Contabilidad en Indiana

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Indiana impone un impuesto sobre las ventas minoristas, comúnmente llamado impuesto sobre las ventas, a una tasa estatal del 7 por ciento, y un impuesto complementario sobre el uso. Indiana no tiene un impuesto general sobre las ventas local que se sume a la tasa estatal del 7 por ciento, lo que simplifica el cálculo de la tasa en comparación con muchos estados, aunque sí existen impuestos locales para fines específicos, como el impuesto sobre alimentos y bebidas del condado, el impuesto sobre los posaderos del condado y los impuestos sobre el alquiler de vehículos motorizados y otros impuestos especiales en algunos condados.

Indiana también aplica impuestos sobre la renta bruta ajustada para personas físicas y jurídicas, retenciones patronales e impuestos especiales, incluidos los relativos al alcohol, los cigarrillos y el tabaco, así como la tasa de seguridad pública para fuegos artificiales, cuando corresponda. La contabilidad debe separar la recaudación del impuesto estatal sobre las ventas de los impuestos sobre alimentos y bebidas o de hostelería del condado, ya que estos se declaran en declaraciones distintas.

Registros de nómina e informes del empleador

Seguro de desempleo. Los empleadores se registran en el Departamento de Desarrollo Laboral, presentan informes trimestrales de salarios y contribuciones a través de su sistema y conservan registros salariales por empleado que respalden dichos informes. Asimismo, se registran en el Departamento de Ingresos para la retención de impuestos y presentan las declaraciones de retención y los estados de cuenta salariales anuales.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Alimentos, bebidas y alojamiento en los condados que imponen esos impuestos locales. Los restaurantes, bares y alojamientos en esos condados deben mantener registros de ventas separados por ubicación y tipo de impuesto para poder presentar las declaraciones del condado además de la declaración del impuesto estatal sobre las ventas.

Construcción. Los contratistas necesitan registros de compras y de obra que muestren los materiales utilizados en un proyecto de construcción, ya que el tratamiento fiscal en Indiana depende del tipo de contrato y de si los materiales se convierten en bienes inmuebles. Mantener registros de costos por proyecto es un requisito fiscal, aunque también es una práctica habitual en la contabilidad de costos.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una tienda de Indianápolis vende un artículo sujeto a impuestos y otro exento el mismo día. Conserva ambas facturas, el certificado de exención para la venta exenta y un resumen diario de ventas vinculado a su declaración ST-103 presentada a través de INTIME, y guarda el archivo durante al menos tres años después de la fecha límite para el pago del impuesto.

Un restaurante ubicado en un condado con un impuesto sobre alimentos y bebidas lleva un registro de puntos de venta que separa las ventas de alimentos y bebidas sujetas a ese impuesto del condado de otras ventas, para no mezclar ese monto local con su libro de registro del impuesto estatal sobre las ventas.

Impuesto estatal sobre las ventas junto con impuestos locales más limitados.

En Indiana, los minoristas tienen una estructura de impuestos sobre las ventas relativamente sencilla, pero los establecimientos de hostelería pueden enfrentarse a cargos específicos de cada condado. Un restaurante no debe asumir que cada recibo se rige por la misma categoría impositiva que una venta de mercancía común.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Indiana estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Indiana.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.