Contabilidad en Hawái

Mantener registros que respalden los libros.

Hawái no cuenta con un código contable general único para todas las empresas privadas, independiente de sus leyes tributarias. Las obligaciones operativas provienen de las leyes de impuestos generales sobre el consumo y el uso, las leyes de impuestos sobre la renta y las leyes salariales. Para efectos del impuesto general sobre el consumo, las empresas deben mantener registros de ingresos brutos, documentos que respalden las exenciones reclamadas y otros libros, registros contables y facturas, en inglés y dentro del estado, durante al menos tres años. Fuente: Departamento de Impuestos de Hawái, Introducción al Impuesto General sobre el Consumo. https://files.hawaii.gov/tax/legal/brochures/GE_brochure-23.pdf

Las empresas mantienen un libro mayor, conciliaciones bancarias y documentos de origen para todos los tipos de impuestos de forma conjunta, porque el Departamento de Impuestos puede examinar los registros de todos los tipos de impuestos durante una auditoría.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Hawái no tiene un impuesto tradicional sobre las ventas minoristas. En su lugar, impone un impuesto general sobre el consumo, a menudo denominado GET, a las empresas por el privilegio de operar en el estado. El GET se aplica de forma general a las ventas minoristas, los servicios, la contratación, los alquileres y las comisiones, y es un impuesto que recae sobre la empresa, no sobre las ventas que se cobra al consumidor en la misma forma legal que en la mayoría de los estados, aunque las empresas suelen trasladar el costo de forma visible. La tasa estatal base es del 4 %, con un recargo a nivel de condado en Honolulu y otros condados que lo adoptan. Fuente: Folleto del Departamento de Impuestos de Hawái, enlazado en la sección de contabilidad.

Hawái también aplica un impuesto al uso sobre bienes muebles tangibles importados para su uso en el estado donde no se pagó el GET, un impuesto sobre el alojamiento transitorio para estancias cortas, e impuestos estatales sobre la renta de personas físicas y jurídicas, además de la retención del empleador sobre los salarios. Cada impuesto requiere su propia declaración y anexo, por lo que la contabilidad debe separar los ingresos brutos por actividad y por condado cuando se aplica un recargo condal. El Departamento exige el Anexo GE completo junto con las declaraciones periódicas y anuales del GET cuando se solicitan exenciones o deducciones, y la asignación por condado en la declaración.

Registros de nómina e informes del empleador

Informe de nuevas contrataciones. Los empleadores informan las nuevas contrataciones al Directorio Estatal de Nuevas Contrataciones administrado por la Agencia de Cumplimiento de Manutención Infantil. El marco federal y estatal descrito por dicha agencia otorga a los empleadores hasta 20 días a partir de la fecha de contratación para informar el nombre, la dirección y el número de Seguro Social del empleado, y el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal federal del empleador. Fuente: Fiscalía General de Hawái, Agencia de Cumplimiento de Manutención Infantil. http://ag.hawaii.gov/csea/locate/

Seguro de desempleo. Los empleadores sujetos a la ley de seguridad laboral de Hawái presentan informes salariales trimestrales y pagan contribuciones al Departamento de Trabajo y Relaciones Industriales, División de Seguro de Desempleo. Por lo tanto, es necesario llevar un registro contable de los salarios por empleado y por trimestre, así como de los montos sujetos a la base salarial imponible estatal para ese año.

Ingresos, compras y documentación

Mantenga registros de cuentas por cobrar por cliente y por isla o condado, ya que la asignación de GET por condado afecta la devolución, y mantenga registros de cuentas por pagar que muestren si una compra fue para reventa, para uso comercial sujeto a impuesto al uso o para un servicio gravable.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Alojamientos temporales y alquileres a corto plazo. Los operadores sujetos al impuesto sobre alojamientos temporales deben conservar registros de reservas, tarifas y ocupación que justifiquen el impuesto, además de los registros del GET sobre los mismos ingresos por alquiler. La contabilidad debe diferenciar entre las estancias sujetas a impuestos y las estancias más largas, que pueden recibir un tratamiento distinto.

Contratación. En Hawái, los contratistas tributan bajo el régimen GET, ya sea al por mayor o al por menor, según la estructura del contrato. Los contratistas deben llevar registros que demuestren el monto del contrato, los materiales y cualquier monto a subcontratistas que se haya reclamado como deducción o crédito, cuando corresponda. La documentación de los pagos a subcontratistas con licencia es importante, ya que los montos no justificados pueden estar sujetos a impuestos en su totalidad.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una empresa de limpieza de Honolulu cobra por sus servicios mensuales. Registra los ingresos brutos por cliente y por condado, presenta declaraciones periódicas del GET, conserva las facturas y las cartas de exención durante tres años o más, y mantiene un archivo del Anexo GE que explica cada deducción reclamada en la declaración anual.

Un pequeño comercio minorista contrata a un dependiente. Informa sobre la nueva contratación en un plazo de 20 días, entrega el aviso de pago por escrito en el momento de la contratación, proporciona un comprobante de pago cada día de pago que muestra el salario bruto, cada deducción y el salario neto, y conserva copias de esos comprobantes de pago durante seis años.

Impuesto general sobre el consumo sobre los ingresos brutos empresariales

Hawái es un claro ejemplo de por qué la contabilidad no puede asumir que todos los estados gravan las ventas minoristas de la misma manera. Los ingresos brutos por actividad son importantes para el impuesto general al consumo, y los registros que justifican las exclusiones o exenciones deben permanecer vinculados a las transacciones que las generaron.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Hawái estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Hawái.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.