Contabilidad en Arkansas

Mantener registros que respalden los libros.

Los contribuyentes de Arkansas deben conservar registros suficientes para que el Departamento de Finanzas y Administración de Arkansas (DFA) determine los impuestos adeudados bajo los impuestos que administra, incluidos el impuesto sobre las ventas y el uso, el impuesto sobre la renta y las retenciones. El DFA es el custodio oficial de los registros y archivos que, según la ley tributaria estatal, deben presentarse ante el DFA, conforme al Código de Arkansas, sección 6-18-303, como se describe en la página de datos de recaudación de impuestos del DFA. Fuente: https://www.dfa.arkansas.gov/office/taxes/excise-tax-administration/sales-use-tax/tax-collection-data/

Mantenga registros de ventas, facturas de compra, certificados de exención, registros bancarios y registros de nómina vinculados a cada período de declaración. No se encontró ningún formato específico de Arkansas para el libro mayor general de todas las empresas en las fuentes consultadas.

Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor

Arkansas cuenta con un impuesto estatal sobre las ventas, denominado impuesto sobre los ingresos brutos en la legislación estatal, un impuesto compensatorio sobre el uso, un impuesto estatal sobre la renta individual, un impuesto sobre la renta corporativa y la retención del impuesto sobre la renta de Arkansas por parte del empleador. El Departamento de Finanzas y Administración (DFA) administra estos impuestos. La contabilidad debe separar las ventas gravables de las exentas y registrar las compras realizadas fuera del estado para el cálculo del impuesto sobre el uso.

Arkansas también tiene impuestos especiales que afectan solo a las empresas afectadas, incluidos los impuestos sobre los combustibles para motores, el alcohol, el tabaco y la extracción de recursos naturales, y un impuesto sobre las bebidas alcohólicas para los establecimientos de hostelería que sirven alcohol.

Registros de nómina e informes del empleador

El seguro de desempleo es administrado por la División de Servicios Laborales de Arkansas. Los empleadores deben registrarse, presentar informes salariales trimestrales y pagar las contribuciones por desempleo.

Cuando una industria necesita registros adicionales

Las empresas de Arkansas sujetas al impuesto sobre la extracción de recursos naturales, incluyendo la madera y otros recursos naturales, deben mantener registros de producción y volumen. Los minoristas de alcohol y los titulares de permisos para la venta de bebidas alcohólicas deben conservar los registros de compra y venta que respalden las declaraciones de impuestos sobre el consumo y las bebidas alcohólicas. Las empresas de combustible para vehículos deben mantener registros de galones.

Contabilidad en la práctica

Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.

Una tienda de Arkansas vende productos en una ciudad y un condado que imponen un impuesto local sobre las ventas, recaudado por DFA. Sus registros de punto de venta muestran la ciudad de entrega de cada venta, por lo que el impuesto estatal y local sobre la devolución se puede asignar correctamente desde el libro de ventas.

Un empleador de Little Rock contrata a un nuevo empleado de oficina, informa de la contratación en un plazo de 20 días, hace que el trabajador complete el formulario de retención de Arkansas y conserva el nombre, la dirección, la ocupación, la tarifa y el importe pagado en cada período en el archivo de nómina durante al menos el período de tres años descrito en la sección de nómina.

Impuesto local sobre los ingresos brutos e impuesto sobre el uso de las compras

La distinción contable útil radica en diferenciar entre una venta registrada por su importe total, el impuesto sobre las ventas registrado como pasivo y una compra empresarial que podría requerir una revisión del impuesto sobre el uso. Mantener estas operaciones en cuentas distintas permite al propietario comprender los ingresos sin confundir los impuestos recaudados con los ingresos devengados.

Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Arkansas estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma consistente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.

Un análisis mensual práctico para las empresas de Arkansas.

Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.

Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.

Qué tener disponible

Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.

Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.