Vea qué clientes aún le deben dinero.
Utilice un informe de antigüedad de cuentas por cobrar, respaldado por una factura y un registro de pago actuales. Este informe muestra qué clientes adeudan dinero y cuánto tiempo llevan pendientes los saldos. Antes de realizar el seguimiento, verifique que los pagos y los créditos se hayan aplicado a las facturas correctas.
Lea el saldo por factura
El total de un cliente puede incluir una factura vencida, una factura actual y un crédito. Revise el número de factura, el importe original, la fecha de vencimiento, los pagos y el saldo restante. Los rangos de antigüedad ayudan a priorizar el seguimiento, pero una fecha antigua no es suficiente para determinar que el cliente aún adeuda el importe indicado.
Problemas claros en la aplicación de pagos
Supongamos que un cliente pagó $1,000 por dos facturas, pero el depósito se clasificó como venta nueva en lugar de aplicarse a dichas facturas. El banco retiene el dinero, mientras que el cliente sigue figurando como moroso. Antes de enviar un recordatorio o generar una nueva factura, verifique que el recibo coincida con los registros correspondientes.
Mantener un registro práctico de la colección
Identifique disputas, acuerdos de pago, créditos previstos y facturas que requieran correcciones. Mantenga notas que expliquen quién dará seguimiento y cuándo. Revise los saldos antiguos con regularidad, ya que pueden indicar un problema de cobro o un error contable. La lista de cuentas por cobrar facilita la planificación de efectivo, incluso cuando su declaración de impuestos utiliza el método de efectivo. Paper Trail puede ayudar a mantener actualizados los registros de facturas y pagos para que sus conversaciones con los clientes comiencen con información precisa.