Contabilidad en Georgia
Las ventas por condado, los registros salariales trimestrales y los informes corporativos pueden requerir varias perspectivas de las mismas transacciones. Una contabilidad precisa vincula las transacciones con las facturas, los recibos, la actividad bancaria, los registros de nómina y las declaraciones de impuestos que dependen de ellas. A continuación, se detallan los registros relevantes en Georgia.
Mantener registros que respalden los libros.
Los empleadores de Georgia deben mantener registros salariales y presentar informes trimestrales de impuestos y salarios para el seguro de desempleo ante el Departamento de Trabajo de Georgia, denominado GDOL, y deben conservar los registros que respalden dichos informes. Fuente: Boletín informativo para empleadores del GDOL en https://dol.georgia.gov/document/unemployment-benefits/employer-newsletter-dol-5137/download , que describe la presentación trimestral de declaraciones de impuestos y salarios, el Portal del Empleador y la notificación de nuevas contrataciones.
Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor
Georgia cuenta con un impuesto estatal sobre las ventas y un impuesto al consumo, además de impuestos locales sobre las ventas para los condados y otros fines en la mayoría de ellos, un impuesto estatal sobre la renta individual, un impuesto sobre la renta corporativa y la retención del impuesto sobre la renta de Georgia por parte del empleador. El Departamento de Hacienda administra estos impuestos, y la declaración del impuesto sobre las ventas se realiza a través del Centro Tributario de Georgia.
Georgia aplica un impuesto sobre el patrimonio neto a las corporaciones, además del impuesto sobre la renta corporativa, por lo que las corporaciones mantienen información sobre su patrimonio neto. Georgia también aplica un impuesto ad valorem sobre el título de propiedad de vehículos motorizados en lugar del impuesto ad valorem anual y el impuesto sobre las ventas en la mayoría de las compras de vehículos, lo que afecta la contabilidad de los concesionarios. Las sanciones a los concesionarios y las normas sobre el impuesto sobre el título de propiedad se resumen en los materiales legislativos del DOR que se encuentran en los resultados de la búsqueda, en https://dor.georgia.gov/document/legislative-summary/2013-legislation-summary/download
Los registros de ventas necesitan información detallada a nivel de condado, ya que la tasa combinada del impuesto sobre las ventas y la distribución del impuesto local dependen del condado donde se realiza la entrega o donde se obtiene el producto, según las normas de Georgia.
Registros de nómina e informes del empleador
Los empleadores de Georgia deben informar sobre todas las nuevas contrataciones y recontrataciones al Departamento de Servicios Humanos de Georgia, a través del sitio web de informes de nuevas contrataciones de Georgia, dentro de los 10 días posteriores a la contratación, recontratación o reincorporación de los empleados al trabajo. El Departamento de Trabajo de Georgia (GDOL) indica que es fundamental que los empleadores informen tanto las nuevas contrataciones como los salarios trimestrales utilizando el mismo Número de Identificación Federal del Empleador (EIN), para ayudar a prevenir el fraude en el desempleo. Fuente: Boletín informativo para empleadores del GDOL en https://dol.georgia.gov/document/unemployment-benefits/employer-newsletter-dol-5137/download
La norma de Georgia sobre nuevas contrataciones se basa en el Estatuto de Georgia 19-11-9.2 y en la Ley federal de Reconciliación de Responsabilidad Personal y Oportunidades Laborales de 1996. El folleto informativo sobre nuevas contrataciones de Georgia que aparece en los resultados de búsqueda indica que los empleadores deben informar sobre las personas remuneradas, independientemente de si se consideran empleados según el código tributario federal, lo cual es más amplio que una norma que solo se aplica a los empleados. Fuente: https://ganh-uat.stellarware.com/files/GANewhireBrochure.pdf (folleto del programa alojado por el contratista del programa)
Cuando una industria necesita registros adicionales
Las organizaciones sin fines de lucro de Georgia que solicitan contribuciones caritativas pueden necesitar registrarse y presentar registros financieros ante la División de Organizaciones Benéficas y de Valores de la Secretaría de Estado de Georgia, dependiendo de las exenciones y el tamaño.
Contabilidad en la práctica
Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.
Una tienda de Georgia contrata a un dependiente el primer día del mes. Como el plazo en Georgia es de 10 días, no de 20, el propietario informa de la contratación a través del sitio web de nuevas contrataciones de Georgia antes del décimo día, utilizando el mismo número de identificación fiscal federal que utiliza para los informes salariales trimestrales, tal como indica el Departamento de Trabajo de Georgia (GDOL) en la sección de nóminas.
Un vendedor de Georgia realiza entregas en tres condados en un mes. Su libro de ventas registra el condado de entrega para cada factura y separa las ventas brutas, las ventas exentas respaldadas por certificados de exención y las ventas gravables, de modo que la declaración del impuesto sobre las ventas del Centro de Impuestos de Georgia y la distribución del impuesto local se pueden preparar a partir del libro de ventas sin tener que reconstruir el mes.
Fuentes de ventas del condado e identificadores de empleadores consistentes
Los informes de ventas de Georgia son más útiles cuando se conserva el condado de entrega en cada transacción. Los empleadores también obtienen un registro de auditoría al usar detalles de identificación consistentes en los informes de contratación y las declaraciones salariales trimestrales, en lugar de reconstruir esos informes a posteriori.
Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Georgia estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.
Un análisis mensual práctico para las empresas de Georgia.
Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.
Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.
Qué tener disponible
Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.
Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.