Contabilidad en Kansas

Mantener registros que respalden los libros.

La sección 79-3609 de los Estatutos Anotados de Kansas exige que toda persona que se dedique a la venta minorista de bienes muebles tangibles o a la prestación de servicios gravables mantenga registros y libros de todas dichas ventas, junto con facturas, conocimientos de embarque, registros de ventas, copias de facturas de venta y demás documentos pertinentes. Dichos registros deben estar disponibles durante el horario comercial para su inspección por parte del Director de Ingresos o sus agentes autorizados. Fuente: Texto del estatuto de la Legislatura de Kansas. https://kslegislature.com/li_2022/s/statute/079_000_0000_chapter/079_036_0000_article/079_036_0009_section/079_036_0009_k.pdf

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Kansas tiene un impuesto sobre las ventas minoristas y un impuesto compensatorio sobre el uso. La tasa estatal es del 6,5 por ciento, y los impuestos locales sobre las ventas impuestos por las ciudades y los condados generan muchas tasas combinadas y más de 900 jurisdicciones tributarias en todo el estado, según la guía del Departamento de Ingresos para proveedores de eventos. Por lo tanto, la contabilidad debe registrar el código de jurisdicción y la tasa para el lugar de venta o entrega. Fuente: Guía para proveedores de eventos del Departamento de Ingresos de Kansas. https://www.ksrevenue.gov/pdf/specialevents/SalesTaxEventsGuide.pdf

Kansas también cuenta con impuestos sobre la renta individual y corporativa, un impuesto especial sobre las instituciones financieras en lugar del impuesto sobre la renta corporativa para dichas instituciones, retenciones patronales, impuestos sobre el alojamiento temporal en algunas localidades e impuestos especiales sobre el combustible, el alcohol y el tabaco. No existe un impuesto estatal sobre los ingresos brutos que se aplique a todas las empresas.

Registros de nómina e informes del empleador

Informe de nuevas contrataciones. La ley federal y estatal exige que los empleadores de Kansas informen sobre los empleados recién contratados y recontratados al Directorio de Nuevas Contrataciones de Kansas dentro de los 20 días posteriores a la contratación. También se deben informar las recontrataciones después de una separación de 60 días consecutivos o más, incluidos los maestros, suplentes y trabajadores de temporada que regresan al trabajo. El informe incluye el nombre, la dirección y el número de Seguro Social del empleado, así como el nombre, la dirección y el número de identificación federal del empleador. Fuente: Departamento de Trabajo de Kansas. http://www.dol.ks.gov/employers/employer-services/new-hire-reporting

Seguro de desempleo. Los empleadores deben registrarse en el Departamento de Trabajo de Kansas, presentar informes salariales trimestrales y pagar las contribuciones correspondientes según la Ley de Seguridad Laboral de Kansas. Los libros de nómina deben respaldar los salarios por empleado y por trimestre, así como las retenciones presentadas ante el Departamento de Ingresos.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Construcción y proyectos específicos. Kansas permite la obtención de certificados de exención de proyectos para ciertos proyectos de construcción destinados a propietarios exentos. Los contratistas deben conservar el certificado, el contrato y los registros de compra por proyecto para garantizar que los materiales adquiridos con dicho certificado se utilicen exclusivamente en ese proyecto.

Ventas transitorias y en eventos. Los vendedores en eventos especiales deben registrarse, exhibir un certificado de registro de impuestos sobre las ventas en un lugar visible al público donde se realizan las ventas, recaudar el impuesto según la tasa correspondiente a su jurisdicción y realizar el pago utilizando los formularios para eventos indicados por el Departamento. Fuente: Guía para vendedores de eventos, disponible en la sección de impuestos estatales.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un vendedor participa en una feria en una ciudad distinta a la de su tienda. Busca el código de jurisdicción y la tarifa combinada para la ubicación de la feria, cobra dicha tarifa, exhibe su certificado de registro en el puesto y conserva los registros de ventas del evento y una copia del comprobante de pago durante el período de inspección de tres años.

Un comerciante realiza una venta que considera exenta, pero no tiene el certificado correspondiente. Obtiene el certificado completo dentro de los 90 días posteriores a la venta y lo adjunta a la factura, de modo que la exención quede documentada si el Director solicita una justificación.

Detalles de la jurisdicción y certificados de exención

Un vendedor de Kansas que participe en eventos en varias ciudades no debe usar la tarifa de su tienda principal para cada transacción sin antes verificar las normas de origen aplicables. El informe de ventas del evento y los registros de exención correspondientes deben acompañar al archivo contable.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Kansas estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Kansas.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.