Concilie los registros de nómina antes de cerrar el año.
Sí, en la revisión de fin de año se deben comparar los informes de nómina con los salarios, los impuestos patronales, las prestaciones, los pagos y las obligaciones de nómina registrados en la contabilidad. Esto constituye una conciliación contable, mientras que el procesamiento de la nómina y la presentación de declaraciones de impuestos siguen siendo responsabilidad del proveedor de nómina o del asesor fiscal correspondiente.
Coincidir con la nómina bruta, no solo con el retiro bancario.
El importe retirado de su cuenta bancaria puede incluir el salario neto del empleado, las retenciones fiscales, los impuestos patronales y las comisiones de los proveedores. Registrar todo el retiro como salario puede generar errores en los gastos y pasivos. Revise los resúmenes de nómina junto con los asientos contables para asegurarse de que cada componente se registre en la cuenta correspondiente, sin volver a contabilizar los costos de nómina una vez que se hayan procesado los pagos de impuestos.
Investigar los saldos que aún están pendientes de liquidación.
Las obligaciones de nómina pueden permanecer pendientes al cierre del ejercicio cuando el pago vence en el período siguiente. También pueden reflejar datos faltantes o una importación duplicada. Compare los importes pendientes con los informes y confirmaciones de pago del proveedor. No elimine un saldo simplemente porque el año calendario haya terminado, ni deduzca que una obligación se pagó basándose únicamente en el total de gastos.
Conserve los documentos que respaldan los totales.
Guarde los resúmenes de nómina y los registros de pago y presentación correspondientes mediante el proceso de archivo aprobado. Las directrices del IRS exigen conservar los registros de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años, con plazos que varían según el registro. Las correcciones de empleados, las decisiones sobre compensación y las discrepancias en la presentación de declaraciones deben comunicarse al proveedor de nómina o a un profesional fiscal cualificado. Un contable puede documentar la diferencia y reflejar las correcciones aprobadas en la contabilidad.