Corrija los errores contables antiguos con un registro claro.
Corrija los errores contables antiguos rastreando el asiento original, documentando el tratamiento adecuado y revisando cada período afectado. Conserve la evidencia que lo respalda y el historial de correcciones en lugar de ocultar una diferencia en un gasto actual inexplicable. Las correcciones antiguas pueden afectar las conciliaciones y la información que ya se utiliza para la declaración de impuestos.
Distinga el tipo de error
Un pago duplicado, una compra asignada a la categoría incorrecta y un método contable erróneo son problemas distintos. Algunos se pueden corregir en el registro de la transacción, mientras que otros pueden requerir un asiento de ajuste aprobado o la intervención de un asesor fiscal. La magnitud de la diferencia no determina por sí sola el método adecuado.
Rastrea el efecto antes de editarlo.
Si se elimina una transacción conciliada o cambia su importe, los saldos iniciales posteriores de la cuenta podrían variar. Revise también las facturas de clientes, los recibos de proveedores y los informes relacionados. Por ejemplo, eliminar una factura duplicada sin verificar el pago aplicado podría generar un crédito de cliente sin explicación.
Deje un rastro de corrección claro
Conserve el documento justificativo, el motivo de la corrección, la fecha y la aprobación, si corresponde. Guarde los informes revisados e identifique qué versiones anteriores ya no deben utilizarse. Si una declaración de impuestos presentada se basó en información incorrecta, proporcione los detalles al preparador de impuestos para que pueda evaluar las medidas necesarias. Una corrección efectiva debe aclarar el problema anterior y reducir la probabilidad de que el mismo error se repita.