Contabilidad de California
Las empresas de California suelen necesitar libros contables y documentos justificativos separados para el impuesto sobre las ventas, la declaración de nóminas y el impuesto sobre la renta o las franquicias. Una contabilidad precisa vincula las transacciones con las facturas, los recibos, la actividad bancaria, los registros de nóminas y las declaraciones de impuestos que dependen de ellos. A continuación, se detallan los registros relevantes en California.
Mantener registros que respalden los libros.
Los empleadores de California deben registrarse para obtener una cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador con el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD), informar los salarios y las retenciones, pagar el seguro de desempleo y el impuesto de capacitación laboral, retener y remitir el Seguro Estatal por Discapacidad y el impuesto sobre la renta personal cuando corresponda, e informar sobre los nuevos empleados y, en casos específicos, los contratistas independientes. Fuente: EDD, ¿Debo registrarme como empleador?, en https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/
Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor
California cuenta con un impuesto sobre las ventas y un impuesto sobre el uso, administrados por la CDTFA; un impuesto sobre la renta personal y un impuesto sobre la franquicia corporativa y el impuesto sobre la renta corporativa, administrados por la FTB; y contribuciones sobre la nómina de los empleadores, administradas por la EDD, a saber: seguro de desempleo, impuesto para la capacitación laboral, seguro estatal por discapacidad y retención del impuesto sobre la renta personal. Los impuestos distritales sobre las ventas y el uso suman tasas locales por distrito, por lo que los registros de ventas requieren la ubicación de la venta o entrega.
California también aplica impuestos y tasas a sectores específicos, administrados por la CDTFA y otras agencias, como impuestos sobre el cannabis, los combustibles, el alcohol y el tabaco, y programas de tasas por residuos peligrosos, entre otros. Solo las empresas que participan en dichos programas están sujetas a estos impuestos.
Registros de nómina e informes del empleador
Los empleadores de California deben reportar a los empleados recién contratados al Registro de Nuevos Empleados dentro de los 20 días calendario posteriores a la fecha de inicio de trabajo, que es el primer día en que se prestaron servicios por salario. Una recontratación después de una separación de al menos 60 días consecutivos también debe reportarse dentro de los 20 días calendario. Los empleadores que reportan electrónicamente a través de e Services for Business envían dos informes mensuales con una separación de no menos de 12 días y no más de 16 días. La información requerida del empleador incluye el número de cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador de ocho dígitos del EDD, el Número de Identificación Federal del Empleador, el nombre y la dirección de la empresa y la información de contacto. La información requerida del empleado incluye el nombre, el número de Seguro Social, la dirección particular y la fecha de inicio. Fuente: EDD, Registro de Nuevos Empleados de California, en https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting
Los empleadores de California también deben informar sobre los contratistas independientes en casos específicos dentro de los 20 días calendario, utilizando el Informe de Contratista Independiente, Formulario DE 542, cuando la empresa está obligada a presentar un Formulario federal 1099-NEC o 1099-MISC por los servicios, paga o contrata por 600 dólares o más, y el contratista es una persona física, un propietario único o una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro. Fuente: EDD, Recursos para Nuevos Empleadores, en https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer
¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?
Para los contribuyentes que presentan informes combinados según la normativa de mantenimiento de registros del FTB, los registros de un año deben conservarse durante el período más largo entre el tiempo en que el impuesto sobre la renta o el impuesto sobre la franquicia estén sujetos a ajuste, sin exceder los ocho años a partir de la fecha de vencimiento o la fecha de vencimiento prorrogada de la declaración, o el período durante el cual esté pendiente una protesta, apelación o demanda de reembolso. Un contribuyente no necesita conservar los registros más allá de los ocho años para asuntos que no estén en disputa. Fuente: FTB, Manual Waters Edge, Capítulo 19, en https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf Esta regla de ocho años se menciona aquí únicamente en el contexto de la presentación de informes combinados, y no como una regla general para todas las empresas de California.
Cuando una industria necesita registros adicionales
El ejemplo más claro en California es el del cannabis comercial, con la norma de retención de registros de siete años, además de los registros de inventario para seguimiento y localización y los registros fiscales del CDTFA sobre el cannabis. Solo las empresas de cannabis con licencia están sujetas a estas obligaciones.
Los empleadores de la construcción en California tienen la obligación de gestionar las nóminas de los proyectos de obras públicas y deben conservar y proporcionar los registros de nómina de dichos proyectos conforme a la ley de salarios prevalecientes. Esta obligación se aplica a los contratistas y subcontratistas de obras públicas, no a todos los trabajos de construcción.
Contabilidad en la práctica
Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.
Un minorista de California vende un artículo para su reventa. Obtiene un certificado de reventa del comprador, archiva el certificado junto con la factura de venta y conserva el libro de ventas, los recibos de caja y las facturas de compra durante el período de registro de impuestos sobre las ventas de cuatro años descrito en la sección de retención, para que un auditor pueda rastrear la venta exenta.
Una cafetería de San Diego contrata a un barista y también a un contratista independiente para realizar reparaciones por un valor de 800 dólares al año, lo que requiere la presentación del Formulario 1099. La cafetería informa sobre el barista al Registro de Nuevos Empleados dentro de los 20 días calendario posteriores al primer día de trabajo, y sobre el contratista mediante el Formulario DE 542 dentro de los 20 días calendario, de acuerdo con la normativa del EDD, en la sección de nómina.
Impuestos sobre las ventas del distrito e informes de empleo
Un minorista de California puede recibir un único depósito neto con tarjeta que cubra numerosas ventas gravables, reembolsos y comisiones de procesamiento. Los libros contables deben conservar las transacciones brutas y la información de jurisdicción, en lugar de tratar el depósito bancario como ventas. La conciliación de nóminas requiere un archivo independiente que vincule los informes de salarios, los pagos y las obligaciones de nómina.
Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en California estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.
Un análisis mensual práctico para empresas de California.
Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.
Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.
Qué tener disponible
Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.
Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.