la documentación de la exención deben estar vinculadas. Por otra parte, las empresas sujetas al impuesto sobre la renta de entidades de responsabilidad limitada de Kentucky necesitan información detallada sobre sus ingresos y ganancias brutas, más allá de un simple informe del impuesto sobre las ventas.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Kentucky estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Kentucky

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.