Contabilidad externalizada frente a la contratación de su primer contable interno
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Cuando una empresa crece y ya no necesita hojas de cálculo informales ni ayuda ocasional con la contabilidad, el propietario suele tomar una decisión sobre el personal. ¿Debería la empresa contratar a su primer contable a tiempo completo o debería contratar a un proveedor externo de servicios contables?
La decisión va más allá de comparar un precio mensual con un salario. Determina quién se encarga de la contabilidad, cómo supervisa la empresa el trabajo, qué sucede cuando la persona responsable no está disponible y cómo se mantiene el acceso a los registros financieros a medida que la empresa crece.
Defina el trabajo antes de elegir quién lo realiza.
Comience por identificar las tareas que realmente deben completarse. La categorización de transacciones, la conciliación de cuentas, el seguimiento de ingresos y gastos, los registros de cuentas por pagar y por cobrar, y la preparación de estados financieros son responsabilidades diferentes. Algunas empresas también necesitan facturación periódica, seguimiento de pagos o análisis financiero.
La descripción del puesto o la propuesta de servicio deben especificar qué tareas se incluyen, con qué frecuencia se realizan, qué información debe proporcionar la empresa y cuándo se entregarán los informes. Si un acuerdo incluye conciliaciones semanales y otro solo una revisión de fin de mes, no son ofertas equivalentes.
Una empresa también debería separar la contabilidad de los servicios que requieren conocimientos especializados en materia fiscal o legal. Quien se encarga de llevar registros precisos no se convierte automáticamente en el asesor fiscal, auditor o ejecutivo financiero estratégico de la empresa.
¿Qué cambios supone tener un contable interno?
Contratar a un empleado puede resultar atractivo cuando la contabilidad está estrechamente integrada en las operaciones diarias. Una persona en plantilla puede resolver consultas internas inmediatas, coordinar la documentación entre departamentos y trabajar directamente con los gerentes cuando surgen facturas y transacciones.
Esta disponibilidad conlleva responsabilidades de gestión. El empleador debe definir el puesto, supervisar la calidad, cubrir las ausencias, mantener un acceso seguro y planificar la continuidad en caso de renuncia del empleado. Los impuestos sobre la nómina, las prestaciones para empleados, los costes de contratación y la formación también pueden ser relevantes según el puesto y el tipo de contrato.
El IRS explica que la clasificación de un trabajador depende de la relación real, incluyendo el control conductual, el control financiero y el tipo de relación. Una empresa no debe asumir que llamar a alguien contratista independiente implica que dicha clasificación es correcta.
¿Qué cambia con la externalización?
Un proveedor externo de servicios de contabilidad generalmente ofrece un servicio definido en lugar de un empleado a tiempo completo. Este acuerdo permite al propietario contar con una cobertura contable recurrente sin necesidad de contratar a una persona para trabajar en la oficina. Además, cuando el contrato de servicio es claro, facilita una transición estructurada y tareas recurrentes documentadas.
Sin embargo, la externalización no exime al propietario de su responsabilidad de proporcionar información precisa, responder preguntas sobre las transacciones y revisar los informes. La empresa sigue necesitando a alguien autorizado para aprobar decisiones, proporcionar recibos faltantes y explicar actividades inusuales.
El alcance del proveedor es importante. ¿El acuerdo cubre todas las cuentas financieras o solo algunas seleccionadas? ¿Existen límites mensuales de transacciones? ¿Cómo se investigan las transacciones no categorizadas? ¿Qué sucede cuando los registros tienen meses de retraso? ¿El servicio incluye la gestión de facturas o la coordinación de pagos, o se cotizan por separado?
Estas preguntas impiden que la empresa compre un paquete basándose únicamente en la etiqueta, dando por sentado que incluye un trabajo que el proveedor nunca se comprometió a realizar.
La continuidad y la titularidad de la cuenta son importantes en ambos acuerdos.
La gestión contable nunca debe depender únicamente de la memoria de una sola persona. La empresa necesita tener control total sobre su software de contabilidad, registros bancarios, facturas, documentos justificativos e historial de informes. Asimismo, debe comprender cómo se puede transferir el acceso en caso de cambio de proveedor o empleado.
Un registro claro de los periodos conciliados y las cuestiones pendientes facilita el mes siguiente. Si la relación finaliza, la empresa debe saber qué registros recibirá, cuáles quedan incompletos y qué aprobaciones aún se requieren.
El IRS establece que los registros comerciales deben respaldar las cantidades declaradas en las declaraciones de impuestos. Esta obligación continua recae sobre la empresa, independientemente de si la contabilidad la llevó un empleado o un proveedor externo.
Toma la decisión basándote en la adecuación operativa.
La elección correcta depende de la actividad transaccional de la empresa, el número de cuentas, la plantilla interna, la urgencia de las consultas diarias y la disposición a gestionar a un empleado. Algunas organizaciones necesitan un coordinador financiero interno junto con un contable externo. Otras se benefician de un servicio externalizado recurrente y bien definido.
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