Aplique pagos parciales sin perder el saldo de sus facturas.
Aplique el pago parcial del cliente a la factura específica a la que se refiere y deje el saldo pendiente sin pagar. Conserve el importe original de la factura y el historial de cada pago. Un pago parcial no debe generar una segunda venta si los ingresos de la factura ya se han registrado.
Adaptar el pago a la intención del cliente.
Utilice la referencia de la factura, el albarán o la asignación acordada. Si un pago cubre varias facturas, divídalo según corresponda. Si no está claro a qué factura corresponde, aclare la duda en lugar de aplicar el dinero al azar. Una asignación incorrecta puede hacer que una factura parezca vencida mientras que otra aparezca pagada en exceso.
Mantén los cálculos aritméticos a la vista
A modo de ejemplo, una factura de $1,800 seguida de un pago de $700 deja un saldo pendiente de $1,100 antes de cualquier abono u otro ajuste. Un segundo pago de $600 deja un saldo de $500. La cuenta del cliente debe reflejar cada recibo y el saldo restante, mientras que los registros bancarios muestran el dinero realmente recibido.
Contabilice las comisiones y las diferencias por separado.
Si una plataforma deduce una comisión por procesamiento, el depósito bancario neto puede ser menor que el pago del cliente. El cliente no debería quedar automáticamente en mora por la comisión que su empresa ha incurrido. Los descuentos, créditos y cancelaciones también requieren un tratamiento documentado, en lugar de una reducción inexplicable de la factura. Concilie el saldo del cliente y el recibo bancario para que el registro de cobros y los informes financieros reflejen la misma información.