Contabilidad en Delaware

Mantener registros que respalden los libros.

Mantenga un libro de contabilidad que separe los ingresos por actividad y por si provienen de mercancías entregadas en Delaware o enviadas fuera del estado, ya que esa separación determina el impuesto sobre los ingresos brutos.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Delaware no impone un impuesto estatal ni local sobre las ventas, pero sí un impuesto sobre los ingresos brutos a los vendedores de bienes o proveedores de servicios en el estado. Los ingresos brutos comprenden el total de ingresos por bienes vendidos y servicios prestados en Delaware, sin deducciones por costo de los bienes vendidos, mano de obra, intereses, descuentos, costos de envío ni impuestos estatales o federales. Las tasas varían según la actividad comercial. Fuente: División de Ingresos de Delaware, Preguntas frecuentes sobre el impuesto sobre los ingresos brutos, en https://revenue.delaware.gov/frequently-asked-questions/gross-receipts-tax-faqs/ y la página de la División sobre impuestos sobre los ingresos brutos resumidos en los resultados de búsqueda de revenue.delaware.gov.

Delaware cuenta con un impuesto sobre la renta personal, un impuesto sobre la renta corporativa y la retención del impuesto sobre la renta de Delaware por parte del empleador. Además, Delaware impone tasas por licencia comercial e impuesto sobre los ingresos brutos por actividad, así como un impuesto de franquicia para las corporaciones y un impuesto anual para las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades colectivas, administrado en el caso del impuesto de franquicia por la División de Corporaciones. El impuesto de franquicia para las corporaciones se basa en las acciones o en el capital con valor nominal estimado, no en las ventas, por lo que los registros corporativos de acciones, activos y capital son importantes para dicha declaración.

Registros de nómina e informes del empleador

El seguro de desempleo de Delaware es administrado por la División de Seguro de Desempleo del Departamento de Trabajo de Delaware. Los empleadores deben registrarse, presentar informes salariales trimestrales y pagar las contribuciones por desempleo. En las fuentes consultadas, Delaware no contempla la participación del empleado en el impuesto de desempleo del tipo de Alaska, por lo que las contribuciones son pagadas por el empleador, sujetas a confirmación para el año en cuestión.

Los empleadores retienen el impuesto sobre la renta de Delaware, presentan las declaraciones de retención y lo remiten a través del Portal del Contribuyente de Delaware, en tax.delaware.gov, tal como se indica en los materiales de la División resumidos en los resultados de la búsqueda.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Los contratistas, concesionarios de vehículos motorizados y arrendadores de bienes muebles tangibles de Delaware son actividades autorizadas bajo el Título 30, Parte III, como se indica en los materiales de la División sobre ventas de aeronaves que se encuentran en los resultados de búsqueda, en http://revenue.delaware.gov/business-tax/aircraft-sales/

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Delaware con ingresos mensuales de 250 000 dólares en un mes de ejemplo no cobra el impuesto sobre las ventas a sus clientes. En cambio, calcula el impuesto sobre los ingresos brutos sobre sus propios ingresos por esa actividad, después de la exclusión correspondiente, y registra el impuesto como un gasto empresarial, ya que el impuesto recae sobre el vendedor y no se cobra al cliente. Las cifras de este ejemplo son solo ilustrativas y no representan la tasa vigente.

El mismo minorista envía un pedido a un cliente fuera de Delaware. Conserva la documentación de envío junto con la factura, ya que la División exige documentación de envíos interestatales para justificar la exclusión de dichos recibos, tal como se indica en la parte 4.

impuesto sobre los ingresos brutos donde no hay impuesto sobre las ventas minoristas

Una empresa de Delaware puede no tener una línea de recaudación de impuestos sobre las ventas en una venta local y aun así necesitar un cálculo de ingresos brutos por separado. Un gasto como las compras a proveedores puede reducir la utilidad contable sin reducir la cifra de ingresos brutos. Por lo tanto, los ingresos por actividad comercial merecen su propia conciliación mensual.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Delaware estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Delaware.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.