Encuentra las transacciones que faltan del mes.
Verifique la integridad de los registros comparando los libros con registros independientes de todo el mes, incluyendo extractos bancarios, extractos de tarjetas, sistemas de ventas y registros de proveedores. Un informe que muestre transacciones no prueba que todas se hayan registrado. Cada fuente requiere una fecha de inicio y una fecha de finalización definidas.
Revisa todas las cuentas activas
Enumere las cuentas y los canales de pago utilizados durante el mes, incluidas las cuentas recién abiertas o cerradas. Revise la continuidad de los extractos, los rangos de fechas importados y las discrepancias inusuales. Una tarjeta secundaria desconectada puede provocar que falten gastos incluso cuando la cuenta bancaria principal esté completamente conciliada.
Incluir actividad fuera del flujo bancario
Es posible que las ventas al contado, las facturas de clientes impagadas, las facturas de proveedores impagadas y los fondos de la plataforma pendientes de pago no aparezcan en el extracto bancario. Los elementos que afectan a los informes financieros dependen del sistema de presentación de informes, pero la empresa necesita registros operativos para su seguimiento. Compare los totales de ventas y la actividad de facturación con los depósitos sin asumir que los importes siempre coincidirán directamente.
Resuelva las deficiencias antes de dar por finalizado el mes.
Imagina que una empresa cambia de procesador de pagos a mediados de mes. Los depósitos de la nueva plataforma pueden aparecer en el banco, mientras que sus comisiones y reembolsos no figuran en los registros contables. Obtén los informes de ambas plataformas y realiza un seguimiento de la transición. Mantén una lista de verificación con los estados de cuenta y los informes de origen esperados, y explica las discrepancias no resueltas. Esto facilita la repetición del proceso de cierre y le brinda al propietario una visión más clara del contenido de los informes mensuales.