Registra los pagos en efectivo junto con tus otras ventas.
Registre los pagos en efectivo de los clientes al recibirlos, con suficiente detalle para vincular el recibo con la venta o factura. Conserve un registro de los recibos de efectivo, incluso si el dinero no se deposita de inmediato. Depositar el efectivo posteriormente suele ser un movimiento de dinero ya registrado, no una segunda venta.
Cree un registro de recibo rastreable.
Incluya la fecha, el importe, el motivo y la referencia de la factura o recibo. Utilice un sistema de numeración de recibos o registro de ventas uniforme. Si el cliente paga solo una parte de la factura, aplique el importe a dicha factura y deje visible el saldo restante. Mantenga el efectivo personal separado de los recibos comerciales.
Seguimiento de lo que sucede antes del depósito
Una empresa podría recibir $300 en efectivo y gastar $40 en una compra comercial documentada antes de depositar $260. Los registros deben explicar los $300 recibidos, los $40 gastados y los $260 depositados. Registrar solo el depósito omitiría parte de la actividad de venta y el gasto. Este ejemplo no contempla otros ajustes.
Concilie el efectivo y el banco.
Compare el saldo de efectivo registrado con un recuento físico e investigue las diferencias. Utilice recibos para los gastos en efectivo y documente los movimientos de efectivo autorizados. Asigne los depósitos al lote de recibos correspondiente para evitar la duplicación de ingresos. El IRS describe los registros diarios de ingresos en efectivo y los documentos de respaldo como parte de un sistema de contabilidad. Paper Trail puede ayudar a organizar el rastro desde la venta hasta el recibo y el depósito, facilitando la verificación de la actividad de efectivo.