Conciliación del procesador de pagos para ventas, comisiones y desembolsos
Realice un seguimiento de cada plataforma de pago, desde la actividad bruta del cliente hasta los reembolsos, comisiones y ajustes, hasta el pago neto recibido por el banco. Registrar únicamente el depósito bancario puede ocultar el costo del procesamiento y dificultar la conciliación de las ventas. Cada plataforma debe contar con un registro claro y consistente.
Conciliar los componentes del pago
A modo de ejemplo, si se restan $1000 en pagos de clientes, un reembolso de $100 y $30 en comisiones generan un pago de $870 sin otros ajustes. Los registros deben explicar los cuatro importes. Una plataforma también puede retener fondos, aplicar contracargos o combinar la actividad de varios días en un solo depósito.
Evite contar los ingresos dos veces.
Si las ventas ya se registraron mediante facturas o un sistema de ventas integrado, el pago bancario generalmente debe coincidir con la actividad registrada. Registrar el pago como una venta adicional puede inflar los ingresos. Utilice los identificadores y las fechas de pago para vincular el informe de la plataforma con el depósito bancario e investigue cualquier saldo restante en la plataforma.
Mantener actualizada la información de fin de año.
Guarde los informes de ventas, los estados de cuenta de comisiones, los detalles de reembolsos y cualquier formulario de información de pago anual junto con sus registros mensuales. El IRS explica que el formulario de información de pago anual se utiliza con otros registros para la declaración de impuestos, por lo que no debe reemplazar el historial de transacciones. Las discrepancias en los plazos de cierre de mes pueden ser legítimas, pero deben explicarse. Paper Trail puede ayudarle a organizar las distintas plataformas en un conjunto coherente de registros contables.
Realiza el pago sin tratarlo como otra venta.
Un pago del procesador de pagos es una liquidación de la actividad registrada, no necesariamente un nuevo evento de ingresos. Cuando las facturas o ventas ya han ingresado al sistema de contabilidad, conecte el pago con esa actividad. De lo contrario, la misma venta puede aparecer una vez desde el sistema de ventas y otra vez desde el sistema de contabilidad. Fuente bancaria.
Guarde el informe que identifica el pago y sus componentes. Esta útil comparación relaciona la actividad del cliente, los reembolsos, las comisiones, los ajustes y el importe transferido al banco. Una referencia de pago consistente ayuda a explicar por qué un depósito bancario cubre varias fechas de venta o por qué las ventas de un día aún no se han reflejado en el banco.
Explicar el dinero que aún retiene la plataforma
Una plataforma puede retener fondos o desembolsarlos después de la fecha de declaración. Por lo tanto, el saldo restante en la plataforma requiere atención, al igual que la cuenta bancaria. Intentar repetidamente que toda la actividad de la plataforma coincida con los depósitos del mismo día puede ocultar diferencias de tiempo legítimas o generar registros erróneos de comisiones y reembolsos.
Utilice los informes correspondientes a la misma cuenta de plataforma y período contable, y luego revise la actividad que supere el límite establecido. Mantenga las transacciones disputadas y los contracargos claramente identificables, en lugar de agrupar todos los ajustes en una diferencia de ventas inexplicable. El tratamiento exacto de la cuenta depende de cómo la empresa registre sus ventas y pagos.
Utilice la información de pago anual junto con los libros.
El formulario de pago anual forma parte de la documentación justificativa, no sustituye los registros de transacciones. Compárelo con la actividad relevante en la plataforma y entregue a su asesor fiscal los informes que expliquen los reembolsos, los ajustes y los plazos. Evite asumir que el importe del formulario debe coincidir con los depósitos bancarios o con los ingresos imponibles.
Un registro organizado de pagos mensuales facilita la comparación anual. También ayuda a identificar liquidaciones faltantes, cargos inesperados o integraciones que importaron la misma actividad dos veces. Paper Trail puede organizar estos registros dentro del proceso acordado de seguimiento y conciliación de ingresos, mientras que su asesor fiscal determina el tratamiento fiscal correspondiente.