Pon al día tu contabilidad: pon al día los libros contables atrasados de meses anteriores.
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La puesta al día de la contabilidad actualiza los registros comerciales atrasados mediante la organización de transacciones, la conciliación de cuentas y la resolución de asientos faltantes o incorrectos. El trabajo comienza con un período de tiempo definido y los registros de cada cuenta utilizada durante ese período. El objetivo es lograr una contabilidad confiable y una rutina que evite que se repitan los mismos retrasos.
Un retraso suele comenzar con un mes ajetreado.
Terminas el trabajo para los clientes, pagas las facturas más urgentes y te prometes que ordenarás los registros durante el fin de semana. Luego, se acumula otra semana. Al final, abrir el programa de contabilidad se siente como empezar un proyecto en lugar de revisar el negocio.
Un buen punto de partida es establecer límites claros. Identifique el último mes que se revisó y, a continuación, enumere los meses que aún requieren atención. Un cúmulo de transacciones no registradas exige un trabajo diferente al de un archivo que contiene transacciones pero con saldos incorrectos. Identificar el problema real facilita la organización de la solución.
Reúna los registros antes de modificar las entradas.
Elabore una lista de las cuentas bancarias, tarjetas de crédito y servicios de pago que la empresa utilizó durante el período. Incluya las cuentas que se cerraron o reemplazaron. Recopile los estados de cuenta de cada mes y, a continuación, las facturas, recibos y demás documentos que justifiquen la actividad.
El IRS explica que los documentos justificativos proporcionan los detalles que respaldan los asientos contables de la empresa. Un extracto bancario puede mostrar que se movió dinero, mientras que una factura o recibo ayuda a explicar la compra. Conservar ambos documentos ofrece a la revisión información más sólida que un nombre de beneficiario que ya no se reconoce.
Sigue la actividad mes a mes.
Revisar todo un año como un solo bloque dificulta identificar el origen de una diferencia. Una secuencia mensual ofrece una visión más clara. Confirme el punto de partida, revise las transacciones de ese período y compare la actividad registrada con los estados de cuenta correspondientes.
Las transferencias y los pagos con tarjeta de crédito merecen especial atención. Transferir dinero entre cuentas comerciales no genera una nueva venta. Pagar el saldo de una tarjeta también es diferente a registrar las compras individuales realizadas con ella. Tratar estos movimientos como ingresos o gastos ordinarios puede distorsionar los informes, incluso cuando el total bancario parezca normal.
Mantén visibles los detalles que faltan.
Algunas entradas requerirán más explicaciones. Un pago podría tener una descripción vaga, faltar el recibo o un depósito podría combinar varios pagos de clientes. Mantenga una lista breve con la fecha, el importe, la cuenta y los detalles que aún se necesitan. Esto es más útil que revisar repetidamente la misma incertidumbre sin registrar la información encontrada.
Por ejemplo, imaginemos tres cargos similares de un mismo proveedor. El extracto por sí solo podría no aclarar si se trataba de pedidos separados, un pago duplicado o un cargo seguido de un reembolso. Comparar los registros del proveedor con los pagos ayuda a resolver la situación sin tener que adivinar ni eliminar una entrada solo para ocultar la diferencia.
Analice los resultados más allá del saldo bancario.
Una conciliación completa es una parte importante del trabajo, pero no explica todas las decisiones empresariales. Revise las categorías de ingresos y gastos resultantes, las facturas de clientes pendientes de pago, las facturas de proveedores y los saldos de cuentas relevantes. Una transacción puede aparecer en la cuenta bancaria correcta, pero estar registrada en la categoría incorrecta.
El propósito de contar con registros confiables va más allá de la declaración de impuestos. El IRS señala que los buenos registros respaldan los estados financieros y ayudan a los propietarios a monitorear su negocio. Después de una revisión exhaustiva, será más fácil relacionar los informes con el trabajo que recuerda, incluyendo compras inusuales, meses de baja actividad y períodos de mayor venta.
Hacer que el mes finalizado sea más fácil de repetir
El mejor resultado es un conjunto de registros revisados y una rutina manejable. Mantenga una lista clara de los meses completados y de todo aquello que aún requiera información. Guarde los documentos de respaldo para que la persona que revise el mes siguiente pueda encontrar el período correspondiente sin tener que iniciar una nueva búsqueda.
Una pequeña revisión periódica puede reducir el trabajo acumulado entre revisiones. Podría incluir estados de cuenta recién recibidos, recibos que requieren explicación y cambios en las cuentas comerciales. La rutina debe adaptarse al funcionamiento de la empresa. Ponerse al día resulta más valioso cuando el mes siguiente se basa en el trabajo completado en lugar de volver a empezar con el mismo trabajo pendiente.
Las tareas de ponerse al día y de limpieza pueden superponerse.
La contabilidad de recuperación completa los períodos faltantes. La limpieza contable corrige la actividad registrada que está duplicada, mal clasificada, sin respaldo o sin conciliar. Una empresa puede necesitar ambos servicios simultáneamente. La distinción es importante porque un archivo con miles de entradas descargadas puede requerir una investigación más exhaustiva que un archivo con menos transacciones que nunca se registraron.
Un alcance útil especifica los periodos, las cuentas y los resultados involucrados. También explica cómo se gestionarán los documentos faltantes y los saldos pendientes. El número de meses ofrece una visión parcial, mientras que el estado de los saldos iniciales y los registros de respaldo explican el resto. A partir del trabajo histórico, se puede comenzar con la contabilidad mensual actual.