Contabilidad en Connecticut

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Connecticut tiene un impuesto sobre las ventas y un impuesto sobre el uso, un impuesto estatal sobre la renta individual, un impuesto sobre las empresas y retención del impuesto sobre la renta de Connecticut por parte del empleador. El DRS administra estos impuestos y requiere declaraciones de impuestos sobre las ventas y el uso incluso cuando no se realizaron ventas y no se adeuda ningún impuesto durante un período, como se indica en las instrucciones del formulario de declaración de impuestos sobre las ventas y el uso del DRS que se encuentran en los resultados de la búsqueda. Fuente: Materiales del formulario OP-210 del DRS en https://portal.ct.gov/-/media/drs/forms/2020/sut/op-210_0920.pdf?rev=1b6349af048e4824a1c08526ffa318e7&

Connecticut también aplica un impuesto sobre las comidas y el alojamiento dentro del impuesto sobre las ventas para alojamiento y comidas, un impuesto relacionado con hospitales y servicios de salud para los proveedores afectados, e impuestos especiales sobre combustible, alcohol y tabaco. Solo las empresas afectadas están sujetas a estos impuestos.

Registros de nómina e informes del empleador

Los empleadores de Connecticut con oficinas o que realicen negocios en Connecticut deben informar sobre las nuevas contrataciones al Departamento de Trabajo de Connecticut dentro de los 20 días posteriores a la fecha de contratación. Los nuevos empleados son trabajadores que no habían trabajado previamente para la empresa o trabajadores recontratados después de una separación de más de sesenta días consecutivos. La notificación puede realizarse a través del sitio web de Connecticut para la notificación de nuevas contrataciones, enviando por fax copias de los formularios CT W4 completados o enviándolos por correo al Departamento de Trabajo, Oficina de Investigación. Fuente: Guía de retención de Connecticut reproducida en https://preview-stage.ct.egov.com/releasetest/-/media/4bc2731b524a4332b9c22801bfa76a21.pdf

El programa de Licencia Remunerada de Connecticut, administrado por la Autoridad de Licencia Remunerada de Connecticut (CT Paid Leave Authority), exige que la mayoría de los empleadores de Connecticut se registren, retengan las contribuciones de los empleados de sus salarios y las remitan trimestralmente. Por lo tanto, los registros de nómina deben mostrar las contribuciones por licencia remunerada por separado. Connecticut también cuenta con MyCTSavings, un programa estatal de jubilación que se aplica a los empleadores cubiertos que no ofrecen un plan calificado, y que funciona mediante deducciones de nómina para los empleados participantes. Ambos programas generan obligaciones de registro y remisión de nómina, pero ninguno es un impuesto administrado por el DRS.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Las instituciones sanitarias y los hospitales de Connecticut tienen obligaciones fiscales y de presentación de informes financieros que otras empresas no tienen, incluyendo la presentación de informes financieros ante la Oficina de Estrategia de Salud para los hospitales. Los empleadores de la construcción que trabajan en obras públicas estatales tienen obligaciones de certificación de nómina y registro conforme a la ley de salario prevaleciente de Connecticut para dichos proyectos.

Los operadores de alojamiento y alquileres a corto plazo tienen registros de recaudación del impuesto sobre comidas y alojamiento, y los materiales del formulario DRS en la sección de impuestos estatales se refieren específicamente a los alquileres de viviendas a corto plazo y a los establecimientos de alojamiento y desayuno.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Un minorista de Connecticut mantiene el registro salarial de un empleado a tiempo parcial en la tienda durante tres años, mostrando las horas trabajadas cada día, el salario base, las horas extras como una línea separada, las deducciones de cada período y el salario total de cada período, coincidiendo con los campos enumerados en la sección de mantenimiento de registros, mientras que su declaración de impuestos sobre las ventas se presenta por período de declaración para el DRS.

Un pequeño empleador de Connecticut que no cuenta con un plan de jubilación patrocinado se registra en MyCTSavings y en CT Paid Leave, agrega dos códigos de deducción de nómina separados e informa al Departamento de Trabajo sobre una nueva contratación dentro de los 20 días, de modo que el registro de nómina muestra las contribuciones por licencia remunerada, las deducciones de jubilación, las retenciones y los salarios por desempleo como totales separados.

Registros detallados de salarios diarios y deducciones de nómina.

Un resumen de nómina que solo muestre el monto depositado en la cuenta bancaria de un empleado no es suficiente para explicar el salario bruto, las deducciones y las horas trabajadas. Las empresas de Connecticut se benefician al vincular los registros de tiempo y pago con el libro diario de nómina y al mantener cronogramas de responsabilidad separados para los programas de licencias y beneficios aplicables.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Connecticut estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Connecticut.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.