Establezca una rutina confiable de conciliación bancaria.
Concilie su cuenta bancaria comercial al menos mensualmente con su estado de cuenta. El IRS recomienda específicamente la conciliación mensual de la cuenta corriente. Las empresas con un alto volumen de transacciones o con liquidez limitada también pueden revisar la actividad con mayor frecuencia, manteniendo una conciliación completa del estado de cuenta para cada período.
Utilice un punto de cierre consistente
Una conciliación compara el saldo del estado de cuenta con los registros contables a la misma fecha y explica las diferencias, como cheques pendientes o depósitos en tránsito. Comparar el saldo bancario en línea de hoy con el informe del mes pasado mezcla diferentes períodos y puede generar confusión, incluso cuando ambos registros son correctos.
Aborde la actividad inusual cuanto antes.
El monitoreo diario o semanal puede ayudar al propietario a detectar rápidamente retiros inusuales o pagos de clientes fallidos. Este monitoreo tiene un propósito diferente al del cierre mensual. Cuando aparece una transacción sospechosa, revísela con el banco correspondiente o la persona autorizada en lugar de esperar el informe mensual.
Conserva una historia que puedas seguir.
Guarde la conciliación y el estado de cuenta completados, y luego traslade el saldo final verificado al mes siguiente. Investigue los elementos pendientes antiguos que nunca se liquidan. Si una transacción previamente conciliada cambia, revise el efecto en lugar de agregar un ajuste inexplicable. Por ejemplo, modificar el importe de un cheque de hace tres meses puede alterar el saldo inicial actual. Una rutina regular mantiene visibles estos cambios y facilita la posterior preparación de impuestos o la corrección de errores.