Contabilidad en Florida

Mantener registros que respalden los libros.

La ley de Florida exige que las personas sujetas a impuestos estatales de Florida, conforme al capítulo 212 de los Estatutos de Florida, mantengan y conserven los registros prescritos por el Departamento de Ingresos de Florida, y dichos registros deben estar disponibles para su examen por parte del Departamento o sus agentes autorizados en horarios razonables. Esta obligación se describe en los materiales de auditoría del Departamento, citando la sección 12.12, subsección 6, de los Estatutos de Florida, relativa a los impuestos estatales. Fuente: Materiales de pedidos del Departamento de Ingresos de Florida en https://floridarevenue.com/TaxLaw/Documents/Mitchell%27s%20Grocery%20%26%20Seafood;%20DOR%2004-3-FOF_Redacted.pdf

Mantenga registros de ventas por condado, ya que el recargo discrecional sobre las ventas de Florida varía según el condado y se declara por condado en la declaración del impuesto sobre las ventas.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Florida tiene un impuesto sobre las ventas y un impuesto al uso, con un recargo discrecional sobre las ventas añadido en muchos condados, un impuesto sobre la renta corporativa, un impuesto sobre los servicios de comunicaciones, un impuesto de timbre documental sobre documentos y préstamos específicos, y un impuesto de reempleo para los empleadores, que es el nombre que Florida le da al impuesto de desempleo. Fuente para la gama de impuestos presentados a través de los Servicios Electrónicos del Departamento: Lista de Servicios Electrónicos del Departamento de Ingresos de Florida en https://floridarevenue.com/rules/Pages/12D-51.001.aspx , que enumera entre los servicios de presentación de documentos del Departamento el impuesto sobre los servicios de comunicaciones, el impuesto sobre el timbre documental, el impuesto sobre los ingresos brutos por servicios públicos, el impuesto sobre las primas de seguros, el impuesto sobre la reincorporación laboral y el impuesto sobre las ventas y el uso.

Florida aplica un impuesto sobre los ingresos brutos únicamente a los servicios públicos, no un impuesto general sobre los ingresos brutos de todas las empresas. En la fuente de servicios electrónicos mencionada anteriormente, figura como un impuesto departamental.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores sujetos al impuesto de reincorporación laboral deben registrarse ante el Departamento, presentar informes trimestrales (Formulario RT-6), pagar dicho impuesto y corregir los informes con el Formulario RT-8A cuando sea necesario. El Departamento puede exigir informes y correcciones de los últimos cinco años, como se indica en la Guía para Empleadores citada anteriormente. Este período de cinco años justifica la necesidad práctica de conservar los registros salariales de reincorporación laboral durante al menos cinco años.

En Florida no se presenta la declaración de retención de impuestos sobre la renta, por el motivo que se indica en la sección de impuestos estatales. Los empleadores siguen presentando la declaración de retención federal y deben conservar los registros de nómina federales.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Las empresas turísticas y hoteleras de Florida tienen registros fiscales adicionales. Los alquileres temporales están sujetos al impuesto estatal sobre alquileres temporales, que se recauda como parte del impuesto sobre las ventas, además del impuesto de desarrollo turístico del condado y otros impuestos locales relacionados en muchos condados, administrados en algunos casos por el propio condado en lugar del Departamento. Los operadores de alojamiento mantienen registros de ocupación, alquiler y exenciones por propiedad y por condado.

Las empresas de Florida que venden alcohol o tabaco como mayoristas o distribuidores tienen la opción de informar al Departamento de Impuestos Estatales, que se encuentra en la sección de impuestos estatales de la fuente de servicios electrónicos, para la presentación de informes de mayoristas y distribuidores de bebidas alcohólicas y productos de tabaco.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un operador de alquileres vacacionales de Florida alquila la misma propiedad a huéspedes para estancias de pocas noches. Registra el alquiler por condado y por estancia, separa las estancias más largas exentas cuando corresponde una exención y conserva los registros de arrendamiento y exención, ya que los impuestos estatales y los impuestos turísticos del condado se calculan a partir de esos registros y pueden presentarse ante diferentes administradores.

Un minorista de Florida que no tenga ventas sujetas a impuestos en un mes aún presenta una declaración de impuestos sobre las ventas para ese período, porque la ley de Florida exige una declaración incluso cuando no se adeudan impuestos sobre las ventas y el uso, como se indica en la guía de presentación del Departamento, resumida en los resultados de búsqueda de los materiales del Formulario GT-800069 en la parte 7. También conserva el número de confirmación de su presentación electrónica en sus registros, como lo indica dicha guía.

Impuestos adicionales del condado y registros de alquileres transitorios

Un negocio de alquileres vacacionales debe distinguir entre alquiler, gastos de limpieza, reembolsos, fechas de ocupación y el condado donde se ubica la propiedad. Estos detalles influyen en cómo un contador calificado evalúa los impuestos sobre las ventas y el turismo aplicables, mientras que el contable conserva los registros de cada total declarado.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Florida estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para empresas de Florida.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.