Contabilidad en Alaska
Al no existir un impuesto estatal sobre las ventas, las empresas de Alaska aún deben contabilizar los impuestos locales, los impuestos sectoriales y las contribuciones al seguro de desempleo. Una contabilidad precisa vincula las transacciones con las facturas, los recibos, la actividad bancaria, los registros de nómina y las declaraciones de impuestos que dependen de ellos. A continuación, se detallan los registros relevantes en Alaska.
Mantener registros que respalden los libros.
Mantenga un libro mayor, extractos bancarios, registros de ventas por ubicación y registros de nómina, ya que los ingresos en Alaska se prorratean y los impuestos locales difieren según el lugar de venta.
Cómo afectan los impuestos estatales al libro mayor
En Alaska, los empleadores no retienen el impuesto estatal sobre la renta personal, ya que no existe dicho impuesto. Por lo tanto, la contabilidad de nóminas a efectos estatales se centra en el seguro de desempleo, tal como se describe en la sección de nóminas.
Registros de nómina e informes del empleador
Los empleadores de Alaska deben informar sobre los empleados recién contratados y recontratados a la División de Servicios de Manutención Infantil de Alaska. El formulario oficial de informe de nuevas contrataciones de Alaska establece que los números de Seguro Social de los empleados recién contratados o recontratados son obligatorios según el Estatuto de Alaska 25.27.075, subsección b, y proporciona campos de información del empleador y del empleado, incluyendo el Número de Identificación Federal del Empleador, el número del Departamento de Trabajo de Alaska, el nombre y la dirección del empleado, y la fecha de contratación o recontratación. Fuente: Departamento de Ingresos de Alaska, formulario de la División de Servicios de Manutención Infantil, en https://dor.alaska.gov/Portals/7/Documents/Forms/04-1050-NewHireReporting-Fill-In.pdf
Cuando una industria necesita registros adicionales
Los productores de petróleo y gas, las operaciones mineras y las empresas pesqueras comerciales tienen obligaciones fiscales y de registro de regalías en Alaska que la mayoría de las empresas no tienen, incluidos los registros de producción, volumen y valor que respaldan las declaraciones de impuestos sobre la producción, los impuestos sobre las licencias mineras y los impuestos sobre la pesca.
Las empresas que venden alcohol, tabaco o combustible para motores en Alaska tienen obligaciones de registro e información sobre impuestos especiales vinculadas a los volúmenes vendidos.
Contabilidad en la práctica
Las siguientes situaciones ilustran cómo una empresa podría organizar su contabilidad. Son ejemplos, no una determinación del tratamiento fiscal aplicable a ninguna empresa en particular.
Una tienda en Juneau recauda y remite el impuesto local sobre las ventas que se aplica allí, mientras que una tienda en una comunidad sin impuesto local sobre las ventas no lo hace. Ambas mantienen registros de ventas por ubicación, ya que el estado no impone un impuesto estatal sobre las ventas y el impuesto, si lo hubiera, proviene de la localidad.
Un empleador de Alaska contrata a un trabajador temporal para el verano. Informa de la contratación a la División de Servicios de Manutención Infantil, incluyendo el número de Seguro Social del trabajador y la fecha de contratación, y declara los salarios para el seguro de desempleo en el trimestre en que se pagaron, mostrando en su registro de nómina tanto la parte del empleador como la del empleado del impuesto de desempleo.
Impuestos locales sobre las ventas sin un impuesto estatal sobre las ventas
Una empresa que opera en varias comunidades de Alaska no debería basar su contabilidad de ventas en un único sistema tributario estatal. En cambio, la exportación de ventas debe identificar cada punto de venta y conservar el tratamiento fiscal local correspondiente. Esta distinción es importante incluso cuando dos negocios similares utilizan el mismo software de contabilidad.
Se trata de una distinción en el flujo de trabajo contable, no de una afirmación de que todas las empresas en Alaska estén sujetas a las mismas normas fiscales o de declaración. El tratamiento aplicable depende de la transacción y la actividad comercial. La responsabilidad del contable es preservar la evidencia de la transacción y clasificar los importes de forma coherente. Determinar una posición fiscal o un tratamiento de declaración controvertidos es una cuestión de criterio profesional independiente.
Un análisis mensual práctico para las empresas de Alaska
Comience con la fuente original en lugar del extracto bancario. Una factura de cliente, un informe de ventas, un registro de nómina, una factura de proveedor o un contrato explican lo sucedido. Compárelo con el depósito o pago correspondiente, investigue las diferencias y registre los ajustes con una explicación clara. Cuando se requiera un informe de impuestos estatales o de nómina, mantenga una conciliación separada del libro mayor con los importes incluidos en dicho informe. Esto permite al propietario comparar los resultados operativos sin confundir los ingresos del negocio con los impuestos recaudados, las retenciones de los empleados u otros pasivos.
Para un propietario que se prepara para entregar sus registros a un asesor fiscal, el paquete útil incluye un resumen del período, copias de las declaraciones presentadas (cuando corresponda), las transacciones que justifican los ajustes importantes y una breve lista de preguntas sin resolver. La conciliación de la cuenta bancaria es solo una parte de dicho paquete. La calidad de los registros depende de si el revisor puede rastrear las cifras importantes hasta sus fuentes.
Qué tener disponible
Mantenga copias organizadas de las facturas, recibos, extractos bancarios y de tarjetas, informes de nómina, conciliaciones de cuentas y cualquier documento de exención o programa especial relevante para el negocio. Un calendario de retención debe especificar qué ley o programa rige cada categoría, en lugar de asumir que una sola fecha límite cubre todos los registros. Conserve los documentos relacionados con una auditoría, reclamación o disputa pendiente hasta que se resuelva el asunto, y verifique cualquier decisión de destrucción con respecto a la normativa vigente.
Paper Trail se encarga de la organización, clasificación y conciliación contable de este trabajo. Las declaraciones de impuestos, las interpretaciones legales y las clasificaciones de nómina especializadas deben ser revisadas por el profesional cualificado correspondiente.