Rastrea la transacción que originó un saldo incorrecto.
Comience con el último período que cuadró correctamente y avance hasta que aparezca la diferencia. Comparar la actividad del estado de cuenta con el registro de la cuenta ayuda a acotar la búsqueda. La diferencia puede deberse a una sola transacción, a varias transacciones menores o a un saldo inicial, así que evite asumir que una sola transacción la causó.
Utiliza la diferencia como pista.
Una discrepancia equivalente a un pago conocido puede indicar una entrada faltante o duplicada. Una diferencia que duplique el importe de la transacción puede indicar un problema de signo o dirección. Estas son pistas para la investigación, no pruebas concluyentes. Consulte los registros originales y verifique las fechas, los importes y las asignaciones de cuentas antes de realizar cualquier corrección.
Comprobar las conexiones entre cuentas
Las transferencias, los pagos con tarjeta de crédito y los pagos de préstamos afectan a más de una parte de la contabilidad. Una transferencia registrada como gasto puede generar un informe de ganancias engañoso y una cuenta de cobro sin conciliar. Revise la actividad relacionada en lugar de corregir únicamente la cuenta donde se detectó la diferencia.
Evite el asiento de ajuste inexplicable
Supongamos que sus libros contables tienen un saldo $900 inferior al del estado de cuenta debido a que se registró un pago a un proveedor dos veces. Agregar $900 de ingresos varios haría que el saldo de caja coincidiera, pero distorsionaría los ingresos y dejaría el duplicado subyacente. Corrija la causa justificada, guarde una nota y vuelva a generar los informes correspondientes. La conciliación final debe explicar la diferencia, no simplemente ocultarla.